Ce qu’il faut savoir

Arrière-plan

Chacun des connecteurs ERP disponibles de Procore remplit la fonction de base de synchronisation des données entre le système ERP et Procore, généralement de la même manière que les autres connecteurs. Cependant, chaque connecteur dispose d’un ensemble unique d’éléments qu’il peut synchroniser, et la façon dont ces éléments sont synchronisés varie en fonction de la façon dont le système ERP et son intégration correspondante sont conçus pour fonctionner.

Sage 100 Sous-traitant®, comme toutes les intégrations ERP, présente des considérations clés, des limites et des choses à savoir sur la façon dont chaque objet Procore est synchronisé. Ces considérations, limitations et éléments à connaître sont décrits dans le tableau ci-dessous en fonction de l’outil ou de l’élément synchronisé.

Ce qu’il faut savoir sur le connecteur Sage 100 Sous-traitant ®

Élément ou paramètre Procore	Considérations, limites et exigences
Connexion	Lorsque l’outil Intégrations ERP de Procore est configuré pour fonctionner avec Sage 100 Sous-traitant®, votre entreprise travaille avec votre point de contact Procore pour l’installer sur votre Sage 100 Sous-traitant® serveur. Le client de synchronisation est un bureau application Windows léger qui établit une connexion réseau sécurisée entre le service de Cloud hh² (www.hh2.com), ce qui permet de synchroniser les données Sage 100 Sous-traitant® et Procore. hh² Configuration requise pour le client de synchronisation : En règle générale, le client de synchronisation hh² ne nécessite aucune autorisation de pare-feu réseau spéciale, car il utilise uniquement les connexions TCP sortantes standard du port 80, et parfois des connexions du port 443, qui sont couramment utilisées pour l’accès Web standard. De plus, aucune connexion entrante n’est requise. Les technologies Web standard telles que WebSockets sont utilisées pour maintenir une connexion permanente. Le client de synchronisation hh² utilise des adresses IP spécifiques pour transférer des données vers et depuis Procore. Si votre organisation restreint le trafic sortant aux adresses IP approuvées, assurez-vous que les adresses IP suivantes figurent sur la liste d’autorisation : 52.176.219.119 52.165.20.130
Paramètres de configuration et calendrier de synchronisation	Modèle de projet par défaut Si vous avez créé un modèle de projet dans l’outil Portefeuille, vous pouvez sélectionner ce modèle dans cette liste déroulante. Ceci appliquera le modèle au projet Procore créé lorsque vous importez un Sage 100 Sous-traitant® projet. Utiliser le # de contrat Procore Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore renseigne le chantier « ID d’engagement » avec le numéro de contrat Procore lorsque vos utilisateurs créent un engagement dans Procore. Remarque: ce paramètre ne concerne que les engagements créés dans Procore. Les utilisateurs conservent également la possibilité de modifier l’ID d’engagement dans Procore. Utiliser l’ordre de changement Procore # Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore renseigne le champ « ID d'ordre de changement de l'engagement » avec l’ID d'ordre de changement de l'engagement de Procore lorsque vos utilisateurs créent un ordre de changement de l'engagement dans Procore. Remarque: ce paramètre n’affecte que les OCE créés dans Procore, et les utilisateurs conservent la possibilité de modifier l’ID d’OCE dans Procore. Ajouter automatiquement de nouvelles combinaisons code de coût/type de coût et sous-projet code de coût/type de coût aux budgets sur les projets intégrés à Sage 100 Sous-traitant ® Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore ajoute automatiquement la combinaison code de coût/catégorie comme nouveau poste budgétaire, que le budget soit verrouillé ou déverrouillé ou non. Si le budget est déverrouillé, Procore importera automatiquement le montant de l’estimation trouvée dans Sage 100 Sous-traitant® la colonne Budget d’origine. Si le budget est verrouillé, Procore ajoutera toujours le poste pour la nouvelle combinaison code de coût/catégorie, mais définira la colonne Budget d’origine à 0 $. Remarque: les montants budgétés initiaux ne seront pas importés si le budget est verrouillé. Colonne Coût direct du budget de Procore Lecture seule, remplissage à partir de Sage 100 Sous-traitant ® Sur Sage 100 Sous-traitant® les projets intégrés, la colonne « Coût direct » du budget peut être soit en lecture seule et remplie avec les données de Sage 100 Sous-traitant®, soit modifiable et non renseignée à partir de Sage 100 Sous-traitant®. OU Modifiable, ne pas remplir à partir de Sage 100 Sous-traitant ® Si vous utilisez l’onglet Coûts directs, les données seront toujours renseignées à partir de l’outil Coûts directs de Procore. Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour Mise à jour automatique des fournisseurs lors de l’actualisation de la liste des fournisseurs Choisissez cette option si vous souhaitez que Procore mette automatiquement à jour l’enregistrement du fournisseur/de l’entreprise dans l’outil Annuaire avec les informations qui ont été ajoutées dans Sage 100 Sous-traitant®. OU Ne pas mettre à jour les fournisseurs Choisissez cette option pour empêcher Procore de mettre à jour automatiquement les enregistrements fournisseur/entreprise dans l’outil Annuaire avec les informations qui ont été ajoutées dans Sage 100 Sous-traitant®. Fonction d’exportation directe disponible La fonction d’exportation directe est disponible si les utilisateurs souhaitent ignorer l’examen de l’approbateur de comptabilité dans l’outil Intégrations ERP pour les engagements, ordres de changement d'engagement et factures de sous-traitant.
Synchronisation	Synchronisation automatique gérée par Procore Lorsque votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP et l’a configuré pour qu’il fonctionne avec Sage 100 Sous-traitant®, le planning de synchronisation entre les deux systèmes est géré automatiquement par le client de synchronisation hh². Pour la plupart des synchronisations automatiques, les Sage 100 Sous-traitant® données seront synchronisées du serveur vers le service hh² toutes les cinq (5) minutes. En outre, Procore interroge le service cloud hh² pour obtenir des données toutes les 30 minutes. Lorsque Procore détecte que des données nouvelles et/ou mises à jour sont présentes dans le cloud hh², elles sont automatiquement synchronisées avec Procore. De plus, toutes les modifications de Procore sont exportées vers hh² , puis synchronisées vers Sage 100 Sous-traitant®. Cela garantit que vos données sont mises à jour fréquemment. Le service hh² Cloud est un centre de données tiers de qualité professionnelle qui est maintenu et surveillé 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Un client de synchronisation hh² est installé sur votre Sage 100 Sous-traitant® système et utilise le protocole HTTPS pour rester en contact permanent avec vos Sage 100 Sous-traitant® données stockées dans le datacenter hh². Le client de synchronisation hh^{2 maintient également vos données} ^{Procore « synchronisées » avec le} centre de données Sage 100 Sous-traitant® et le système hh 2. Pour être synchronisées avec Sage 100 Sous-traitant®, les données compatibles dans Procore doivent d’abord être envoyées à l’outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité. Après acceptation, vos données Procore sont exportées vers hh², puis synchronisées avec Sage 100 Sous-traitant®. Exportations Dans Procore, toutes les exportations vers Sage 100 Sous-traitant® doivent être approuvées par le ou les approbateurs de comptabilité désignés par votre entreprise. Toute modification apportée au client de synchronisation hh² implique généralement le service informatique ou l’entreprise du client.
Structure de découpage du projet (SDP) au niveau entreprise	Considérations Lorsque l’intégration est mise en ligne, la liste des Sage 100 Sous-traitant® codes de coût standard est automatiquement importée dans Procore, en tant que liste distincte de votre liste de codes de coût standard Procore. Il s’agit de la liste des codes de coût au niveau entreprise à utiliser pour les nouveaux projets. Cette liste est gérée dans Sage 100 Sous-traitant®, dans le menu 6-5, Codes de coûts. Pour ajouter un nouveau code de coût à la liste des codes de coût au niveau entreprise synchronisée avec Sage dans Procore, il suffit de l’ajouter au Sage 100 Sous-traitant®menu 6-5 et de l’enregistrer. Synchronisez ensuite les nouveaux codes de coût avec la liste des «Sage 100 Sous-traitant® Codes de coût standard » de Procore dans l’outil Admin au niveau entreprise. Limitations Les codes de coût importés à partir de s’afficheront dans Procore sous la forme Division, suivie de Code de Sage 100 Sous-traitant® coût. Par exemple, code de coût 10600.000, à l’intérieur de la division 10, apparaîtra sous la forme « 10-10600.000 ».
Structure de découpage du projet (SDP) au niveau projet	Limitations Sage 100 Sous-traitant® Ne prend pas en charge les codes de coût spécifiques au projet. Tous les codes de coût au niveau projet doivent provenir de la liste des codes de coût standard synchronisée avec l’ERP Sage 100 Sous-traitant® . Tous les codes de coût au niveau projet qui ne sont pas synchronisés seront automatiquement synchronisés avec votre ERP lors de l’exportation de votre budget. Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.
entreprise	Importer des entreprises dans Procore Vous pouvez filtrer les entreprises prêtes pour l’importation par type d’entreprise à l’aide du filtre Type sous l’onglet Entreprises de la page Intégrations ERP. Remarque : Vous pouvez filtrer les entreprises par type, même celles qui n’ont pas de type entreprise, à synchroniser avec Procore. Limitations Le numéro de téléphone de l’entreprise/fournisseur n’est pas inclus lors de l’importation/exportation d’une entreprise/fournisseur, car ce champ ne se trouve pas dans le tableau de données du fournisseur du point d’accès Sage. Ces informations se trouvent dans un tableau de données différent qui Sage 100 Sous-traitant® ne fait pas partie de cette intégration. Considérations L’ID du fournisseur ERP est saisi manuellement par un approbateur de comptabilité lorsqu’une entreprise est exportée de Procore vers Sage 100 Sous-traitant®. Il est stocké en tant qu’ID de fournisseur ERP (vous pouvez le consulter dans l’outil Intégrations ERP, sous Fournisseurs ou dans l’outil Annuaire au niveau entreprise) et est ensuite utilisé pour d’autres exportations liées aux fournisseurs (Engagements, OCE). Informations complémentaires Il est fortement recommandé d’essayer d’abord de lier tous Sage 100 Sous-traitant® les fournisseurs qui existent déjà dans l’annuaire au niveau entreprise de votre compte Procore avant d’ajouter des fournisseurs à partir de Sage 100 Sous-traitant®.
projet	Limitations Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires. Exigences relatives à l’exportation du projet Tous les codes de coût doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être exporté pour créer un nouveau projet dans Sage 100 Sous-traitant®. Si vos codes de coût ont déjà des affectations de type de coût, votre entreprise a déjà configuré les affectations de type de coût pour vos codes de coût. L’ID de la tâche ERP doit être défini lors de l’exportation. Sage 100 Sous-traitant® n’autorise que les caractères numériques, sans séparateurs. Lors de la saisie des données de votre projet, tenez compte des exigences suivantes : Nom du projet. Sage 100 Sous-traitant® Impose une limite maximale de trente (30) caractères. Si le nom de votre projet dépasse cette limite, il sera tronqué dans Sage 100 Sous-traitant®. Adresse du projet. Sage 100 Sous-traitant® ne permet pas l’utilisation de virgules (,) dans le champ « Adresse du projet ». Projet actif. Sage 100 Sous-traitant® vous oblige à définir que votre nouveau projet est « Actif » dans Procore. Considérations Lorsqu’un projet est exporté de Procore vers Sage 100 Sous-traitant® un shell, le budget est créé avec Sage 100 Sous-traitant® les codes et types de coûts qui ont été ajoutés au projet dans Procore avant la synchronisation.
Sous-projets	Limitations Importer à partir de Sage 100 Sous-traitant® uniquement. Les codes de coût et les types de coût pour un sous-projet sont saisis Sage 100 Sous-traitant® via le budget, avec un montant supérieur à 0,00 $. Conditions préalables Le projet parent doit déjà être synchronisé pour pouvoir importer des phases à partir de Sage 100 Sous-traitant®, ce qui créera des sous-projets dans Procore. Si vous souhaitez ajouter un Sage 100 Sous-traitant® « Extra » en tant que « Sous-projet » Procore et que vous n’avez pas d’onglet Sous-projets dans votre outil Intégrations ERP Procore, une fonctionnalité backend doit être activée sur le compte Procore de votre entreprise. Pour soumettre une demande d’activation de cette fonctionnalité, contactez votre point de contact Procore. Considérations Les codes de coût et les types de coût qui sont assignés à un sous-projet doivent être assignés dans (et non dans Sage 100 Sous-traitant® Procore). Pour ce faire, ajoutez le code de coût au budget de la phase et saisissez une valeur supérieure à 0 $ sous le type de coût souhaité. Le budget d’origine des sous-projets doit être créé dans Sage 100 Sous-traitant®, afin de pouvoir être importé dans Procore. Vous ne pouvez pas supprimer un sous-projet s’il existe des codes de coût liés à ce sous-projet.
Budget	Conditions préalables à l’exportation depuis Procore L’outil Budget doit être un outil actif sur le projet. Le budget doit être verrouillé avant l’exportation. Assurez-vous que les codes de coût du projet sont mis à jour avec le projet synchronisé dans Sage 100 Sous-traitant®. Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget. Synchronisation Vous pouvez exporter des budgets contenant des postes originaux avec des valeurs de 0 $ de Procore vers Sage 100 Sous-traitant®. Limitations Après l’exportation d’un budget de Procore vers Sage 100 Sous-traitant®, la fonction d’importation (c’est-à-dire de Sage 100 Sous-traitant® vers Procore) ne sera plus disponible pour ce projet/budget. Procore + Sage 100 Sous-traitant® ne synchronise PAS les valeurs de l’unité de mesure (UdM) et de la quantité unitaire entre les systèmes. Actuellement, la synchronisation du budget est uniquement basée sur le montant. Le budget d’origine des sous-projets doit être créé dans Sage 100 Sous-traitant®, afin de pouvoir être importé dans Procore. Les budgets exportés vers Sage 100 Sous-traitant® n’incluent pas les postes avec des valeurs de 0 $.
changement budgétaire	Considérations Les modifications budgétaires sont une fonctionnalité d’exportation uniquement, de Procore vers Sage 100 Sous-traitant®. Ils doivent être créés dans Procore pour pouvoir être exportés et synchronisés avec Sage 100 Sous-traitant®. Limitations: Après avoir exporté un budget Procore ( changement budgétaire ) vers Sage 100 Sous-traitant®, vous ne serez plus autorisé à importer Sage 100 Sous-traitant® du budget ou des projet données dans Procore.
engagement	Considérations Lorsqu’un Contrat de sous-traitance est exporté depuis Procore, un Contrat de sous-traitance est créé dans Sage 100 Sous-traitant® (6-7-1 Contrats de sous-traitance ). Lorsqu’un bon de commande est exporté depuis Procore, un bon de commande est créé dans Sage 100 Sous-traitant® (Bons de commande 6-6-1). Dans Procore, les engagements sont accessibles à partir de l’outil Engagements au niveau projet. Limites Important ! - Exporter depuis Procore uniquement. Les engagements doivent toujours être créés dans Procore afin d’être synchronisés avec Sage 100 Sous-traitant®. Ne créez PAS d’engagements directement dans Sage 100 Sous-traitant®, car ils ne peuvent pas être importés dans Procore. Les bons de commande doivent être basés sur la quantité unitaire. Sage 100 Sous-traitant® ne prend pas en charge les bons de commande basés sur le montant et se traduira par une exportation de zéro dollar. Cela peut être défini par défaut dans les paramètres de configuration de l’engagement du projet ou sur des engagements individuels en accédant aux paramètres avancés.
ordre de changement de l'engagement	Considérations Lorsqu’un ordre de changement de contrat de sous-traitance est exporté vers Sage 100 Sous-traitant®, l’exportation met également à jour le montant du Budget dans Sage 100 Sous-traitant® (onglet 6-4-1 Ordres de changement > Budget et Détails du changement de sous-traitant). Cette mise à jour du montant du budget est intégrée à la fonctionnalité de Sage 100 Sous-traitant®. Si vous ne souhaitez pas que le montant du budget soit mis à jour, veuillez contacter votre contact chez Sage pour trouver une solution de contournement. Lorsqu’un bon de commande de changement est exporté depuis Procore, le bon de commande original est ajouté et de nouveaux postes sont créés et ajoutés au bon de commande existant dans , sous Sage 100 Sous-traitant®les postes préexistants. Limitations Important ! - Exporter depuis Procore uniquement. Les ordres de changement de l’engagement doivent toujours être créés dans Procore afin d’être synchronisés avec Sage 100 Sous-traitant®. Ne créez PAS d’ordre de changement de l'engagement directement dans Sage 100 Sous-traitant®, car ils ne peuvent pas être importés dans Procore. Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants. Sage 100 Sous-traitant® comporte une limitation selon laquelle un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois pour un OCE. Par conséquent, si vous avez un OCE qui contient plus d’une modification pour le même poste d’engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Sage 100 Sous-traitant® sous la forme d’une valeur unique (agrégée).
facture de sous-traitant	Conditions préalables Pour pouvoir exporter avec succès les factures de sous-traitant à partir de Procore, chaque fournisseur AP de doit être configuré avec Sage 100 Sous-traitant® les valeurs de facture par défaut, dans le menu 4-4. Lorsque nous exportons des factures depuis Procore, les « Conditions d’échéance » et les « Conditions de remise » sont renseignées avec ces valeurs par défaut. Chaque fournisseur doit Sage 100 Sous-traitant® également être configuré avec un compte général par défaut. Ce compte ne peut pas avoir de sous-compte. Chaque tâche doit également avoir un service par défaut renseigné dans Sage 100 Sous-traitant®, dans le menu 3-5. Considérations Important ! - Exporter depuis Procore uniquement. Les factures de sous-traitant doivent toujours être créées dans Procore afin d’être synchronisées avec Sage 100 Sous-traitant®. Si vous créez la facture de sous-traitant dans Sage 100 Sous-traitant®, la facture et ses détails resteront dans et ne seront pas synchronisés avec Sage 100 Sous-traitant®Procore. Le coût (engagement ERP facturé) sera réintégré dans Procore et sera visible sous la vue du budget au niveau projet, sous le code de coût et le type de coût sur la facture. Procore et Sage gèrent la retenue de garantie différemment sur les factures de sous-traitant. Procore libère la retenue de garantie en générant une nouvelle facture de retenue de garantie uniquement. Sage 100 Sous-traitant ® libère la retenue de garantie en réduisant le montant de la « retenue de garantie retenue » sur la facture originale. En raison de ces méthodes contradictoires, la retenue de garantie libérée ne peut pas être synchronisée via l’intégration. Vous devez libérer la retenue de garantie dans Procore et Sage 100 Sous-traitant ® indépendamment pour que vos enregistrements soient alignés. Bien que la retenue de garantie retenue sur une facture Procore soit correctement exportée vers Sage 100 Sous-traitant ® en tant que dépense, toute version ultérieure dans Procore ne déclenchera pas de mise à jour ou d’exportation vers Sage 100 Sous-traitant ®. Une fois exportée vers Sage 100 Sous-traitant ®, la retenue de garantie se trouve dans le champ Retenue de garantie du menu 4-2 Facture AP. Limitations La fonction d’exportation des factures des sous-traitants n’est actuellement pas prise en charge pour le Canada en raison de restrictions fiscales. Les informations de paiement de la facture de sous-traitant enregistrées dans n’apparaîtront pas dans Sage 100 Sous-traitant® l’engagement Procore.
Coûts du projet	Conditions préalables Le projet doit être synchronisé pour que les coûts soient automatiquement importés de Sage 100 Sous-traitant® vers Procore. Pour afficher les coûts du projet dans votre budget, veuillez utiliser la vue du budget ERP qui a été créée pour vous lors de la mise en œuvre. Cette vue du budget contient des données spécifiques calculées et provenant de l’intégration ERP. Considérations Les coûts extraits s’accumulent dans trois types de Sage 100 Sous-traitant® montants différents dans Procore : Engagement ERP facturé (contrats de sous-traitance et bons de commande qui ont été facturés), Coûts directs (tout coût lié à un projet synchronisé qui n’est pas lié à un contrat de sous-traitance ou à un bon de commande. La somme de ces deux types de montant est égale au coût du projet à ce jour, qui est le troisième type de montant que vous verrez. Ceux-ci sont tous sous forme de montant forfaitaire, qui s’accumulent sous le code de coût du projet et le type de coût. Coûts directs (détail de la transaction de coût du projet) Synchronise les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Coûts directs de Procore. Ces informations sont ensuite visibles sous forme de résumé dans quelques colonnes personnalisées que vous configurerez dans la vue du budget appropriée. Considérations Une fois que votre transaction est validée ou enregistrée dans Sage 100 Sous-traitant®et synchronisée avec Procore, veuillez ne pas modifier cette transaction. Cela provoquera des erreurs de synchronisation qui ne pourront pas être mises à jour dans Procore. Si vous devez apporter des modifications, veuillez annuler et saisir à nouveau la transaction pour éviter les coûts directs qui ne peuvent pas être désynchronisés. Exigences relatives au détail de la transaction de coût du projet Activez la synchronisation des transactions de coût de projet sur votre projet dans l’outil Admin au niveau projet. Configurez la ou les vues du budget souhaitées pour votre projet intégré à ERP. Déterminez à quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction de coût de projet recommandées. Vous pouvez ajuster votre vue du budget standard ou une vue du budget personnalisée, selon les configurations de votre entreprise. Si vous avez déjà configuré la synchronisation des données récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour » dans les vues du budget que vous souhaitez modifier pour inclure le détail de la transaction de coût du projet.