Guide du créateur de modèles de flux de travail au niveau entreprise

Étapes de réponse

Recueillir les commentaires, les décisions ou les actions des participants désignés.

Responsabilité claire: assigne des utilisateurs, des rôles (comme « Flux de travail Manager » ou « Élément Créateur ») ou des groupes de distribution spécifiques pour prendre des mesures, en veillant à ce que quelqu’un soit directement responsable de faire avancer le flux de travail. Exécution en temps opportun: permet de fixer des échéances (« Jours pour terminer » avec des options pour les jours calendaires ou ouvrables), d’obtenir des réponses en temps opportun et d’envoyer des rappels automatisés pour les éléments en retard. Notifications automatisées: Tient les parties concernées informées de l’attribution d’une étape, de l’approche de sa date d’échéance, du retard et de l’achèvement, améliorant ainsi la communication et la transparence. Suivi Statut: met à jour le « Élément Statut » associé au flux de travail élément, fournissant un indicateur visuel clair de l’endroit où se trouve le élément dans le processus d'approbation. Affectation flexible: permet de configurer les personnes assignées à la fois au niveau du modèle et, pour plus de spécificité, au niveau Projet lorsque le flux de travail est appliqué. Options de réponse définies: permet d’obtenir des réponses standardisées (par exemple, Approuver, Rejeter, Renvoyer ou réponses personnalisées), ce qui garantit la clarté du processus de prise de décision. Pour les réponses personnalisées, il peut également exiger qu’une raison soit fournie.

Étapes de la condition

Dirige le flux de travail le long de différents chemins, en fonction de critères spécifiques.

Prise de décision automatisée: achemine le flux de travail de manière dynamique en fonction de critères ou de données prédéfinis dans Procore (par exemple, si la valeur d’un ordre de changement est « supérieure » à un certain montant ou si un champ personnalisé est sélectionné). Cela réduit les interventions manuelles. Flux de travail sur mesure: Permet de créer des chemins d’approbation plus complexes et personnalisés qui s’adaptent à des situations ou à des attributs d’élément spécifiques sans avoir besoin de modèles de flux de travail entièrement séparés. Efficacité accrue: rationalise les processus en dirigeant automatiquement les éléments vers l’étape suivante ou l’approbateur approprié en fonction des conditions remplies, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur humaine dans l’acheminement. Application des règles: permet d’appliquer les règles et les politiques métier de manière cohérente en veillant à ce que les éléments répondant à certaines conditions suivent un chemin spécifique et prédéterminé. Complexité simplifiée: gère les scénarios complexes en les décomposant en branches logiques « si-alors-autrement » au sein d’un modèle de flux de travail unique.

Étapes finales (réussies)

Conclut formellement le flux de travail avec une résolution positive.

Résolution positive claire: marque clairement l’achèvement réussi d’un flux de travail, en fournissant un point final sans ambiguïté. Élément Statut définitif: Permet de définir un « Élément Statut » final (par exemple, « Approuvé », « Fermé ») qui reflète le résultat positif, ce qui facilite la tenue des dossiers et la production de rapports. Notifications finales: facilite l’envoi de notifications automatisées à des groupes ou rôles désignés, les informant de la réussite du processus. Finalité du processus: fournit un signal clair qu’aucune autre action n’est requise dans ce flux de travail spécifique, ce qui permet aux équipes de passer aux tâches suivantes. Piste d’audit: contribue à une piste d’audit complète en enregistrant explicitement la conclusion réussie du flux de travail.

Étapes de fin (infructueux)

Conclut formellement le flux de travail avec une résolution négative avec des problèmes qui empêchent le succès.

Effacer la résolution négative: indique quand un flux de travail n’a pas abouti avec succès, ce qui signifie clairement un problème ou un rejet. Élément Statut définitif: Permet de définir un « Élément Statut » final (par exemple, « Rejeté », « Annulé ») qui reflète le résultat infructueux, ce qui est crucial pour le suivi et l’action corrective. Notification aux intervenants: Permet d’envoyer des notifications automatisées aux parties concernées en cas d’échec, ce qui garantit une prise de conscience et un suivi en temps opportun. Identifie les blocages: permet d’identifier rapidement les éléments qui ne répondent pas aux critères d’approbation ou qui rencontrent des problèmes, ce qui permet une enquête et une résolution rapides. Initie d’autres actions: peut servir de point de déclenchement pour des processus alternatifs ou des escalades si un élément ne parvient pas à suivre le flux de travail avec succès.