Create an Invoice on Behalf of an Invoice Contact (Legacy)

Dans Procore, les utilisateurs finaux peuvent créer deux types de contrats d’engagement : (1) un bon de commande, qui est une demande légale de commande d’un bien ou d’un service auprès d’un acheteur, et (2) un contrat de sous-traitance, qui définit le prix et les conditions d’achat légalement convenus. En ce qui concerne l’achat, il y a la facture, qui est une déclaration légale émise par un vendeur à un acheteur. La facture indique les types et les quantités de biens (équipement, matériaux, etc.) et/ou de services (inspections, installations, etc.) qui ont été fournis. Il accompagne souvent une facture, qui précise le montant total en argent dû en échange des biens fournis/services rendus. Dans de nombreuses organisations, un bon de commande est généralement initié pour de petits montants monétaires et un contrat de sous-traitance est initié lorsque la valeur des biens/services est plus élevée.

Dans un projet Procore, les factures relatives aux bons de commande et aux contrats de sous-traitance peuvent être créées dans l’outil Engagements au niveau projet. Ils sont également formatés selon un format typique de facturation proportionnelle avec une page de couverture et une page détaillée des postes.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Engagements du projet ou ajoutées en tant que contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    Remarque: Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » ne peuvent créer des factures que pour des périodes de facturation ouvertes.

• Informations complémentaires :

  • Les factures de sous-traitant peuvent être créées pour les bons de commande ou les contrats de sous-traitance.

  • Les sous-traitants peuvent (1) demander à une personne disposant d’une autorisation d’accès suffisante de créer la facture en leur nom ou (2) suivre les étapes décrites dans la section Soumettre une facture en tant que contact de facturation.

  • Vous ne pouvez modifier que les montants facturés sur la facture la plus récente.

  • Si l’entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour que cette colonne apparaisse, la fonctionnalité d’échéancier de paiement doit être activée dans l’outil Engagement du projet. Voir Configurer les paramètres : engagements.

• Approuver et signer un contrat d’engagement

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Sous l’onglet Contrats , localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.

3. Cliquez sur Créer une facture.

    Notes

   • Les valeurs Début de la période, Fin de la période et Date de facturation de la période de facturation que vous avez créée sont automatiquement saisies pour vous.

   • Les utilisateurs disposant d’une autorisation « Admin » dans l’outil Engagements peuvent choisir parmi les périodes de facturation qui ont été créées. Vous ne pouvez sélectionner que les périodes de facturation qui ne sont pas encore liées à une facture.

4. Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture .

    Note

   Important things to note about the Invoice # field:

   • An Invoice # is NOT required to save an invoice. You can leave this field blank.

   • An Invoice # is a free-form entry field that lets invoice contacts enter a reference number that corresponds with their own invoice numbering system.

   • A duplicate Invoice # on a commitment is NOT permitted. On one commitment, every invoice must have a unique Invoice #.

   • An Invoice # does NOT automatically populate on owner invoices. See How does Procore automatically complete amounts on an upstream invoice?

5. Sélectionnez l’un des statuts suivants :
   Remarque: vous devez être un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l’outil Engagements pour modifier le statut.

   • Ébauche. Indique que la facture doit être approuvée. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.*

   • En cours d’examen. Indique que la facture est en cours de révision par un approbateur. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.

   • Réviser et renvoyer. Indique que les factures doivent être révisées et soumises à nouveau. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.

   • En attente de l’approbation du maître d’ouvrage. Indique que la facture est en attente d’approbation par le propriétaire. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.

   • Approuvé avec note conditionnelle. Indique que la facture est approuvée avec les mentions éventuellement incluses dans la réponse. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.

   • Approuvé. Indique que la facture est approuvée. Les coûts sont reflétés dans la colonne Coûts du projet à ce jour dans le budget du projet.

      Notes

     • Lorsque l’entreprise de l’engagement crée la facture (ou lorsque vous la créez en son nom), vous pouvez définir le statut sur « En cours de révision » lorsqu’elle est prête à être révisée. Le réviseur peut alors le marquer comme « Approuvé » ou « Réviser et renvoyer » en conséquence.

     • Les contacts de facturation ne peuvent modifier les factures que lorsque le statut de la facture est défini sur « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau » pendant la période de facturation ouverte. Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet peuvent modifier une facture avec un autre statut.

6. Joignez toute documentation connexe requise. Par exemple, les renonciations ou effacements de privilèges.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. En fonction de la méthode comptable de l’engagement (voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?), effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur une unité/quantité

   • Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur le montant

Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur une unité/quantité

1. Dans la facture, cliquez sur l’onglet Détail .

2. Renseignez les champs suivants pour chaque poste devant être payé par la facture :

   • Cette période (Qté). Saisissez une quantité pour chaque poste. Procore calcule automatiquement le montant total en dollars.

   • Retenu cette période ( %) (Admin uniquement). Saisissez la retenue de garantie sous forme de pourcentage pour la période de facturation en cours.
     Remarque: vous pouvez également définir la retenue de garantie pour tous les postes de la facture en entrant des valeurs dans les cases Définir la retenue de garantie sur tous les postes et en cliquant sur Définir.

   • Débloqué pour cette période ($). Saisissez la retenue de garantie sous forme de montant en dollars pour la période de facturation en cours.

3. Facultatif : pour ajouter un ordre de changement de l’engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture.
   Remarques:

   • La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste.

   • Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour définir le mode d’affichage des ordres de changement dans la page de détail de la facture lors de leur affichage ou de leur exportation depuis Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d’un engagement.

4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur le montant

1. Dans la facture, cliquez sur l’onglet Détail .

2. Renseignez les champs suivants pour chaque poste devant être payé par la facture :

   • Travaux terminés (cette période). Saisissez le montant en dollars des travaux effectués au cours de la période de paiement de la facture. Si vous préférez entrer un pourcentage du travail effectué, cliquez sur l’icône de la calculatrice et saisissez le pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer. Procore convertira automatiquement le pourcentage des travaux en montant équivalent en dollars.

   • Matériaux actuellement entreposés. Inscrivez le montant en dollars des matériaux actuellement entreposés sur le chantier ou à proximité qui n’ont pas été inclus dans les coûts des colonnes « Travaux terminés » (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne sur les factures futures jusqu’à ce qu’elle soit déplacée manuellement vers Travaux terminés. Voir Comment facturer les matériaux entreposés dans Procore ? (Héritage) pour plus d’informations.

3. Définissez la retenue de garantie selon vos besoins :

    Pointe

   Voulez-vous définir la retenue de garantie sur tous les postes ? Si oui, entrez une valeur dans la barre latérale droite et cliquez sur Définir.

   • Retenue de garantie sur les travaux ( %) retenue cette période (autorisations de niveau « Admin »). Entrez un pourcentage pour le travail retenu pour cette période de paie.

   • Retenue de garantie sur les matériaux ( %) retenue cette période (autorisations de niveau « Admin »). Entrez le pourcentage de matériaux retenus pendant cette période.

4. Libérez la retenue de garantie au besoin :

   • Retenue de garantie sur les travaux ($) débloquée pour cette période. Saisissez le montant de la retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période.

   • Retenue de garantie sur les matériaux ($) débloquée pour cette période. Saisissez le montant de la retenue de garantie sur les matériaux à débloquer pour cette période.

5. Optionnel: Si la fonction d’échéancier de paiement est activée (voir Configurer les paramètres : Engagements) et que le sous-traitant crée un échéancier de paiement après que la facture ait été « approuvée » :

   • Montant proposé. Inscrivez le montant réclamé pour les travaux pour cette période.

6. Optionnel: Ajoutez à la facture les ordres de changement de l’engagement « approuvés » :

   • Ajouter à la facture. Cliquez sur ce bouton à côté du ou des ordres de changement dans la section Ordres de changement de l’engagement approuvés.
     Note: La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour définir le mode d’affichage des ordres de changement dans la page de détail de la facture lors de leur affichage ou de leur exportation depuis Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d’un engagement.

7. Cliquez sur Enregistrer.