Créer un ordre de service potentiel pour un contrat général

Lorsqu’un changement à la portée des travaux ou au montant initial du contrat général survient au cours d’un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OSP si l’administrateur Procore de votre entreprise configure l’outil Contrats généraux avec le paramètre de configuration d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Ordres de service du projet.

     Important

    Ne suivez pas les étapes ci-dessous dans les cas suivants:

    • L’outil Événements de changement est activé sur les projets. Procédez plutôt comme suit : Créer un ordre de service potentiel au contrat principal à partir d’un événement de changement.

    • L’outil Contrats généraux est configuré avec le paramètre de configuration d’ordre de service à un (1) niveau. Suivez plutôt les étapes suivantes : Créer un ordre de service au contrat général.

• Informations complémentaires :

  • Après l’approbation d’un OSP, l’étape suivante dépend du paramètre de configuration des ordres de changement de l’outil Contrats principaux :

    • Pour le paramètre d’ordre de service à deux (2) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer un ordre de service potentiel au contrat principal

    • Pour le paramètre d’un ordre de service à trois (3) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer une demande d’ordre de service pour un contrat général

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Toutes les intégrations ERP ne prennent pas en charge la synchronisation des ordres de service. Pour ceux qui le font, les exigences, limitations et considérations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

• Il est recommandé de configurer l’outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration d’ordre de service à 2 niveaux. Le paramètre à 3 niveaux est également pris en charge. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Créer un ordre de service potentiel

• Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de service potentiel

Créer un ordre de service potentiel

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Recherchez le contrat général avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Ordres de service .

4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
   

5. Renseignez les champs suivants :

   • Numéro
     Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouveau OSP. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez.

   • Date de création
     Affiche la date et l’heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Révision
     affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OSP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires de son réviseur/approbateur.

   • Créé par
     Affiche l’utilisateur Procore qui a créé l’OSP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Entreprise sous-traitante
     Affiche le nom de l’entreprise responsable de l’exécution des travaux prévus dans le contrat.

   • Contrat
     si vous avez reçu des autorisations d’accès à l’outil Contrats principaux, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.

   • Titre
     Saisissez un titre pour l’OSP dans cette case.

   • Ordre de service au contrat général
     Sélectionnez un Ordre de service au contrat général (OSCG) dans la liste pour le lier au OSP.

   • Statut
     Sélectionnez l’état actuel de l’OSP. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de service dans Procore ?

   • Motif du changement
     Sélectionnez le motif de l’OSP. Cela peut être Demande du client, Développement de la conception, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l’administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.

   • Demande d’ordre de service

      Remarque

     Le paramètre Demande d’ordre de service (DOS) n’est requis que lorsque l’outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration d’ordre de service à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

     • Aucune. Un OSP peut être lié à une DOS ultérieurement.

     • Ajouter à l’existant. Liez l’OSP à une DOS existante.

     • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel OSCG en même temps.

   • Privé
     cochez cette case si vous souhaitez que l’ordre de service potentiel soit visible uniquement pour les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Contrats principaux.

   • Méthode comptable
     ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat général. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

   • Description
     Entrez une description plus détaillée du motif de l’OSP.

   • Demande reçue de
     Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l’OSP.

   • Impact sur le planning
     Si connu, indiquez une estimation du nombre de jours supplémentaires nécessaires pour achever les travaux lorsque l’OSP est approuvé.

   • Lieu
     Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’OSP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément.

   • Référence
     Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document importants à utiliser comme référence pour l’OSP.

   • Changement sur le chantier
     Cochez cette case si l’OSP nécessite un changement sur le chantier.

   • Payé en totalité
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement.

   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.

6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de service potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OSP, vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts.

1. Dans l’OSP, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts

    Remarques

   • Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des éléments de segment « Sous-projet » à un projet Procore.

   • Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le chantier suivant.

2. Sélectionnez le code de coût approprié dans la liste déroulante.

3. Saisissez une description pour le poste.

4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type est prérempli au premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne dans le budget.

5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si vous cliquez sur OK, le poste est ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

    Remarques

   • La liste déroulante « Poste associé » n’apparaît que si le compte Procore de votre entreprise est intégré à Sage 300 CRE® et que l’outil Contrats principaux est actif sur le projet.

   • Lorsque vous ajoutez des postes à la VDC de l’ordre de service, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.

6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.

7. Cliquez sur Enregistrer.

    Pointe

   Si l’OSP affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :

   • Pour les contrats utilisant les paramètres de configuration d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux, cliquez sur Créer un OSPE. Voir Créer un ordre de service potentiel de l’engagement ( OSPE ) à partir d’un événement de changement.

   • Pour les contrats utilisant le paramètre de configuration d’ordre de service à un (1) niveau, cliquez sur Créer un OSE. Voir Créer un ordre de service de l’engagement à partir d’un ordre de service au contrat général.

   Pour savoir comment associer une marge financière à des postes, voir Ajouter une marge financière à des ordres de service au contrat général.

• Créer un ordre de service potentiel au contrat principal

• Créer une demande d’ordre de service pour un contrat général