Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d’une facture ascendante ? (Héritage)

Lors de la création d’une facture ascendante, Procore vous demande si vous souhaitez remplir automatiquement la facture avec des données provenant d’autres outils Procore. Il s’agit notamment des données provenant de :

• Les factures de sous-traitant dont le statut est Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage pour la même période de facturation que la facture au maître d’ouvrage.

• Coûts directs avec le statut Approuvé lorsque la « Date de réception » est dans la même période de facturation que la facture au maître d’ouvrage.

• Les ordres de changement de l’engagement avec le statut Approuvé qui sont également inclus dans les ordres de changement au contrat principal pour la même période de facturation que la facture au maître d’ouvrage.

After you create an upstream invoice, a confirmation prompt asks you to decide if you want Procore to automatically complete the fields in the invoice using the amounts entered in your project's change orders, direct costs, and downstream invoices.

How Procore Uses Your Data to Automatically Complete the Invoice

For Procore to properly complete an invoice using the amounts from your invoice and direct costs for a commitment's billing period, the following must be true:

For Direct Cost Amounts

• Direct cost amounts must have a status of Approved.

• The 'Received Date' on the direct cost (see Create a Direct Cost) must fall between the 'Start Date' and 'End Date' of an invoice's billing period. See Manage Billing Periods.

• Only direct costs from the project's Direct Costs tool are automatically populated.

   Important

  • Les utilisateurs peuvent travailler avec leur Point de contact Procore pour demander à l’équipe ERP de Procore de configurer un paramètre dans le client de synchronisation hh² pour définir la « Date de comptabilité » ou la « Date de transaction » du Sage 300 CRE® contrat comme « Date de réception des coûts directs » dans Procore. Ceci permet aux transactions de coût du projet de votre système ERP de remplir automatiquement les factures au maître d’ouvrage dans Procore pour la période de facturation concernée.

  • Pour les clients utilisant Intégrations ERP, les coûts directs ne peuvent être automatiquement remplis sur une facture au maître d’ouvrage qu’en utilisant certaines intégrations Procore + ERP. Voir Ce qu’il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

For Downstream Invoice Amounts

Downstream invoices include both subcontractor invoices and contractor invoices created in the Project level Commitments tool.

• The downstream invoice must be associated with the selected commitment billing period.

• The downstream invoice must have a status of Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval.

• The downstream invoice should have at least one (1) line item.

• The downstream invoice's line items must meet one of the following conditions:

  • The cost code and cost type on the line item must match the cost code and type on either the upstream invoice and/or direct cost line item.
    OR

  • The cost code on the line item must be a member of the division. For example, let's assume there is a line item on a downstream invoice for cost code 03-300 and a separate line item for division 03. In this scenario, the amount on the line item for cost code 03-300 will be copied to the line item for division 03.

     Prudence

    Si un facture descendante comporte plusieurs postes sur un et/ou un Facture de sous-traitant coût direct poste qui partage le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l’esprit que Procore duplique le montant sur les DEUX postes du facture ascendante, en doublant le montant sur le facture. Pour éviter ce problème, vous devez vous assurer que vous ne disposez que d’un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.

• If you choose to compile an invoice backup, Procore attaches the compiled backup to the downstream invoice. If the DocuSign^© integration is being used, the backup also includes any PDFs.

For Direct Costs and Downstream Invoice Amounts

• After an upstream invoice is created, you cannot automatically copy values from downstream invoices or direct costs to the upstream invoice at a later time. Instead, you must manually enter the amounts.

• Only downstream invoices and direct costs amounts are copied. If the copied downstream invoice and direct cost are revised after the copy action is complete, the upstream invoice is not updated with the revised amounts.

• If a commitment's accounting method is Unit/Quantity-Based, only the value copies over. Quantity is NOT reflected in the upstream invoice. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Additional Information

• Amounts billed for change orders are automatically completed by taking values from the downstream invoice and including them on the upstream invoice when line items have the following:

  • The contract or funding change order and its corresponding commitment change order must be same line item as the change event that the items were created. Keep in mind that your projects must have the Change Events tool enabled.

  • Line items have change orders broken down by line item. By default, this function is automatically enabled unless your Procore project was created before March 29, 2018.

• When automatically completing data, this data is copied from the downstream invoices (or direct costs) and entered into the 'Detail' tab of your upstream invoice:

  • Amounts from the 'Work Completed (This Period)' column on downstream invoices and direct costs are copied into your upstream invoice's 'Work Completed (This Period)' column.

  • Amounts from the 'Materials Presently Stored' column on downstream invoices are copied into your upstream invoice's 'Materials Presently Stored' column.