Configure Settings: Submittals Tool
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Livrables du projet.
Escalier
Accédez à l’outil Livrables du projet.
Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres
.Sélectionnez l’un des onglets suivants :
Paramètres des livrables. Configurez les paramètres généraux des fonctionnalités et le comportement par défaut de l’outil Livrables.
Réponses aux livrables. Créez des réponses aux livrables personnalisées.
Importation de livrables. Téléchargez le modèle d’importation des livrables de votre projet. Voir Préparer les livrables pour l’importation dans l’application Procore Imports.
Modèles de flux de travail des livrables. Configurer les modèles de flux de travail de votre projet pour le processus d’approbation. Voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
Remplacer l’utilisateur du flux de travail. Remplacez un utilisateur dans le flux de travail de livrable par lot pour tous les livrables pour lesquels il a une réponse « en attente ».
Tableau des autorisations. Affichez les autorisations utilisateur pour l’outil Livrables.
Configurer les paramètres de l’outil Livrables
Sur la page Configurer les paramètres des livrables, cliquez sur Paramètres des livrables.
Sous Paramètres des livrables, configurez les paramètres suivants :
Gestionnaire des livrables par défaut
sélectionnez dans cette liste déroulante la personne que vous souhaitez désigner comme gestionnaire des livrables pour les nouveaux livrables.Distribution par défaut
sélectionnez tous les contacts à inclure dans la distribution de notification par e-mail de l’outil pour les nouveaux livrables.Définissez l’ordre de tri des éléments du dossier de livrables
Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est croissant (par exemple, de a à z).Dates d’échéance d’approbation dynamique
cochez la case pour donner à Procore la possibilité d’ajuster le paramètre de date d’échéance d’approbation. Pour maintenir la fonction désactivée, ne cochez pas la case. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Que sont les dates d’échéance d’approbation dynamique ?Les nouveaux livrables seront dus dans
Saisissez un nombre de jours dans la zone de texte. Le paramètre par défaut dans Procore est de 14 jours.
Note: La date d’échéance respecte les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.Livrables privés par défaut
cochez cette case pour rendre les livrables privés par défaut. Dans Procore, le marquage des livrables comme privés limite l’audience aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Livrables, aux membres de la liste de distribution du livrable et aux réviseurs affectés au flux de travail du livrable. Par défaut, cette case à cocher est décochée dans Procore, ce qui signifie que les nouveaux livrables sont visibles pour les utilisateurs disposant d’un niveau « Lecture seule » ou supérieur dans l’outil Livrables.
Note: Les utilisateurs dont l’autorisation granulaire « Afficher les livrables privées associées à des utilisateurs dans la même entreprise » est activée dans leur modèle d’autorisation peuvent afficher un livrable portant la mention « Privé(e) » si un autre utilisateur de leur entreprise est le créateur du livrable ou est désigné comme gestionnaire des livrables, soumissionnaire, approbateur ou membre de la liste de distribution.Autoriser les approbateurs à ajouter des réviseurs à leur étape dans le flux de travail
Ce paramètre est activé par défaut et permet aux approbateurs d’ajouter d’autres réviseurs au livrable. Les réviseurs sont identiques aux approbateurs, sauf qu’ils ne peuvent pas ajouter d’autres réviseurs.Les réponses des approbateurs sont requises par défaut
Cochez cette case pour que les réponses des approbateurs sur les livrables soient requises par défaut. Par défaut, cette case est cochée dans Procore, ce qui signifie que les réponses des approbateurs sélectionnés sont requises lors de l’approbation du livrable.Activer les rappels par e-mail pour les livrables en retard
Cochez cette case pour envoyer automatiquement une notification de retard par e-mail à l’utilisateur responsable lorsque la « Date d’échéance de l’approbateur » du livrable est dépassée. Les rappels par e-mail ne seront pas envoyés une fois qu’un livrable est en retard de 45 jours. Cette case est cochée par défaut dans Procore.Activer les codes QR sur les éléments de livrable et le modèle PDF personnalisé
cochez cette case pour permettre la génération de codes QR pour les livrables. Voir Générer un code QR pour un livrable.Activer les calculs du planning des livrables
Ce paramètre est désactivé par défaut. Lorsqu’elle est activée, la page Nouveau livrable comprend la zone Informations sur le planning des livrables, qui prend les données saisies par l’utilisateur final dans le champ « Date requise sur site » et calcule automatiquement la « Date de retour prévue », la « Date d’achèvement de la révision interne prévue » et la « Date limite de soumission prévue ».* Lorsqu’elle est activée, l’utilisateur final peut configurer la fonctionnalité comme décrit dans Configurer les calculs du planning des livrables.* Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité dans l’outil Livrables, voir Calculer les informations sur le planning des livrables (si elle est activée)Autoriser les utilisateurs à télécharger les pièces jointes des e-mails de livrable sans se connecter à Procore
cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de télécharger une pièce jointe de livrable (ajoutée dans les informations générales du livrable ou dans une étape de flux de travail) à partir du corps d’un e-mail sans se connecter à Procore. Ces liens de téléchargement expireront 14 jours calendaires à compter du jour où l’e-mail a été envoyé. Par défaut, cette case n’est pas cochée.
Remarque :* Les pièces jointes des livrables et les pièces jointes chargées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu’un livrable est distribué et qu’un livrable est transféré ne nécessitent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case n’est pas cochée.* Les pièces jointes chargées dans le champ « Pièces jointes » lors du transfert d’un livrable ne nécessitent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger les pièces jointes, même si cette case n’est pas cochée.* Les pièces jointes accessibles en cliquant sur Afficher le PDF dans l’e-mail nécessitent que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case est cochée.
Numéroter les livrables par section du cahier des charges
Lorsque cette option est activée, les numéros de livrable sont automatiquement ajoutés à leur numéro de section du cahier des charges. Par exemple, si la section du cahier des charges est 03-3000-Béton, le premier livrable avec cette section du cahier des charges sera numéroté 03-3000-1.Activer les flux de travail de rejet
Lorsqu’elles sont activées, les réponses de livrable « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d’un approbateur de flux de travail acheminent automatiquement la responsabilité vers le gestionnaire des livrables pour déterminer l’étape suivante.* Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu’il est désormais l’utilisateur responsable en raison d’une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est acheminée vers le gestionnaire des livrables, celui-ci peut choisir de :* Fermer le livrable et créer une révision si elle le souhaite.* Retournez la responsabilité à l’étape précédente du flux de travail.* Reprenez le flux de travail.* Lorsqu’un flux de travail reprend, il reprend là où il s’était arrêté. Par exemple :* Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie sur une étape sans autres approbateurs, le flux de travail passe à l’étape suivante. S’il n’y a pas d’étape suivante, le flux de travail se termine.* Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec plusieurs approbateurs requis qui n’ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.Important
Lorsqu’elle est activée, cette fonctionnalité introduit un nouveau comportement pour toutes les nouvelles réponses au flux de travail de livrable au sein d’un projet, y compris les nouvelles réponses aux flux de travail en cours.
Avant d’activer ce paramètre de projet, il est important d’évaluer les flux de travail et les modèles existants pour déterminer si des modifications sont nécessaires.
Les flux de travail qui ont été créés avec des étapes supplémentaires du gestionnaire des livrables pour réviser les réponses « Rejeté » et « Réviser et soumettre à nouveau » ne seront probablement plus nécessaires avec cette fonctionnalité activée, et peuvent être supprimés du flux de travail ou du modèle de flux de travail.
Cette fonctionnalité s’applique également à toutes les réponses personnalisées mappées aux types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ».
Lorsque le gestionnaire des livrables choisit de rétablir une étape précédente du flux de travail, cette action est enregistrée dans l’historique des modifications, mais ne doit pas être signalée dans les outils de création de rapports. Si vous souhaitez revenir à l’ancien comportement qui déplace toujours la responsabilité vers l’avant, désactivez le paramètre « Activer les flux de travail de rejet » et enregistrez votre sélection.
Le gestionnaire des livrables désigné ou un utilisateur disposant d’autorisations de niveau Admin dans l’outil Livrables peut reprendre un flux de travail.
Sous E-mails de livrable, choisissez parmi ces options pour configurer les paramètres de notification par e-mail pour les éléments de livrable :
Remarque:
Ces paramètres d’e-mail ne s’appliquent pas lors de l’envoi et du renvoi de livrables dans des dossiers de livrables. Voir E-mails pour les dossiers de livrables.
Pour en savoir plus sur les actions qui déclenchent une notification automatique par e-mail, voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?
Les e-mails « Action requise » ne peuvent pas être désactivés. Pour en savoir plus, voir Pourquoi ne puis-je pas désactiver les e-mails « Action requise » envoyés depuis l’outil Livrables ?
Supprimez la coche des cases souhaitées pour empêcher le système d’envoyer automatiquement une notification par e-mail aux utilisateurs désignés dans les rôles et pour les événements correspondants.
Cochez la case appropriée pour autoriser le système à envoyer automatiquement une notification par e-mail aux utilisateurs désignés dans le rôle approprié pour chaque événement.
Cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut pour restaurer les paramètres par défaut du système pour les e-mails de livrable.
Une fois la mise à jour des paramètres de la page Paramètres des livrables, cliquez sur Mettre à jour.
Créer des réponses personnalisées aux livrables
Navigate to the project's Submittals tool.
Click the Configure Settings
icon.
This reveals the ‘Submittal Settings’ page.Click Submittal Responses.
Locate the submittal response that you want to change.
Choose from the following options:
Change a Custom Submittal Response:
You can change an existing response to a custom value for all eight (8) of the default submittal responses in Procore.1. Click the pencil icon next to a response to edit it.2. Type in the new name for the response. Click Edit Response to save your changes.Add a New Custom Submittal Response:
You can add up to twelve custom submittal responses for several of the default submittal responses in Procore. For three (3) of the responses (FORWARDED FOR REVIEW, PENDING, and SUBMITTED), the system limits you to only one (1) custom response.1. Click Add Response.2. Select the associated default response.3. Enter your custom response, and click Add Response to save.
Note: You can modify the associated default response by clearing the selection and making a new one.Delete a Custom Submittal Response:
You can only delete the custom responses that have been added to the system. Each of the default responses can be customized, but not deleted.1. Click the delete icon next to the desired response.2. When prompted to confirm you want to delete the response, click Delete Response.
Where Do Custom Submittal Responses Appear?
After customizing your responses, they will appear as selections in any space in the Submittals tool where default responses are visible, such as filters or in the response selection screen in a submittal workflow.
Remplacer l’utilisateur du flux de travail
Vous pouvez remplacer un utilisateur dans les flux de travail de livrable par lot pour tous les livrables pour lesquels il a une réponse « en attente ». Lorsque vous remplacez des utilisateurs de flux de travail :
Seuls les flux de travail pour lesquels la réponse de l’utilisateur actuel est dans un statut En attente seront remplacés par le nouvel utilisateur.
Si un utilisateur actuel a déjà répondu dans un flux de travail, il ne sera PAS remplacé par le nouvel utilisateur du flux de travail.
Le nouvel utilisateur du flux de travail ne recevra que les nouveaux e-mails de flux de travail. Ils ne recevront aucun e-mail de flux de travail précédemment envoyé à l’utilisateur actuel.
Important
Cette action ne remplacera PAS les utilisateurs dans les modèles de flux de travail. Pour remplacer des utilisateurs dans un modèle de flux de travail, vous devez modifier le modèle manuellement.