Modifier un élément de correspondance
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Pour modifier tout document de correspondance : Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
Pour modifier une « ébauche » de document de correspondance que vous avez créé : autorisations de niveau « Standard » sur le type de correspondance de l’élément.
OU
Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d’autorisation.Pour modifier un document de correspondance « ouvert » que vous avez créé : Autorisations de niveau « Standard » sur le type de correspondance.
OU
Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Modifier les éléments ouverts qu’ils ont créés » activée dans votre modèle d’autorisation.
Informations complémentaires :
Si l’on a demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise, seuls les éléments de correspondance « Ébauche » sont modifiables, quelles que soient les autorisations de l’utilisateur. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .
Si vous avez été assigné ou associé à un document de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à ce document, voir Répondre à un document de correspondance.
Si un flux de travail est appliqué à l’élément et que l’élément est émis, les champs suivants sont automatiquement remplis avec les informations du flux de travail : Statut, Date d’échéance, Personnes assignées et Membre de la distribution. De plus, le bouton « Publier une réponse et modifier le statut » n’est plus disponible à moins que les « réponses » ne soient activées dans l’ensemble de champs.
Informations de notification par e-mail :
La modification d’un élément de correspondance « ouvert » entraîne une notification par e-mail au créateur de l’élément et à toute personne renseignée dans les champs « Personne assignée », « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par e-mail « Élément mis à jour » pour le type de correspondance.
Des notifications par e-mail sont envoyées pour tous les éléments de correspondance jusqu’à ce que leur statut passe à « Fermé ».
Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ? pour plus de détails.
Escalier
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Cliquez sur Afficher à côté de l’élément que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le bouton Modifier .
Si vous recherchez plusieurs documents, consultez les conseils pour la modification par lot.
Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .(Facultatif) Modifier le type de correspondance :
Pour modifier le type de l’élément, sélectionnez une nouvelle option dans le menu déroulant Type.
Remarque : Vous pouvez passer d’un type de correspondance à l’autre directement sur la page sans perdre votre progression ni quitter l’écran. Les modifications apportées au type peuvent actualiser les champs disponibles si le nouveau type a une configuration différente.À noterBien que la liste déroulante permette de modifier le type, ne l’utilisez pas pour convertir un élément de correspondance en DDR. Pour garantir l’intégrité des données et l’accès aux fonctionnalités spécifiques à la DDR, utilisez toujours l’outil DDR dédié pour les flux de travail de demande de renseignements.
Cliquez sur l’onglet Liste .
Cliquez sur Numéro à côté de l’élément de correspondance que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Modifier.
Si vous recherchez plusieurs documents, consultez les conseils pour la modification par lot.
Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .
Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
Note: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
Nombre: Il s’agit du numéro unique permettant d’identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu’ils seront liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre emplacement où le document de correspondance est répertorié.
Statut: Sélectionnez le statut approprié pour votre document de correspondance :
Note: Si un flux de travail est appliqué, le statut est déterminé par le flux de travail et n’est pas modifiable.Fermé: La correspondance a été clôturée.
Ouvert: La correspondance est ouverte.
Statut personnalisé : Les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des documents de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
Objet: L’objet est un titre du document de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre emplacement où le document de correspondance est répertorié.
Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans « Reçu de », les utilisateurs répertoriés dans « Personnes assignées », les utilisateurs répertoriés dans « Distribution » et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » au niveau entreprise ou projet.
NoteLes utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs répertoriés sur l’élément peuvent également afficher des éléments privés si le type de correspondance générale a l’autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise » activée.
Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privée soient masqués des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, afin qu’ils n’aient pas la possibilité d’afficher ou de répondre aux éléments privés à moins qu’ils ne soient spécifiquement inclus dans le document de correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l’onglet « Autorisations » lors de l’affichage d’un élément de correspondance.