Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour l’importation de livrables dans Procore. Cliquez ici pour voir des tutoriels, des vidéos et plus d’informations sur l’outil Livrables du projet.
Avant que votre équipe ne commence à créer des livrables, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau entreprise sont en place. Cela aidera à prévenir les problèmes et à retravailler plus tard. Tu es prêt?
Vous devez définir ces configurations dès maintenant pour standardiser les données saisies par vos équipes de projet dès le départ. Cela vous évitera d’avoir à modifier des livrables existants pour modifier ou ajouter des informations manquantes ultérieurement. Bien que vous puissiez modifier les livrables par lot, vous ne pouvez modifier en masse que des champs spécifiques dans un seul projet.
Avec l’outil Livrables de Procore, vous pouvez acheminer tout type de document pouvant nécessiter un flux de travail d’approbation sur votre projet. Les types de livrables vous permettent d’organiser ces documents en créant des catégories distinctes de livrables. Voir Créer des types de livrables personnalisés. Votre équipe de projet peut filtrer et générer des rapports sur les livrables en fonction de leur type pour trouver facilement les données dont elle a besoin.
Nous vous encourageons à créer des types supplémentaires que vos équipes de projet pourront utiliser. Voici quelques types populaires que nous recommandons :
Stock de grenier/matériel supplémentaire
Conception de mélange de béton
Échéancier de construction
Plan de contrôle
Dessin de coordination
Calculs de conception
Instructions d’installation
Certificat de moulin
Fiche de données de sécurité (FDS)
Manuels d’utilisation et d’entretien (O&Ms)
Autres
Procédures/SOP
Données sur le produit
Garantie du produit
Qualifications/Certifications
Document d’enregistrement
Enregistrer le plan
Échantillon
Dessin d’atelier
Tests et inspections
Vérification de la formation
Garantie de fabrication
Les types de livrables personnalisés vous permettent d’organiser vos livrables plus efficacement. Vous devez créer des types de livrables personnalisés au début de votre projet afin que votre équipe de projet puisse les utiliser dès qu’elle commence à créer des livrables. La meilleure pratique consiste à créer des livrables distincts pour chaque type, selon les besoins, au lieu de combiner des livrables sous un type qui ne s’applique pas à tous les éléments. Cela permet de s’assurer que vous répondez aux exigences de livrable de votre projet et permet à vos équipes de projet de trouver plus rapidement des informations spécifiques sur les livrables.
Les types de livrables personnalisés vous permettent de définir les catégories et les conventions de dénomination en fonction des préférences de votre entreprise. Étant donné que différentes équipes de conception peuvent utiliser une terminologie différente, nous vous recommandons de les définir tôt afin de ne pas vous retrouver avec plusieurs versions d'« Informations sur le produit », par exemple.
Si vous envisagez d’utiliser le générateur de livrables pour créer votre registre de livrables à partir du cahier des charges, le type de livrable ne se remplit automatiquement que s’il existe une correspondance exacte pour le type dans votre compte Procore. Les pluriels sont considérés comme une correspondance exacte. Par exemple, « plan d’atelier » correspond à « plans d’atelier ». Si aucune correspondance exacte n’est trouvée, le générateur de livrables sélectionne « Autre » comme type de livrable. Si vous ajoutez des types de personnalisé livrable après avoir utilisé générateur de livrables, vous devez mettre à jour manuellement tous les livrables existants avec les nouveaux types si nécessaire.
Voir Bonnes pratiques : Générateur de livrables pour plus de considérations et de recommandations.
Procore propose 3 statuts par défaut pour les livrables : Ouvert, Fermé et Ébauche. Toutefois, vous pouvez ajouter d’autres statuts pour indiquer exactement où en est un livrable dans son processus de soumission et d’approbation.
Un livrable « ouvert » peut être :
Un livrable qui a été demandé, mais qui n’a pas encore été reçu
Un livrable qui a été reçu et qui est en cours de révision (en interne ou en externe)
Un livrable « Fermé » peut être :
Un livrable qui a été approuvé, avec ou sans exceptions
Un livrable qui a été rejeté ou marqué comme « Réviser et renvoyer »
Nous vous recommandons d’ajouter des statuts de livrable personnalisés pour les adapter aux processus de votre entreprise. Voir Créer des statuts de registre des livrables personnalisés. Voici quelques recommandations courantes :
En attente de soumission (considéré comme « ouvert »)
En attente d’examen (considéré comme « ouvert »)
Approuvé / Aucune exception (considéré comme « fermé »)
Approuvé avec commentaires/exceptions prises (considéré comme « fermé »)
Réviser et soumettre à nouveau (considéré comme « fermé »)
Rejeté (considéré comme « fermé »)
Annulé (considéré comme « fermé »)
Pour enregistrement seulement (considéré comme « fermé »)
Vous devez ajouter des statuts de personnalisé livrable au début d’un projet afin que les équipes de projet puissent les utiliser immédiatement. Avec des statuts clairs, les équipes peuvent voir si un livrable risque d’être retardé à risque d’être retardé et confirmer s’il s’agit de la version la plus récente et la plus approuvée. Sans statuts personnalisés tels que « Approuvé / Aucune exception » ou « Rejeté », il peut être difficile pour les utilisateurs de trouver la version finale d’un livrable si toutes ses révisions ont le statut « Fermé ».
Utilisez des ensembles de champs configurables pour vous assurer que votre équipe de projet ne voit et ne remplit que les champs applicables aux processus de votre entreprise. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
Vous devez définir l’ensemble de champs Livrables de votre projet au début de votre projet pour simplifier votre processus de livrable et vous assurer que vos équipes saisissent les informations correctes dans Procore en fonction des besoins de votre entreprise dès le début. Cela augmente l’adoption de Procore et limite la nécessité de modifier manuellement les livrables par la suite. Bien que vous puissiez modifier plusieurs livrables à la fois, vous ne pouvez modifier par lot que certains champs d’un même projet.
Les champs personnalisés permettent à vos équipes de capturer des données uniques à votre entreprise et/ou projet. Voir Créer de nouveaux champs personnalisés.
Tout comme les ensembles de champs, la définition de champs personnalisés au début d’un projet permet de s’assurer que les équipes de projet capturent les données importantes pour vos processus métier. Bien que des champs personnalisés puissent être ajoutés à tout moment au cours d’un projet, Procore ne prend pas en charge l’ajout de données en masse aux champs personnalisés pour les livrables existants.
Champs personnalisés
Livrable LEED ? (en utilisant le type de champ Case à cocher personnalisé)
Priorité (à l’aide du type de champ personnalisé « Sélection multiple »)