Détails
Les principales fonctionnalités de gestion des retenues dans Procore Pay sont les suivantes :
Configurez Procore Pay pour empêcher les paiements de factures jusqu’à ce que les retenues soient levées
Créer des suspensions de facture ou des retenues fournisseur sur les factures de sous-traitant
Alerter les utilisateurs lorsque des retenues sont appliquées sur les factures des sous-traitants
Gérer les retenues sur les factures des sous-traitants à partir de l’outil Paiements
Gérer les retenues sur les factures des sous-traitants à partir de l’outil Engagements
Gérer les blocages des factures de sous-traitants à partir de l’outil Facturation
Configurez Procore Pay pour empêcher les paiements de factures jusqu’à ce que les retenues soient levées
Les utilisateurs ont la possibilité de configurer l’outil Paiements pour empêcher Procore Pay de payer les factures de sous-traitant lorsque des suspensions sont appliquées. Pour ce faire, un Admin Paiements ou un administrateur Procore peut choisir parmi les configurations suivantes :
Obligatoire et empêche le paiement. Alerte les utilisateurs lorsque des retenues sont appliquées à des factures de sous-traitant et empêche les utilisateurs de créer des débours pour payer ces factures jusqu’à ce que les suspensions soient levées.
Obligatoire mais permet le paiement. Alerte les utilisateurs lorsque des retenues sont appliquées à la facture de sous-traitant et leur permet de créer des débours pour payer ces factures lorsque les suspensions sont actives.
Ce n’est pas obligatoire. Désactive la fonction d’alerte et n’informe pas les utilisateurs des retenues et n’empêche pas le paiement des factures de sous-traitant.
Créer des suspensions de facture ou des retenues fournisseur sur les factures de sous-traitant
Avec Procore Pay, les utilisateurs autorisés peuvent créer et appliquer différents types de retenues sur les factures des sous-traitants :
facture. Les administrateurs des paiements, les débourseurs de paiements et les administrateurs de factures peuvent appliquer une suspension de facture pour avertir les utilisateurs de suspendre le paiement d’une facture de sous-traitant spécifique.
fournisseur. Les administrateurs de paiements et les débours de paiements peuvent appliquer une retenue de fournisseur à un facture de sous-traitant pour avertir les utilisateurs de suspendre les paiements pour toutes les factures de sous-traitant associées à un ID de fournisseur spécifique.
Alerter les utilisateurs lorsque des retenues sont appliquées sur les factures des sous-traitants
Procore Pay avertit les utilisateurs des suspensions au moyen d’une icône d’alerte dans la colonne Suspensions manuelles de l’onglet Factures de sous-traitant de l’outil Paiements. Il alerte également les utilisateurs en affichant une bannière pour les utilisateurs qui consultent les factures concernées.
Lorsque des suspensions sont appliquées, Procore Pay affiche une icône d’alerte dans la colonne Suspensions manuelles de l’onglet Factures de sous-traitant de l’outil Paiements. Les utilisateurs peuvent cliquer sur l’icône Informations pour afficher le panneau Conditions de paiement de la facture.
Dans le panneau Exigences de paiement d’une facture de sous-traitant, un onglet Suspensions affiche toutes les suspensions actives ou historiques sur la facture.
Lorsqu’il est configuré pour utiliser le paramètre « Requis et empêche les paiements », une bannière d’information ROUGE apparaît pour informer les utilisateurs de la suspension. Avec cette option, Procore Pay oblige les utilisateurs à relâcher la suspension avant d’autoriser facture paiement.
Lorsqu’il est configuré pour utiliser le paramètre « Obligatoire mais autorise les paiements », une bannière d’information JAUNE apparaît pour informer les utilisateurs de la suspension. Avec cette option, Procore Pay alerte uniquement les utilisateurs. Cela n’empêche pas les utilisateurs de payer des factures.
Gérer les retenues sur les factures des sous-traitants à partir de l’outil Paiements
Les administrateurs de paiement et les débours de paiement peuvent créer, modifier, afficher et libérer des retenues de facture ou de fournisseur sur les factures des sous-traitants à partir de l’outil Paiements. Ils peuvent également gérer les deux types de retenues sur les factures de sous-traitants à partir de l’outil Engagements ou Facturation.
Dans le panneau Conditions de paiement de l’outil Paiements, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Pour créer et appliquer une facture ou une retenue fournisseur, cliquez sur Créer une suspension. Voir Créer et appliquer une retenue manuelle sur une facture.
Pour modifier une suspension existante, cliquez sur Modifier. Voir Modifier une retenue manuelle sur une facture.
Pour lever une suspension, recherchez la suspension à libérer et cliquez sur Relâcher. Libérer une suspension manuelle sur une facture.
Gérer les retenues sur les factures des sous-traitants à partir de l’outil Engagements
Les administrateurs de paiements et les débourseurs de paiements qui ont également reçu des autorisations d’administrateur des factures peuvent créer, modifier, afficher et libérer des retenues de facture ou de fournisseur sur les factures de sous-traitant à partir du Outil Engagements. Ils peuvent également gérer les deux types de retenues sur les factures de sous-traitants à partir de l’outil Facturation ou Paiements. Voir Créer et appliquer une retenue manuelle sur une facture.
Les utilisateurs disposant uniquement d’autorisations d’administrateur des factures sont limités à la création, à la modification et au déblocage des retenues de facture. Ils sont limités à l’affichage des retenues fournisseurs sur les factures de sous-traitants à l’aide de l’outil Engagements ou Facturation d’un projet.