Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour l’importation de livrables dans Procore. Cliquez ici pour voir des tutoriels, des vidéos et plus d’informations sur l’outil Livrables du projet.
Livrable Imports est la méthode la plus efficace pour générer en masse un registre des livrables avec des données détaillées pour les livrables et les lots de votre projet. Ce guide vous présentera les bonnes pratiques pour vous aider à optimiser l’efficacité lors de l’utilisation des importations de livrables. Êtes-vous prêt ?
Vous pouvez ajouter de nombreux détails aux éléments livrable au moment de la création en utilisant une feuille de calcul XLSX ou CSV et le Procore Imports application. Il est beaucoup plus efficace de dupliquer des données sur plusieurs éléments dans une feuille de calcul que d’ajouter les données individuellement pour chaque livrable élément.
Les importations de livrables sont effectuées à l’aide de Procore Imports, qui n’est disponible que pour les ordinateurs exécutant Windows 10 ou une version ultérieure. Voir Importer des livrables dans votre outil Livrables au niveau projet (Procore Imports). Pour les utilisateurs de Mac, notre support client est disponible pour vous aider dans ces importations. Voir Envoyer un modèle d’import des livrables complété à Procore.
Assurez-vous que le ou les utilisateurs désignés en tant que gestionnaire des livrables ont été ajoutés à l’outil Annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.
Si vous devez désigner une autre entreprise comme « sous-traitant responsable » pour une ou plusieurs livrables, assurez-vous que chaque entreprise a été ajoutée à l’outil Annuaire du projet. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.
Si votre projet utilise des lieux et que vous souhaitez ajouter des informations de lieu à vos livrables, les niveaux de lieu doivent déjà exister dans Procore. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet.
Si votre entreprise utilise l’outil Cahier des charges du projet pour gérer les spécifications, chargez-les dans Procore (voir Charger le cahier des charges) ou ajoutez-les manuellement dans Procore.
Si vous comptez utiliser la fonction Calculs du planning des livrables, assurez-vous de l’activer dans les paramètres de configuration des Livrables du projet avant l’importation. Voir Activer les calculs du planning des livrables.
Tout d’abord, téléchargez le modèle d’import des livrables directement depuis l’application Procore Imports ou depuis notre site de support ici : Télécharger le Livrables Import Template.
Ne supprimez ni ne déplacez aucune colonne dans le modèle. Ceci entraînerait l’échec de l’importation. Vous pouvez toutefois masquer les colonnes inutilisées.
Livrable Imports ne peut être utilisé que pour créer de nouveaux livrables, pas pour mettre à jour des livrables existants.
Tous les formats de date doivent être saisis en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA, quels que soient les paramètres du projet. D’autres champs, tels que le numéro de section du cahier des charges, peuvent être formatés selon les besoins.
Pour la plupart des champs référençant des données existantes dans Procore, les données saisies lors de l’importation doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Procore. Dans le cas contraire, l’importation affichera un message d’erreur ou créera de nouveaux enregistrements indésirables.
Si vous préférez numéroter les livrables au fur et à mesure que vous les recevez, vous pouvez laisser les cellules du numéro de livrable vides ou ajouter le numéro 0 à chacune d’entre elles.
Les modèles d’importation remplis n’ont pas besoin d’être uniques pour chaque projet. Si vous créez systématiquement des éléments de livrable identiques ou similaires pour chaque projet, vous pouvez créer un modèle principal à dupliquer et à modifier si nécessaire pour chaque nouveau projet. Cela peut servir de registre de livrables et vous fera gagner un temps considérable sur les projets futurs.
Il n’y a pas de limite au nombre d’importations de livrables que vous pouvez effectuer sur un projet. Il peut être utile de séparer les importations par priorité pour les grands projets.
Les lots de livrables (colonnes A-D dans le modèle) ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandés. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Bonnes pratiques : Lots de livrables - Introduction.
Les champs de calcul du planning des livrables (colonnes R-U dans le modèle) sont fortement recommandés pour vous aider à comprendre si vos livrables sont dans les temps. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Bonnes pratiques : configurations des projets de livrables.
Livrable Imports et générateur de livrables de Procore sont les deux méthodes les plus efficaces pour créer un registre des livrables, mais elles ne doivent pas être utilisées en tandem. Les listes ci-dessous montrent les avantages et les inconvénients de chaque option pour vous aider à déterminer quel est le meilleur choix pour vos projets.
Le générateur de livrables peut réduire considérablement le temps nécessaire à la génération d’un registre des livrables.
Le générateur de livrables utilise la ROC pour identifier et ajouter le texte du livrable de la section du cahier des charges dans la description du livrable.
Le générateur de livrables crée des livrables avec des détails très limités, de sorte qu’il y aura probablement plus de travail nécessaire pour ajouter les données manquantes (manuellement ou via une modification en masse)
Le générateur de livrables ne peut être exécuté qu’une seule fois par révision de section du cahier des charges
Le générateur de livrables n’est disponible qu’en anglais pour les États-Unis, le Canada et l’Australie.
Il existe des exigences strictes concernant le formatage du cahier des charges afin d’utiliser efficacement le générateur de livrables.
Vous avez besoin d’un registre des livrables simple et rapide sans beaucoup d’informations détaillées.
Les importations sont beaucoup plus détaillées en ce qui concerne la quantité de données qui peuvent être incluses lors de la création initiale.
Les livrables importés nécessitent moins de modifications manuelles ou en masse pour leurs données, par exemple :
Dossiers de livrables
Dates d’étape de l’approvisionnement en matériaux
Lieux
Vous pouvez importer autant de modèles terminés que nécessaire
La création du registre sur le modèle d’importation est manuelle et n’extrait pas automatiquement les données de Procore (telles que les sections du cahier des charges ou d’autres textes)
Les importations nécessitent l’intervention d’un programme tiers pour modifier un fichier XLSX ou CSV, tel qu’Excel ou Google Sheets
Vous décidez d’utiliser des lots de livrables
Vous souhaitez utiliser les champs de calcul du planning des livrables de Procore pour déterminer les dates de « Soumission prévue avant le ».
Vous avez un projet complexe, tel que plusieurs phases, pour lequel vous avez besoin de livrables distincts pour chaque phase
Pour plus d’informations et de recommandations sur la création d’un registre des livrables à l’aide du générateur de livrables, voir Bonnes pratiques : générateur de livrables.
Maintenant que votre registre des livrables a été créé à partir de l’importation, nous vous recommandons d’utiliser la fonction Lots de livrables de Procore pour lancer un flux de travail pour plusieurs éléments de livrable. Voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Création et révision.
La fonction d’actions en masse de Procore peut également ajouter un flux de travail à plusieurs éléments de livrable à partir de la vue en liste. Voir Bonnes pratiques : configurations des projets de livrables.