Utiliser la fonction « Prévision jusqu’à l’achèvement »

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent exacts et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité relève de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous devrez peut-être générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour rendre compte clairement de tous les coûts facturables de votre projet (en d’autres termes, ce qui a été réalisé sur le projet) et des coûts prévus (en d’autres termes, ce qui reste à terminer sur le projet).

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à réaliser sur un projet, une colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs « vues standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Vue vierge du budget, Budget standard Procore (multi-niveaux) et Budget des coûts directs Procore ERP). Cette colonne peut également être ajoutée à toutes les vues du budget personnalisées que vous choisissez de créer. Voir Configurer une nouvelle vue du budget.

Avec la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement », vous pouvez :

• Estimez le coût « Au-dessus/en dessous du budget prévu » pour chaque poste budgétaire
  Ceci garantit que le total dans la colonne « Coût estimé à l’achèvement » est exact et cohérent avec votre projection hebdomadaire ou mensuelle précédente.

• Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste

  • Le paramètre Calcul automatique calcule les coûts restants du projet en fonction de la différence entre le « budget prévu » et les « coûts prévus », afin de maintenir une valeur « Au-dessus/en dessous du budget prévu » de zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.

  • Le paramètre Saisie manuelle vous permet d’ajouter des éléments et des montants pour définir un nombre de prévisions plus réaliste basé sur des détails clés du projet.

  • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d’ajouter des éléments basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement tout au long du projet.

• Ajouter des notes sur les prévisions
  enregistrez une note utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste budgétaire. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

• Informations complémentaires :

  • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévision jusqu’à l’achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle ou Ressources surveillées par poste.

  • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.

  • L’entrée « Notes » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle et les ressources surveillées.

  • Important! Lorsque vous passez de la saisie manuelle au calcul automatique, tous les éléments de saisie manuelle ajoutés précédemment sont supprimés.

• Calculs de carboneutralité :

  • Un utilisateur disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Budget peut configurer la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l’outil Budget.
    Remarque: Ce paramètre s’applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget.

  • Une icône en forme d’éclair dans la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul automatique de zéro émission nette a été appliqué.

  • Un point d’interrogation ? indique que la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP :

  • Vous pouvez exporter les prévisions des coûts de Procore vers certains systèmes ERP intégrés. Voir Comment exporter les données de prévisions des coûts d’un budget Procore vers un système ERP ?

• Configurer une nouvelle vue du budget

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Budget .

3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.

4. Dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le lien à droite de l’icône en forme d’éclair .
   
   
   

5. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

   • Calcul automatique

   • Saisie manuelle

   • Saisie de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

   • Ressources surveillées

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option A_utomatic Calculation_ sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut de l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée en tant que valeur dans la colonne « Au-dessus/en dessous du budget prévu ».

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclair , procédez comme suit :

1. Dans la section Prévisions jusqu’à l’achèvement qui apparaît sous le tableau de l’onglet Budget, choisissez l’option Calcul automatique.

2. Optionnel: Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Notes .
   
   
   

3. Cliquez sur l’icône Fermer en haut à droite de la section Prévisions jusqu’à l’achèvement pour la fermer.

Saisie manuelle

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclair , procédez comme suit :

1. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Saisie manuelle .

2. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .

3. Optionnel: Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      • Description
        saisissez une description pour le nouveau poste.

      • Quantité
        saisissez une quantité. Par défaut, l’entrée est fixée à 1.

      • Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?). La sélection par défaut est « mf » (montant forfaitaire).

      • Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire. Par exemple, saisissez : 100,00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).

      • Montant
        Saisissez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multiplié par le coût unitaire.

   2. Ajoutez des postes selon vos besoins.

4. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur l’icône Terminé ou fermer pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

Saisie de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

Cette méthode de saisie de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d’un projet. Dans l’onglet Budget, Procore renseigne le montant « Entrée de somme forfaitaire » avec le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l’onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer une vue de prévisions, voir Configurer une nouvelle vue de prévisions.

1. Cliquez sur l’onglet Prévisions .

2. Cliquez sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclair , procédez comme suit.

3. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Saisie de somme forfaitaire .

4. Saisissez un montant forfaitaire dans la zone de texte.

    Important

   Because your lump sum entry overrides the 'Forecast to Complete' amount in the budget, it is important to understand the implication that using this calculation can have on your overall budget forecast.

5. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .

6. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur l’icône Terminé ou fermer pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

Ressources surveillées

La colonne « Ressources surveillées » prévoit vos coûts prévus en fonction des taux de ressources et de l’heure, puis introduit les ressources, applique une heure et une date, et ajoute un coût unitaire et un taux d’utilisation pour les ressources dans un code budgétaire. Procore prélève automatiquement le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement » au fil du temps.

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclair :

1. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Ressources surveillées .

2. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .

3. Optionnel: Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      • Description
        saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.

        Example

        Examples include:

        • Project Manager Level 1, Level 2

        • Office Trailer Rental

        • Temporary Toilet Facilities

        • Temporary Storage Container Rental

      • Date de début
        sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.

      • Date de fin
        sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.

      • Unités restantes
        choisissez Semaines ou Mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou de chaque mois.

      • Coût unitaire
        Ajoutez le coût par unité. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, saisissez : 100,00* Utilisation
        saisissez le pourcentage de la ressource qui est utilisé pendant la durée donnée du poste.

         Note

        Your entry in the previous column determines how the value in each column populates.

        Note: Procore does not permit you to pro-rate costs. For example, 8 days is equal to 2 weeks, not 1.14 weeks.

        Column Name	Calculation
        Calculated Unit Cost	Utilization Rate * Unit Cost
        Forecast to Complete	Calculated Unit Cost * Units Remaining
        Planned	Calculated Unit Cost * Total Units This value applies to the start and end date that you specificed.

   2. Ajoutez des postes selon vos besoins.

4. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur l’icône Terminé ou fermer pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.