Créer des ordres de service au contrat général (Bêta)

Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d’ordre de service de votre projet. Le paramètre de niveau détermine le nombre d’étapes qui ont lieu avant de créer un ordre de service au contrat général. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?)

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
    ET

  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

     Remarques

    Pour que les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » sur l’outil Contrats principaux du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :

    • L’utilisateur doit être ajouté à la liste déroulante « Privé » du contrat général. Voir Créer des contrats généraux.

    • Si le projet est configuré pour utiliser le paramètre d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux (voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?), la case à cocher « Autoriser les utilisateurs standard à créer des OSP » doit être activée. Voir Configurer les paramètres : contrat général.

• Paramètre de configuration requis :

  • Pour effectuer les étapes ci-dessous, vous devez activer le paramètre de configuration à 1 niveau pour les ordres de service au contrat général. Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de service au contrat général.

• Informations complémentaires :

  • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer aux sous-traitants concernés. Voir Créer des DDD.

• Afficher/Masquer : si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP

  Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l’esprit :

  • QuickBooks® pour ordinateur de bureau: Ordre de service au contrat général Les exportations ne sont PAS prises en charge.

  • Sage 100 Sous-traitant®: Ordre de service au contrat généralLes exportations ne sont PAS prises en charge.

  • Sage 300 CRE®:

    • Titre. Le Ordre de service au contrat général titre ne doit pas comporter plus de 30 caractères.

    • Numéro (#). Le Ordre de service au contrat général numéro ne doit pas comporter plus de cinq (5) caractères.

    • Statut. Le Contrat général doit avoir le statut Approuvé.

    • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez au Planning des coûts (VDC) de l’ordre de service, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d’ordre de service ou les mêmes postes associés pour tous les postes d’ordre de service. Remarque: la liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner et Sage 300 CRE® que la fonctionnalité d’exportation Ordre de service au contrat général a été activée dans Procore par votre spécialiste intégration implémentation.

  • Trimble Spectrum (Spectre de trimble®): Ordre de service au contrat général Les exportations ne sont PAS prises en charge.

  • Trimble® Vista: Ordre de service au contrat général Les exportations sont prises en charge.

  • CMiC:

    • La date. Chantier obligatoire.

    • Statut. Le Contrat général doit avoir le statut Approuvé.

    • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez au Planning des coûts (VDC) de l’ordre de service, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d’ordre de service ou les mêmes postes associés pour tous les postes d’ordre de service. Remarque: la liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner et CMiC que la fonctionnalité d’exportation Ordre de service au contrat général a été activée dans Procore par votre spécialiste intégration implémentation.

    • Annotations. Les marges horizontales sont autorisées. Les marges verticales ne sont pas autorisées pour le moment.

• L’outil Événements de changement doit être activé sur le projet. Voir Ajouter et supprimer des outils sur un projet.

• Votre projet Contrat général doit avoir le statut « Approuvé ». Voir Approuver un contrat général.

1. Recherchez le Contrat général bouton à modifier. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

2. Cliquez sur le bouton Créer et choisissez l’une de ces options :

   • Si votre projet utilise le paramètre d’ordre de service de à un (1) niveau, choisissez l’option Créer Contrat général OC.

   • Si votre projet utilise le paramètre de niveau d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez l’option CréerOSP au contrat principal . Vous devez créer un ordre de service potentiel avant de pouvoir créer une demande d’ordre de service (c’est-à-dire pour les ordres de service à 2 niveaux) ou une Ordre de service au contrat général demande d’ordre de service (c’est-à-dire pour les ordres de service à 3 niveaux).

     Exemple

     L’illustration ci-dessous vous montre le lieu du bouton « Créer ». Les options de la liste déroulante varient en fonction du paramètre de niveau d’ordre de service de votre projet.

3. Mettez à jour les informations générales:
   

   Afficher/Masquer : Informations générales

   • Signer avec DocuSign®
     Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.
     

      Tip

     How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Send to DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign_®_ envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

   • #Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cet ordre de service et les suivants.

   • Procoreremplit automatiquement ce champ avec le nom de l'utilisateur qui a créé l'ordre de modification.

   • Révision
     Si vous révisez un ordre de service ultérieurement, vous pouvez saisir le numéro de révision ici.

   • Procoreremplit automatiquement ce champ avec le nom de l'utilisateur qui a créé l'ordre de modification.

   • TitreEntrez un nom descriptif ici.

   • Statut
     Procore attribue automatiquement les 'Par défaut' statut aux accords. Pour sélectionner un autre statut, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour répondre à un appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.

      Remarque

     Pour créer des ordres de service au contrat général (OSCG) et des factures au maître d’ouvrage, le statut de votre contrat général doit être défini sur Approuvé ou Terminé.

   • Exécuté
     Cochez cette case si l’accord a été entièrement exécuté. Un accord entièrement exécuté est juridiquement effectif et a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.

   • Par défaut Retenue de garantie
     Saisissez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu à titre de retenue de garantie sur les postes inclus dans la Planning des coûts. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %.

   • Entrepreneur
     Sélectionnez le « Sous-traitant » dans cette liste déroulante. Il s’agit de l’entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l’option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet ».

   • Architecte/Ingénieur
     Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l’option apparaisse dans cette liste, l’entreprise doit disposer d’un enregistrement dans l’Annuaire du projet.

   • Descriptif
     Saisissez une description plus détaillée de l’accord. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

4. Sélectionnez une option pour enregistrer l’ordre de service :

   • Créer: Enregistre l’ordre de service.

   • Créer et envoyer par e-mail : Enregistre l’ordre de service et envoie automatiquement des notifications par e-mail.

   • Complet avec DocuSign : Enregistre l’ordre de service et lance le processus DocuSign pour collecter les signatures requises (disponible uniquement si vous utilisez l’intégration Procore + DocuSign®).