Modifier un élément de correspondance

Accédez à l’outil Correspondance du projet.

Cliquez sur l’onglet Liste .

Cliquez sur Numéro à côté de l’élément de correspondance que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur Modifier. Si vous recherchez plusieurs documents, consultez les conseils pour la modification par lot.
Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .

Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
Note: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

• Nombre: Il s’agit du numéro unique permettant d’identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu’ils seront liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre emplacement où le document de correspondance est répertorié.

• Statut: Sélectionnez le statut approprié pour votre document de correspondance :
  Note: Si un flux de travail est appliqué, le statut est déterminé par le flux de travail et n’est pas modifiable.

• Fermé: La correspondance a été clôturée.

• Ouvert: La correspondance est ouverte.

• Statut personnalisé : Les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des documents de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.

• Objet: L’objet est un titre du document de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre emplacement où le document de correspondance est répertorié.

• Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans « Reçu de », les utilisateurs répertoriés dans « Personnes assignées », les utilisateurs répertoriés dans « Distribution » et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » au niveau entreprise ou projet.

   Note

  • Users who belong to the same companies as the users listed on the item can also view private items if the General Correspondence type has the granular permission of 'View Private Items Accessible to Users within Same Company' enabled.

  • Reach out to your Procore point of contact if you wish for Private correspondence items to be hidden from users with 'Admin' level permissions at the company or project level, ensuring they will not have the ability to view or respond to private items unless they are specifically included on the correspondence item. (If your company is based in Australia or New Zealand, this additional level of privacy will be enabled by default).

  • You can always see who has permissions to private items via the 'Permissions' tab when viewing a correspondence item.

• Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs de l’annuaire. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
  Note: Si un flux de travail est appliqué, ce champ est remplacé par « Personne assignée à l’étape actuelle » et est en lecture seule.

• Date d’échéance : Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due.
  Note: Si un flux de travail est appliqué à l’élément, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.

• Reçu de : Semblable à « CC » dans les e-mails, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.

• Membre de la distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
  Note: Si un flux de travail est appliqué à l’élément, une fois l’élément émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés. Ajoutez (ou supprimez) manuellement des membres de distribution supplémentaires sur le document de correspondance pour leur donner accès au document. Cependant, les notifications ne sont envoyées qu’aux membres de la liste de distribution du flux de travail, et non à la liste de distribution des documents de correspondance.

• Impact sur le planning : Indiquez si l’objet de ce document de correspondance a ou affectera le planning.

  • « Oui » : le planning est impacté de manière connue.

  • « Oui (inconnu) » : oui, le planning est impacté, mais les détails ou l’étendue de l’impact ne sont pas encore connus.

  • « Non » : le planning n’est pas impacté.

  • « À déterminer » : À déterminer. Vous ne savez pas si le planning sera impacté ou non.

  • « N/A » : l’horaire n’est pas pertinent pour ce document de correspondance.

• Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à connecter au document de correspondance.

• Code de coût : Sélectionnez un code de coût à attribuer au document de correspondance.

• Métiers: Sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer au document de correspondance.

• Emplacement: Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante.
  Note: Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste.

• Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.

• Pièces jointes: Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication sur cette correspondance générale. Le nombre maximal de pièces jointes pour chaque document de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans les réponses au document de correspondance ne sont pas prises en compte dans ce maximum.

• Tâches planifiées : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches du planning du projet à associer au document de correspondance.

Cliquez sur Enregistrer.