Mise en route Correspondance

Éléments à prendre en compte

• Le nom que vous donnez au type de correspondance doit clairement décrire son utilisation prévue (certains exemples sont indiqués dans les listes ci-dessus). Le type est la première chose que les équipes de projet verront lorsqu’elles initieront une nouvelle correspondance dans un projet, alors choisissez un nom de type qu’elles reconnaîtront et comprendront.

  • Recommandé : définissez un préfixe dans le nom du type de correspondance, qui peut être facilement compris et reconnu par les équipes de projet. Il sera ainsi plus facile pour les équipes de projet de reconnaître rapidement le type de correspondance lors de son utilisation dans l’annotation de plan ou lors de l’établissement d’un lien avec d’autres outils.

• Les autorisations sont appliquées au niveau du type et sont basées sur des modèles (généralement par rôle, dans l’outil Permissions au niveau entreprise). Réfléchissez donc à qui devra consulter et utiliser ce type de correspondance et créez des types distincts pour permettre les communications avec des publics distincts (par exemple, un avis général à un sous-traitant serait un type distinct de celui d’un avis général à un maître d’ouvrage). Voir Correspondance : Permissions pour plus d’informations.

• Recommandé : sélectionnez « Privé par défaut » lorsque vous créez le type de correspondance. Étant donné que les autorisations de correspondance sont basées sur les rôles, cette étape garantit que seules des parties spécifiques (par exemple, un sous-traitant particulier) pourront voir les correspondances qui leur sont attribuées ou distribuées (plutôt que tous les sous-traitants). (À l’inverse, si le type de correspondance a pour but de diffuser de l’information à tous les membres d’un rôle de projet particulier [p. ex. Tous les sous-traitants], vous devez alors désélectionner l’option « Privé par défaut ».)

• Le type de correspondance apparaît également dans sa propre ligne sur le graphique Aperçu du projet, sur la page d’accueil du projet. De cette façon, vous pouvez facilement suivre le statut des éléments dans chaque type de correspondance.

• Si votre entreprise utilise un outil personnalisé (créé par l’équipe Solutions personnalisées de Procore), vous ne pouvez pas avoir de types de correspondance qui correspondent aux noms d’outils personnalisés. Si vous souhaitez utiliser un type de correspondance déjà associé à un outil personnalisé, nous vous recommandons de modifier le nom de l’outil personnalisé.

Escalier

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres des outils », cliquez sur Correspondance.

3. Cliquez sur l’onglet Types .

4. Cliquez sur +Créer.

5. Dans la fenêtre « Ajouter un type de correspondance », sélectionnez le bouton Créer un nouveau type personnalisé . Note: Voir Ajouter un type de correspondance de modèle si vous préférez commencer à partir d’un modèle ou si la version de l’outil Correspondance de votre entreprise n’a pas l’option « Créer un nouveau type personnalisé ».

6. Complétez les informations suivantes pour le nouveau type de correspondance :

   • Nom: saisissez un nom pour le type de correspondance.

      Pourboire

     En fonction du texte que vous saisissez dans le champ Nom , le système suggère des modèles de correspondance de même nom qui n’ont pas encore été ajoutés au compte Procore de votre entreprise. Vous pouvez sélectionner le bouton d’un type de correspondance modèle pour finir de remplir le champ Nom et pour remplir automatiquement le champ Préfixe du numéro .

   • Numéro de préfixe (facultatif) : saisissez un préfixe alphanumérique (jusqu’à 10 caractères) pour le type de correspondance.

   • Optionnel: Cochez la case Les éléments sont privés par défaut si vous souhaitez que tous les éléments créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.

   • Optionnel: Cochez la case Envoyer des rappels par e-mail pour les éléments en retard si vous souhaitez que Procore envoie des rappels automatiques par e-mail aux personnes assignées lorsqu’un élément auquel elles sont affectées est en retard. L’activation ou la désactivation de cette fonctionnalité affecte tous les projets qui utilisent ce type de correspondance. Il s’agit d’une fonctionnalité globale qui ne peut pas être configurée pour un seul projet.

7. Cliquez sur Ajouter. Le nouveau type de correspondance est créé et une bannière indiquant « Le modèle a été ajouté avec succès ». s’affiche. Vous êtes ensuite redirigé vers la page « Modifier l’ensemble de champs » pour le nouveau type de correspondance où vous pouvez mettre à jour l’ensemble de champs et l’appliquer à un ou plusieurs projets (ce qui vous permettra de commencer à créer et à afficher des éléments de correspondance avec le nouveau type de correspondance sur ces projets). Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

    Pourboire

   • Pour ajouter ou créer des champs personnalisés à l’ensemble de champs pour le nouveau type de correspondance, voir Créer de nouveaux champs personnalisés.

   • Pour ajouter des sections personnalisées à l’ensemble de champs pour le nouveau type de correspondance, voir Créer des sections personnalisées.