Gérer les documents d’assurance et les statuts de conformité pour un engagement

Disponibilité générale sur certains marchés (États-Unis)

Procore Pay est disponible aux États-Unis. Il est conçu pour les entreprises générales et les constructeurs-propriétaires qui agissent comme leurs propres entreprises générales sur un projet. Procore Pay étend la fonctionnalité de gestion des factures de l’application Web Procore pour gérer le processus de paiement entre les entrepreneurs généraux et spécialisés.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Informations complémentaires:
- L’onglet Conformité n’est visible et disponible sur un engagement que lorsque l’exigence de paiement « Engagement conforme » dans Procore Pay est allumé. Voir Configurer les exigences de paiement : exigences d’engagement.
- Les options de conformité de l’assurance fonctionnent lorsque l’exigence de paiement « Conforme à l’assurance » dans Procore Pay est activée. Voir Configurer les exigences de paiement : exigences d’engagement.
- Pour savoir comment gérer les documents et les statuts des conformité des contrats, voir Gérer les Conformité Documents et statuts des contrats pour un Engagement.

Conditions préalables

Dans les deux cas, l’exigence de paiement « Conforme à l’assurance » doit être activée dans l’outil Paiements. Voir Configurer les exigences de paiement en tant que payeur.

Escalier

Les étapes à suivre dépendent de la méthode de gestion que votre équipe décide d’utiliser :

Gérez les Conformité Statut d’assurance avec l’outil Engagements
OU
Gérez les Documents et les Conformité Statut d’assurance avec l’outil Annuaire

Gérer les Conformité Statut d’assurance avec l’outil Engagements

Si votre entreprise souhaite simplement savoir si un engagement est conforme aux exigences d’assurance ou non, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent saisir le statut de l’engagement directement dans le fichier Outil Engagements.

Accédez à l’outil Engagements au niveau projet.
Sous l’onglet Contrats, recherchez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler.
Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.
Cliquez sur l’onglet Conformité .
Dans la fiche d’assurance , cliquez sur le bouton Modifier .
Note
Lorsque vous gérez le statut de conformité de l’assurance à l’aide de l’outil Engagements, vous n’utilisez pas le bouton Ajouter une assurance . Le bouton Ajouter n’est utilisé que lors de la gestion des documents d’assurance et de l’état de conformité avec l’outil Annuaire. Voir Gérer les documents d’assurance et l’état de conformité avec l’outil Annuaire.
Dans l’liste déroulante Conformité Statut , sélectionnez l’un des statuts suivants :
- Conforme. Si le contrat engagement est en conformité avec ses exigences en matière d’assurance, sélectionnez cette option.
- Non conforme. Si le contrat engagement n’est PAS en conformité avec ses exigences en matière d’assurance, sélectionnez cette option.
- Ce n’est pas obligatoire. Si la conformité statut de suivi n’est pas requise pour cette engagement, sélectionnez cette option. La sélection de cette option n’a aucun effet sur le conformité statut d’assurance global du engagement.
Saisissez des informations sur le conformité statut d’assurance dans le champ Description.
Cliquez sur Enregistrer.
Ceci enregistre le conformité statut d’assurance et enregistre votre saisie dans l’onglet Historique des changements du engagement. Vous pouvez modifier le statut ou la description à tout moment à l’aide du bouton Modifier.
Pointe
Vous souhaitez passer de la gestion de la conformité de l’assurance avec l’outil Engagements à la gestion des documents d’assurance et de l’état de conformité avec les outils Annuaire ? Si vous gérez initialement le statut de conformité de l’assurance avec l’outil Engagements, puis décidez de gérer les documents d’assurance et les statuts de conformité avec les outils Annuaire, toutes les modifications précédentes du statut de conformité sont enregistrées dans l’onglet Historique des changements de l’engagement. Voir Afficher l’historique des changements d’un engagement. Une fois que vous avez changé, les changements d’assurance sont enregistrés dans l’onglet Historique des changements de l’outil Annuaire au niveau entreprise ou projet.

Gérer les documents d’assurance et les statuts de conformité avec les outils d’Annuaire

Si votre entreprise ajoute des documents d’assurance pour vos entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs dans les outils Annuaire de l’entreprise et/ou du projet, Procore gère automatiquement la conformité de l’assurance statut de chaque document pour vous.

Vidéo

Escalier

Accédez à l’outil Engagements au niveau projet.
Sous l’onglet Contrats, recherchez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler.
Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.
Dans l’engagement, cliquez sur l’onglet Conformité .
Faites défiler jusqu’à la carte d’assurance .
Choisissez parmi ces options :
Note
Lors de la gestion des informations d’assurance à l’aide des outils Annuaire, les actions sont toujours enregistrées dans l’onglet Historique des changements de l’outil Annuaire correspondant au lieu de l’onglet Historique des changements de l’engagement.
- Ajouter une assurance
- Voir l’assurance
- Modifier l’assurance
- Supprimer l’assurance

Ajouter une assurance

Pour ajouter de nouvelles informations d’assurance, choisissez l’option appropriée :

Note

Les boutons de menu Ajouter une assurance et Modifier ne sont visibles et disponibles que pour un administrateur des factures qui est également un directeur d’assurance désigné (voir Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore) ou qui dispose d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau entreprise.

Lors de l’ajout du premier document d’assurance...	Pour les documents d’assurance ultérieurs...

Une fois que vous avez choisi une option de menu, Procore lance l’outil Entreprise ou niveau Projet Annuaire et ouvre le profil entreprise de l'« entreprise sous-traitante » dans l’onglet Assurance. Vous pouvez ensuite suivre les étapes décrites dans :

Voir l’assurance

Si l’Entreprise sous-traitante figurant sur l’engagement possède des informations d’assurance stockées dans le profil de l’entreprise des outils de l’Annuaire, ces informations d’assurance apparaissent sous forme de lignes dans le tableau de la fiche d’assurance de l’engagement.

Carte d’assurance

Ce tableau détaille les éléments de la carte d’assuré d’un engagement.

Élément	Type	Description
Ajouter une assurance ou modifier	Boutons de menu	Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent cliquer sur le bouton Ajouter une assurance (s’il s’agit de la première entrée d’assurance) ou sur le bouton Modifier (s’il s’agit d’une entrée d’assurance ultérieure) et choisir une (1) option de menu : Assurance de l’entreprise. Lance l’annuaire de l’entreprise et ouvre le profil de l’entreprise dans l’onglet « Assurance » afin que vous puissiez ajouter, modifier ou supprimer des informations sur l’assurance. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire de l’entreprise. Assurance du projet. Lance l’annuaire du projet et ouvre le profil de l’entreprise dans l’onglet « Assurance » afin que vous puissiez ajouter, modifier ou supprimer des informations sur l’assurance. Voir Ajouter une assurance projet à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire du projet. Note Les boutons de menu Ajouter une assurance et Modifier ne sont visibles et disponibles que pour un administrateur des factures qui est également un directeur d’assurance désigné (voir Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore) ou qui dispose d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau entreprise.
Statut de conformité	Statut	Procore examine les informations d’assurance stockées dans les outils Annuaire pour déterminer le statut de l’engagement : Conforme. Indique que toutes les informations relatives à l’assurance ont le statut « Conforme ». Non conforme. Indique qu’au moins une (1) entrée d’assurance est définie sur un statut autre que « Conforme » dans les outils de l’annuaire. Important Pour que ce statut indique « Conforme », toutes les saisies d’assurance répertoriées à partir du ou des outils de l’Annuaire doivent également avoir le statut « Conforme ». Si les informations d’assurance des outils Annuaire sont définies sur un autre statut disponible (y compris le statut « Conforme - En cours »), le statut dans les Engagements L’outil affiche « Non conforme » pour s’assurer que toutes les informations d’assurance sont entièrement conformes avant que votre équipe ne publie un facture paiement.
Nom	Champ	Affiche le nom de l’annuaire de l’entreprise ou du projet. En règle générale, les utilisateurs saisissent le nom du certificat, de la police ou du document d’assurance dans ce champ.
Niveau	Champ	Indique si les informations d’assurance ont été ajoutées à l’annuaire de l’entreprise ou du projet.
Date d’entrée en vigueur	Champ	Affiche la date d’entrée en vigueur des informations d’assurance dans l’annuaire de l’entreprise ou du projet.
Échéance	Champ	Affiche la date d’expiration de l’annuaire de l’entreprise ou du projet. Ces icônes alertent également les utilisateurs lorsque la date d’expiration de l’assurance approche ou dépasse : Expire bientôt. Commence à apparaître 14 jours avant la date d’expiration fixée pour l’assurance. Expiré. Commence à apparaître un (1) jour après la date d’expiration fixée pour l’assurance. Remarque: les notifications d’expiration sont gérées dans l’outil Annuaire de l’application Web Procore. Pour savoir comment configurer les notifications, voir Ajouter une assurance projet à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire du projet et Ajouter une assurance à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire de l’entreprise.
Notes	Menu	Affiche toutes les notes relatives aux informations d’assurance dans l’annuaire de l’entreprise ou du projet.
	Attachement	Bientôt disponible : cliquez sur ce lien pour ouvrir une copie de la pièce jointe des renseignements sur l’assurance.

Modifier l’assurance

Pour modifier des documents d’assurance existants, cliquez sur le bouton Modifier et choisissez l’option de menu Assurance de l’entreprise ou Assurance du projet. L’outil Annuaire correspondant démarre et le profil de l’entreprise s’ouvre dans l’onglet Assurance.

Ensuite, cliquez sur le bouton Modifier dans l’onglet Assurance du profil de l’entreprise dans l’outil Annuaire correspondant. Pour en savoir plus sur vos options de modification, voir :

Note

Lors de la gestion de l’assurance à l’aide des outils Annuaire, les modifications apportées à l’assurance sont enregistrées dans l’onglet Historique des modifications de l’outil Annuaire correspondant. Les modifications ne sont pas enregistrées dans l’onglet Historique des changements de l’engagement.

Supprimer l’assurance

Les documents d’assurance doivent être supprimés des outils de l’Annuaire. Pour supprimer l’assurance, cliquez sur le bouton Modifier et choisissez l’option de menu Assurance de l’entreprise ou Assurance du projet. L’outil Annuaire correspondant démarre et le profil de l’entreprise s’ouvre dans l’onglet Assurance.

Vous pouvez ensuite suivre les étapes décrites dans :

Cliquez sur Étape suivante.

Gérer les Conformité Documents et les statuts des contrats pour un Engagement

Voir aussi

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