Mettre à jour le modèle d’importation des livrables

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour mettre à jour le modèle d’importation : Aucun. Cette tâche s’effectue dans Microsoft Excel.

• Exigences du modèle d’importation :
  Pour des considérations générales de formatage, voir Comment préparer mes données pour l’importation dans Procore ?

  • Le modèle doit être formaté comme un tableau.

  • La première ligne du tableau doit inclure l’entête, qui définit les champs de la base de données.* Pour les livrables, les en-têtes suivants sont pris en charge : Titre du lot, Numéro de section du cahier des charges du lot, Description de la section du cahier des charges du lot, Numéro du lot, Titre du livrable, Numéro de section du cahier des charges du livrable, Description de la section du cahier des charges du livrable, Numéro du livrable, Description, Gestionnaire des livrables, Statut du livrable, Type de livrable, Lieu, Date de réception, Date d’émission, Date de soumission avant le et Nom de l’entrepreneur responsable.
    Note: Au minimum, votre modèle d’importation complet doit inclure des données dans les champs Numéro de livrable et Gestionnaire des livrables pour que l’importation réussisse.* Si la fonction Calculs du planning des livrables est activée (voir Configurer les calculs du planning des livrables), les en-têtes suivants sont également pris en charge : Date requise sur le site, Délai, Temps de révision de l’équipe de conception et Temps de révision interne

  • Si vous laissez la valeur « Statut de livrable » vide dans le modèle d’importation, le système définit le statut sur « Ébauche » par défaut.

• Informations complémentaires :

  • Vous êtes autorisé à créer des livrables avec le même numéro de livrable. Le processus d’importation ne peut être utilisé que pour ajouter de nouveaux livrables au projet. Le processus d’importation n’écrasera ni ne supprimera les livrables existants d’un projet.

  • Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous pouvez uniquement associer des livrables à des niveaux existants ou créer de nouveaux lieux à plusieurs niveaux via le processus d’importation.

• Télécharger le modèle d’import des livrables

• Avant de soumettre vos données d’importation à Procore, assurez-vous de respecter les conditions préalables suivantes :

  • Utilisateurs :* Si vous comptez ajouter l’adresse électronique d’un utilisateur en tant que valeur Gestionnaire des livrables, assurez-vous que ces utilisateurs ont été ajoutés à l’outil Annuaire de votre entreprise ou du projet. Voir Préparer les utilisateurs et les fournisseurs pour l’importation dans l’application Procore Imports (annuaire de l’entreprise) et Préparer les utilisateurs et les fournisseurs pour l’importation dans l’application Procore Imports (annuaire du projet).

  • Fournisseurs :* Si vous devez désigner un fournisseur ou une entreprise comme « sous-traitant responsable » d’un livrable, assurez-vous que le fournisseur ou l’entreprise a été ajouté à l’outil Annuaire de l’entreprise ou du projet. Voir Préparer les utilisateurs et les fournisseurs pour l’importation dans l’application Procore Imports (annuaire de l’entreprise) et Préparer les utilisateurs et les fournisseurs pour l’importation dans l’application Procore Imports (annuaire du projet).

  • Lieux :* Si votre projet utilise des lieux à un seul niveau, vous pouvez soit créer un nouveau lieu dans l’outil Admin pendant le processus d’importation, soit associer un livrable à un lieu existant pendant le processus d’importation. Voir Ajouter des lieux de bureau.
    OU * Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, ces derniers doivent déjà exister dans Procore pour associer un livrable au lieu. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à l’outil Admin et Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?

  • Cahier des charges :* Si votre entreprise utilise l’outil Cahier des charges pour gérer le cahier des charges, chargez le cahier des charges du projet dans Procore (voir Charger le cahier des charges) ou ajoutez-le manuellement dans Procore. Voir Créer manuellement des divisions et Créer manuellement des sections de cahier des charges.
    OU* Si votre entreprise utilise l’outil Admin pour gérer le cahier des charges, vous devez ajouter des sections du cahier des charges à l’outil Admin.

  • Lots de livrables :* Si vous prévoyez d’importer des livrables dans un dossier de livrables existant, le titre du lot, la section du cahier des charges et le numéro du lot du dossier existant doivent correspondre.

  • Admin : Configurer les paramètres des livrables :* Voir Meilleures pratiques : Paramètres des livrables au niveau entreprise et Meilleures pratiques : Configurations des projets de livrables.

1. Complétez les informations du dossier de livrables comme suit :
   Si vous comptez importer des Dossier de livrables informations, incluez les informations suivantes pour chaque poste de livrable. Si vous souhaitez importer des livrables sans les ajouter à un lot, laissez les cellules A-D vides et passez à l’étape 3.

   1. Titre du lot: pour créer un livrable dans un lot, saisissez le titre du lot ici. Pour inclure plusieurs livrables dans un lot, répétez l’entrée du titre du lot dans chaque enregistrement de livrable (c’est-à-dire ligne).

   2. Numéro de section du cahier des charges du lot: saisissez le numéro de section du cahier des charges du dossier de livrables exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Cahier des charges ou Admin. Remarque: si la colonne Microsoft Excel ne vous permet PAS d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » qui correspond à la convention de numérotation de votre section du cahier des charges dans l’onglet Nombre. Voir Créer ou supprimer un format de nombre personnalisé dans Excel.

   3. Description de la section du cahier des charges du lot: entrez ici la description de la section du cahier des charges (par exemple, 03 ou 04). Ceci est un champ de texte ouvert.

   4. Numéro de colis : Entrez un numéro de dossier de livrables (par exemple, 0001, PKG001, etc.). Si vous souhaitez créer un dossier de livrables via le processus d’importation, ce champ est obligatoire. Les numéros de colis en double sont autorisés et la valeur saisie dans ce champ doit comporter moins de 255 caractères.

2. Informations sur le livrable : Pour les livrables individuels, incluez les informations suivantes :

   1. Titre du livrable : Saisissez un titre de livrable. Vous pouvez saisir le même titre pour plusieurs livrables. Pour créer le livrable dans un lot, la ligne doit contenir des données dans les colonnes Titre du lot et Numéro du lot .

   2. Numéro de section du cahier des charges de livrable : Saisissez le numéro de section du cahier des charges pour le livrable exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Cahier des charges ou Admin. Note: Si vous créez le livrable dans un dossier de livrables nouveau ou existant et que vous avez entré des données dans la colonne Numéro de section du cahier des charges du lot , le numéro de section du cahier des charges du livrable est une colonne obligatoire. Important! Le numéro de section du cahier des charges doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore, sinon l’importation échouera.

   3. Description de la section du cahier des charges du livrable : Entrez la description de la section du cahier des charges pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert. Remarque: si le numéro de section du cahier des charges que vous avez entré dans la colonne précédente correspond exactement à une section du cahier des charges existante dans l’outil Cahier des charges du projet, la description de la section du cahier des charges présente dans l’outil Cahier des charges sera prioritaire sur votre entrée dans cette feuille de calcul.

   4. Numéro de livrable* : Saisissez le numéro de livrable. Les numéros en double sont autorisés (c’est-à-dire que plusieurs livrables peuvent avoir le même numéro). Il s’agit d’un champ obligatoire. Remarque: n’incluez pas les numéros de révision.

   5. Description: Saisissez une description pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert. Les descriptions de livrables en double sont autorisées (c’est-à-dire que plus d’un livrable peut avoir la même description).

   6. Gestionnaire des livrables* : Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur Procore que vous souhaitez désigner comme gestionnaire des livrables du livrable. Dans Procore, un responsable des livrables est la personne chargée de superviser un livrable tout au long de son cycle de vie. Note: Les utilisateurs ajoutés à cette ligne doivent déjà être ajoutés à l’annuaire du projet avec des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet. Important! L’adresse e-mail doit être saisie exactement telle qu’elle est répertoriée dans Procore, sinon l’importation échouera.

   7. Statut du livrable : Saisissez un statut pour le livrable. Les statuts Procore par défaut que vous pouvez attribuer à un livrable sont les suivants : Ouvert, Ébauche et Fermé. Pour créer un statut personnalisé, voir Créer un statut de registre des livrables personnalisé. Important! Le statut doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore, sinon l’importation échouera.

   8. Type de livrable: saisissez le type d’informations associé au livrable. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : Document, Plans, Impressions, Informations sur le produit, Manuel du produit, Échantillon, Plan d’atelier et Autre. Pour créer un type personnalisé, voir Créer des types de livrables personnalisés. Important! Le type doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore, sinon l’importation échouera.

   9. Emplacement: Indiquez le lieu sur le chantier pour le livrable. Il peut s’agir d’un lieu existant de la liste des lieux ou d’un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet. Important! Le lieu doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore, sinon l’importation échouera. Les emplacements à plusieurs niveaux doivent être saisis avec un symbole de chevron (>) entre chaque niveau (par exemple, Stationnement A > Rez-de-chaussée > Est).

   10. Date de réception : Saisissez la date à laquelle le livrable a été reçu en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA. Important! Si vous saisissez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l’importation échouera.
       Note: Si la colonne Excel ne vous permet pas d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l’onglet Nombre. Voir Créer un format de nombre personnalisé de Microsoft.

   11. Date d’émission : Saisissez la date à laquelle le livrable a été émis en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
       Important! Si vous saisissez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l’importation échouera. Remarque: si la colonne Excel ne vous permet pas d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » nommé « mm/dd/yyyy » dans l’onglet Nombre. Voir Créer un format de nombre personnalisé de Microsoft.

   12. Date limite de soumission : Saisissez la date à laquelle le livrable doit être soumis à l’équipe de conception dans le flux de travail de livrable pour révision en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA. Important! Si vous saisissez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l’importation échouera. Note: Si la colonne Excel ne vous permet pas d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l’onglet Nombre. Voir Créer un format de nombre personnalisé de Microsoft.

   13. Nom du sous-traitant responsable : Saisissez le nom de l’entreprise du sous-traitant qui est responsable de l’exécution des travaux spécifiés dans le livrable. Important! Le nom de l’entreprise doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore, sinon l’importation échouera.

3. Pour les calculs du planning des livrables, procédez comme suit :

   • Si la fonction Calculs du planning des livrables est désactivée (paramètre par défaut), laissez les colonnes R, S, T et U vides. Remarque: si vous incluez des informations dans l’une de ces colonnes, les données ne seront pas prises en compte lors de l’importation, car la fonctionnalité est désactivée. Si vous activez la fonction ultérieurement, vous devrez saisir manuellement ces informations.

   • Si vous avez activé la fonction Calculs du planning des livrables dans l’outil Livrables (voir Activer les calculs du planning des livrables), vous avez la possibilité d’inclure ces informations :

   1. Date requise sur place : Saisissez la date sur site pour le livrable en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA. Important! Si vous saisissez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l’importation échouera.
      Note: Si la colonne Excel ne vous permet pas d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l’onglet Nombre. Voir Créer un format de nombre personnalisé de Microsoft.

   2. Delai: Saisissez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour spécifier le délai de livraison du livrable.

   3. Temps de révision de l’équipe de conception : Saisissez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour spécifier le nombre total de jours alloués à l’équipe de conception pour réviser et approuver le livrable.

   4. Temps d’examen interne : Saisissez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour spécifier le nombre total de jours alloués au livrable pour révision interne.

4. Enregistrez vos mises à jour dans le fichier.

5. Une fois la saisie des données terminée, passez à l’étape Envoyer un modèle d’import des livrables complété à Procore.