Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour l’importation de livrables dans Procore. Cliquez ici pour voir des tutoriels, des vidéos et plus d’informations sur l’outil Livrables du projet.
La section Flux de travail active les composants de notification et de suivi des responsables de l’outil Livrables. Les flux de travail offrent l’avantage d’automatiser la progression du flux de travail et les notifications d’action/de retard. Cet article traite des bonnes pratiques en matière de modification des flux de travail de Livrable. Êtes-vous prêt ?
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs éléments de livrable en masse et d’appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail pré-créé. Pour appliquer un flux de travail dans en masse, tous les éléments de livrable doivent être dans ébauche statut ET n’avoir jamais été appliqués auparavant. flux de travail. Les deux options permettant d’ajouter en masse des flux de travail aux livrables sont décrites ci-dessous.
L’application en masse de flux de travail permet de gagner du temps en ajoutant le même flux de travail à plusieurs livrables simultanément. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec les modèles de flux de travail pour gagner encore plus de temps.
Nous vous recommandons d’utiliser des lots livrables (voir Bonnes pratiques : Lots livrables - Introduction) car vous pouvez également appliquer en masse des flux de travail via la modification en masse des lots livrables. Le principal avantage de cette option est que vous pouvez également lancer flux de travail e-mails dans en masse dans le cadre du processus, au lieu de devoir effectuer des actions distinctes pour envoyer chaque livrable élément séparément. Voir Modifier en masse les livrables d’un lot.
Il s’agit probablement de l’option la plus chronophage, mais vous pouvez également appliquer des flux de travail en masse à partir de la vue en liste si vous choisissez de ne pas utiliser les lots de livrables. Voir Utiliser En masse actions > appliquer Flux de travail dans l’outil Livrables. Cependant, contrairement aux flux de travail d’application en masse via Livrable Lot, cette option vous obligera à envoyer des e-mails pour chaque élément individuellement.
Aucune notification n’est envoyée lorsque le flux de travail est appliqué, car les éléments sont toujours au statut Ébauche . Pour terminer ce processus, vous devez modifier chaque livrable élément, mettre à jour le statut et cliquer sur Mettre à jour et envoyer E-mails. Si vous cliquez plutôt sur Mettre à jour , aucun e-mail (à l’exception des notifications de retard en cas de dépassement des dates d’échéance) n’est envoyé.
Les gens entrent et sortent régulièrement d’un projet, il doit donc y avoir un moyen de remplacer facilement un flux de travail utilisateur par un autre utilisateur. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur un grand nombre de livrables, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau Admin sur les livrables du projet peut le faire dans les paramètres de configuration de l’outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables.
Dans de nombreux cas, un Admin peut avoir besoin de revenir sur le responsable d'un livrable à une étape de flux de travail précédente. Voici quelques exemples de scénarios :
Un flux de travail utilisateur oublie de charger un pièce jointe ou télécharge le pièce jointe incorrect dans sa réponse
Un flux de travail utilisateur a fourni une réponse incorrecte
Le livrable a été acheminé vers des approbateurs incorrects.
À tout moment, un gestionnaire des livrables peut revenir à une étape précédente. Pour une expérience plus automatisée basée sur des réponses spécifiques, nous vous recommandons d’activer le paramètre « Rejeter le flux de travail ». Voir Configurer les paramètres : activer les flux de travail de rejet.
Il n’est pas recommandé d’utiliser cette fonctionnalité pour gérer les révisions de livrables. Lorsque vous revenez à une étape précédente du flux de travail et que de nouvelles données sont saisies, les données précédemment enregistrées (dates (dates d’envoi, de retour et d’échéance), commentaires, réponses et pièces jointes) sont remplacées. Les modifications sont toujours documentées dans l’historique des changements de l’élément, mais ne sont pas immédiatement évidentes. De plus, les rapports dans Procore n’affichent que les données les plus récentes, de sorte que vous ne pouvez pas avoir une idée réelle de la durée réelle des tâches si vous retournez le flux de travail au lieu de créer des révisions de livrable.
Pour plus d’informations et de directives, voir Modifier le responsable d’un livrable.
La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l’élément d’origine (sous un numéro de révision), à l’exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande recommencera à partir de la première étape afin que vous puissiez demander une nouvelle soumission à partir du rôle de Soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que tous les données historiques sont conservés dans le livrable élément d’origine tout en permettant d’ajouter de nouveaux données à la révision.
Le processus recommandé consiste à créer immédiatement une révision si nécessaire après avoir fermé et distribué le livrable élément d’origine. Cela communique les informations rejetées au Soumissionnaire sur le livrable d’origine et fournit un nouvel élément sous lequel il peut soumettre sa candidature. Voir Créer une révision de livrable.