Mise en route Correspondance

Il existe des paramètres supplémentaires que vous pouvez configurer pour chaque type de correspondance au niveau Projet. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour :

• Activer les rappels par e-mail pour les éléments en retard

• Définir un par défaut liste de distribution

• Définir des dates d’échéance automatisées pour les réponses

• Ajouter une description par défaut

Escalier

• Paramètres de l’onglet

• Tableau des autorisations

Paramètres de l’onglet

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez configurer les paramètres.

3. Cliquez sur Paramètres de l’ongletdans la barre latérale.

4. Remplissez les éléments suivants si nécessaire pour votre projet :
   Note: Les utilisateurs qui créent ou modifient un élément de correspondance à l’aide de ce type de correspondance peuvent modifier les champs Distribution, Date d’échéance et Description pour des éléments individuels.

   • Par défaut Distribution : sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes de distribution dans le menu déroulant. Cliquez sur l’icône Supprimer à côté du nom d’un utilisateur si vous souhaitez le supprimer de cette liste. Remarque : Pour être ajoutés à cette liste, les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance. Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d’autorisations de projet.

   • Les réponses seront dues : Saisissez un nombre pour les jours ouvrables par défaut après lesquels une réponse sera due.

   • Description par défaut : Saisissez une description par défaut à ajouter aux éléments créés à l’aide de ce type de correspondance.

   • Paramètres de l’e-mail : cochez ou décochez les cases sous chaque rôle de l’utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par e-mail pour chaque événement par e-mail. Voir Qui reçoit les e-mails de éléments de correspondance et les notifications push ? pour plus d’informations. Remarque : Certains paramètres d’e-mail sont configurés au niveau entreprise et affectent tous les projets. Par exemple, la case à cocher « Envoyer des rappels par e-mail pour les éléments en retard » est décrite dans Créer un nouveau type de correspondance.

      Important

     Si un flux de travail en libre-service de correspondance personnalisé est utilisé sur un projet, les notifications par e-mail des documents de correspondance pour ce projet sont gérées via les paramètres de configuration du flux de travail. Voir Quelles notifications par e-mail sont envoyées à partir des flux de travail ?

5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Tableau des autorisations

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur Configurer les paramètres et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez afficher les autorisations d’utilisateur.

3. Cliquez sur Tableau des autorisations dans la barre latérale. Le tableau Autorisations de l’utilisateur s’affiche pour le type de correspondance.

   • L’icône de coche verte indique le niveau d’autorisation accordé à l’utilisateur sur le type de correspondance : « Aucun », « Lecture seule », « Standard » ou « Admin ».

   • L’icône rouge indique quels niveaux d’autorisation ne sont pas attribués à l’utilisateur.

   • L’icône gris indique quels niveaux d’autorisation ne sont pas assignés à l’utilisateur et ne peuvent actuellement pas être modifiés car l’utilisateur a reçu un modèle d’autorisation de projet. Pour modifier leurs autorisations dans l’outil Annuaire au niveau projet, consultez Modifier les autorisations d’un utilisateur dans l’annuaire du projet.

      Pointe

     Voir Matrice d’autorisations utilisateur pour plus d’informations sur les différentes actions qui peuvent être effectuées par les utilisateurs avec le niveau d’autorisation que vous sélectionnez.

4. Pour modifier le niveau d’autorisation d’un utilisateur sur le type de correspondance lorsqu’aucun modèle d’autorisation de projet n’est assigné, cliquez sur l’icône rouge correspondant au niveau d’autorisation que vous souhaitez accorder à l’utilisateur. L’icône rouge est remplacée par une icône de coche verte et le niveau d’autorisation de l’utilisateur pour le type de correspondance est automatiquement enregistré.