Configurer les paramètres : contrats principaux

Lors de la configuration d’un projet Procore, un utilisateur disposant de l’autorisation « Admin » sur l’outil Contrats généraux utilisera d’abord les étapes ci-dessous pour configurer les paramètres de l’outil pour les utilisateurs de l’outil. Étant donné que les utilisateurs peuvent créer un seul contrat général ou plusieurs contrats généraux sur un seul projet (voir Créer des contrats généraux), les paramètres répertoriés ci-dessous sont appliqués globalement à tous les contrats généraux d’un projet :

• Configuration du contrat. Définir le nombre de niveaux d’ordre de service principaux pour le projet, vous donne la possibilité d’accorder aux utilisateurs une autorisation « Standard » sur l’outil Contrats principaux, le privilège de créer des ordres de service potentiels et la capacité de choisir si vous souhaitez rendre la ventilation des coûts (VDC) modifiable.

• Distributions par défaut. Spécifiez les utilisateurs à inclure par défaut dans les notifications par e-mail envoyées depuis l’outil Contrats principaux.

• Sources de financement. Énumérez toutes les sources de financement liées au contrat général. Une source de financement peut inclure des fonds fédéraux, étatiques et locaux, des obligations, des subventions, des recettes fiscales, des prêts, des programmes, etc.

Vous pouvez également configurer des paramètres personnalisés à appliquer à tout contrat général créé par vos utilisateurs dans un projet unique. Pour en savoir plus, voir Modifier les Paramètres avancés d’un contrat général.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

• Informations complémentaires :

  • Des paramètres supplémentaires sont disponibles pour le contrat général d’un projet dans l’onglet Paramètres avancés de l’outil. Voir Modifier les paramètres avancés d’un contrat général.

• Déterminez le nombre de niveaux d’ordre de service que vous souhaitez appliquer à votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Sous Configuration du contrat, procédez comme suit :

   1. Nombre de niveaux d’ordre de changement du contrat principal
      Sélectionnez une option dans la liste déroulante pour définir la gestion des ordres de changement dans le projet :

       Important

      Ce paramètre ne peut pas être modifié après la création du premier ordre de service sur le projet.

      • 1. Le Une configuration d’ordre de changement à un (1) niveau exige que les utilisateurs créent uniquement des ordres de changement au contrat principal. Voir Créer un ordre de changement au contrat principal.

      • 2. Dans une configuration d’ordre de changement à deux (2) niveaux , les utilisateurs ont la possibilité de créer des ordres de changement potentiels (voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal) qui peuvent ensuite être regroupés dans un seul ordre de changement au contrat principal et envoyés à un utilisateur pour approbation. Il s’agit du paramètre par défaut pour les projets Procore.

         Notes

        • Une configuration d’ordre de service à trois (3) niveaux est également disponible. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

        • Si le processus de facturation de votre entreprise ou de votre projet ne vous oblige PAS à regrouper tous les ordres de service approuvés pour le mois en un seul ordre de service combiné pour la signature finale, Procore recommande de configurer le paramètre de configuration des ordres de service à deux niveaux sur l’outil Contrats principaux.

   2. Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations « Standard » de créer un OCP dans l’onglet Ordres de changement d’un contrat principal.
      Remarque: si vous décochez la case, seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation « Admin » peuvent créer un OCP à l’aide de l’onglet Ordres de changement d’un contrat principal.

   3. Activer la ventilation des coûts toujours modifiable
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations de modification d’ajouter, de mettre à jour et de supprimer des postes de la VDC lorsque le contrat a un statut quelconque. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts. Ce paramètre est désactivé par défaut. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

       Note

      Pour les utilisateurs de Procore qui activent le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable », seul un certain nombre de systèmes ERP intégrés prennent en charge une synchronisation unidirectionnelle du système ERP intégré à l’outil Contrats principaux de Procore. Il n’est PAS recommandé de mettre à jour les postes d’un contrat principal lorsque ses données sont synchronisées avec un système ERP intégré.

4. Sous Dates de contrat, les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Admin du entreprise peuvent cliquer sur le lien page Ensembles de champs des contrats dans l’outil Entreprise Admin dans la bannière d’information BLEUE.
   

    Note

   La section « Dates du contrat » a été déplacée vers l’onglet « Ensembles de champs » dans l’outil Admin au niveau entreprise. Pour savoir comment créer des ensembles de champs, voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

5. Sous Paramètres de facturation du contrat, choisissez l’une des options suivantes :

   • Cochez la case Afficher la marge sur les factures PDF et CSV . Ce paramètre configure l’outil Contrats principaux pour afficher la marge financière par défaut sur toutes les factures PDF et CSV.
     OU

   • Décochez la case Afficher la marge sur les factures PDF et CSV. Ce paramètre configure l’outil Contrats principaux pour masquer la marge financière par défaut sur toutes les factures PDF et CSV.

6. Sous Distributions par défaut, sélectionnez une personne dans chaque liste déroulante.

   • Contrat principal. Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications concernant le contrat principal. Il peut s’agir de personnes qui doivent réviser le contrat principal avant qu’il ne soit approuvé.

   • Ordre de changement au contrat principal. Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications concernant les ordres de changement au contrat principal.

   • Demande d’ordre de changement au contrat principal. Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications concernant les demandes d’ordre de changement pour les contrats principaux.

   • Ordre de changement potentiel du contrat principal. Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications concernant les ordres de changement au contrat principal.

7. Cliquez sur Mettre à jour.

8. Sous Sources de financement, créez une liste de sources de financement pour votre projet. Une source de financement peut inclure des fonds fédéraux, étatiques et locaux, des obligations, des subventions, des recettes fiscales, des prêts, des programmes, etc. Voir Créer plusieurs contrats principaux.

   1. Nom. Saisissez le nom d’une source de financement dans la zone.

   2. La description. Saisissez une description de la source de financement dans la zone.

   3. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter le poste.

9. Cliquez sur Mettre à jour.

• Créer des contrats principaux