Resource Planning Gantt User Guide

Vous pouvez envoyer des alertes d’affectation de ressources à partir des emplacements suivants dans la planification des ressources :

• Liste des affectations

  • Envoyez des alertes à une ou plusieurs personnes assignées.

• Liste des affectations (bêta)

  • Envoyez des alertes à une ou plusieurs personnes assignées.

• Tableaux d’affectation

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de date.

• Affectations Gantt

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de date.

• Affectations Gantt (Bêta)

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de date.

Envoyer des alertes d’affectation à partir de la liste des affectations

À partir de la liste des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour des affectations individuelles ou multiples.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Liste des affectations.

3. Cochez les cases des affectations pour lesquelles vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.

4. Cliquez sur Actions par lots.
   

5. Cliquez sur Envoyer des alertes et sélectionnez l’une des options suivantes pour :

   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.

   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte dans le futur.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Save (Enregistrer).

   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon.

Envoyer des alertes d’affectation à partir de la liste des affectations (bêta)

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Liste des affectations (bêta).

3. Cochez la case à cocher de chaque mission pour laquelle vous souhaitez envoyer une alerte.

4. Cliquez sur l’icône d’envoi et sélectionnez le moment de l’envoi de l’alerte :

   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer des alertes.
     Remarque : Cela enverra l’alerte immédiatement en fonction des paramètres d’alerte par défaut ou d’affectation de projet.

   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte dans le futur.
     Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l’alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectations planifiées.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Planifier l’envoi.

   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer les brouillons d’alertes.
     Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation d’ébauche.

Envoyer des alertes d’affectation à partir des tableaux d’affectation

À partir des tableaux des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour toutes les affectations du projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de date.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Tableaux d’affectations.

3. Cliquez sur les points de suspension du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.

4. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.

5. Sélectionnez Jour de visionnement en cours pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée
   OU
   Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à tous les destinataires ayant une affectation dans la fourchette de date sélectionnée.

   1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la fourchette de date.

   2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la fourchette de date.

      • Sélectionnez Date et sélectionnez la date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.

      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la fourchette de date.

6. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :

   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.

   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte dans le futur.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Save (Enregistrer).

   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

7. Pour l’alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l’objet et le message.

8. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes, afin de personnaliser les informations pour la personne recevant l’alerte :

   • Nom de la personne assignée. Le nom et le prénom de la personne assignée.

   • Courriel de la personne assignée. L’adresse courriel de la personne assignée.

   • Téléphone de la personne assignée. Le numéro de téléphone de la personne assignée.

   • Titre du poste de la personne assignée. Le titre de poste de la personne assignée.

   • Date de début de l’affectation. La date de début du devoir.

   • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.

   • Heure de début de l’affectation. L’heure de début du devoir.

   • Heure de fin de l’affectation. L’heure de fin de l’affectation.

   • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.

   • Nom du projet. Le nom du projet.

   • Adresse du projet. L’adresse du projet.

   • Ville du projet. La ville du projet.

   • État du projet. L’état du projet.

   • Code postal du projet. Le code postal du projet.

   • Pays du projet. Le pays du projet.

   • Numéro de projet. Le numéro de projet.

   • État d’avancement du projet. Le statut du projet.

9. Sélectionnez le « Type de message »

10. Cliquez sur Réviser les destinataires.

11. Cliquez sur Envoyer.

Envoyer des alertes d’affectation à partir du diagramme de Gantt des affectations

À partir du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des alertes pour toutes les affectations de projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de date.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt des affectations.

3. Sélectionnez Projets.
   

4. Cliquez sur les points de suspension du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.

5. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.

6. Sélectionnez Jour de visionnement en cours pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée.
   OU
   Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à tous les destinataires ayant une affectation dans la fourchette de date sélectionnée.

   1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la fourchette de date.

   2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la fourchette de date.

      • Sélectionnez Date et sélectionnez la date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.

      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la fourchette de date.

7. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :

   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.

   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte dans le futur.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Save (Enregistrer).

   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

8. Cliquez sur Modifier le modèle d’alerte pour modifier l’alerte d’affectation.

   1. Pour l’alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l’objet et le message.

   2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes, afin de personnaliser les informations pour la personne recevant l’alerte :

      • Nom de la personne assignée. Le nom et le prénom de la personne assignée.

      • Courriel de la personne assignée. L’adresse courriel de la personne assignée.

      • Téléphone de la personne assignée. Le numéro de téléphone de la personne assignée.

      • Titre du poste de la personne assignée. Le titre de poste de la personne assignée.

      • Date de début de l’affectation. La date de début du devoir.

      • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.

      • Heure de début de l’affectation. L’heure de début du devoir.

      • Heure de fin de l’affectation. L’heure de fin de l’affectation.

      • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.

      • Nom du projet. Le nom du projet.

      • Adresse du projet. L’adresse du projet.

      • Ville du projet. La ville du projet.

      • État du projet. L’état du projet.

      • Code postal du projet. Le code postal du projet.

      • Pays du projet. Le pays du projet.

      • Numéro de projet. Le numéro de projet.

      • État d’avancement du projet. Le statut du projet.

9. Cliquez sur Réviser les destinataires.

10. Cliquez sur Envoyer.