Guide de l’utilisateur du bénéficiaire

Avec l’intégration de OneNotary pour Procore Pay, les utilisateurs du projet peuvent tirer parti de deux méthodes de notarisation numérique pour les renonciations de privilège requises :

• Notarisation électronique en personne (IPEN): Exige que le signataire et le notaire se rencontrent physiquement pour examiner les documents tout en effectuant la notarisation sur un ordinateur ou un mobile appareil. Ce processus remplace les méthodes traditionnelles sur papier en numérisant l’exécution et la journalisation du document.

• Notaire en ligne à distance (RON): Permet des sessions de notarisation où le signataire et le notaire ne se trouvent pas au même lieu physique, en utilisant un réseau de notaires tiers. Cette option comporte des frais de notarisation payés par le sous-traitant au moment de la session.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour initier une demande de notarisation ( Signataire ):

    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Engagements du projet pour accéder aux factures de projet associées.

  • Pour effectuer la notarisation (Notaire):

    • Doit être un notaire public enregistré avec une commission valide dans son état d’enregistrement.

    • Doit avoir un compte OneNotary enregistré et approuvé avec un certificat numérique actif et un cachet électronique.

• Informations complémentaires :

  • La fonctionnalité actuelle d’eNotary est spécialement conçue pour les renonciations de privilèges de sous-traitant; elle ne peut pas être utilisée pour la facturation des clients ou les applications de paiement pour le moment.

  • Procore a construit l’intégration OneNotary nativement ; vous n’avez pas besoin d’une licence OneNotary distincte pour utiliser cette fonctionnalité dans Procore Pay.

  • Vous pouvez gérer les cas où la notarisation est requise en sélectionnant manuellement les modèles de renonciation lors de la configuration du projet ou en utilisant les modèles de projet pour les appliquer automatiquement.

  • La notarisation peut être exigée dans le cadre de la soumission initiale de la facture ou demandée après l’approbation d’une facture.

  • Coût pour le travail à distance ou en personne:

    Note de prix importante pour les entreprises générales (EG)

    La tarification détaillée ci-dessous s’applique spécifiquement aux sous-traitants (SC). Pour les entreprises générales (EG), la structure de coûts pour IPEN est la suivante :

    • SKU ES Pay : sans coût pour l’entreprise générale.

    • SKU entreprise générale Pay : Comprend 20 notarisations par 1 million de dollars de VRC sans coût supplémentaire.

    • Frais d’utilisation excédentaire : Une fois la limite incluse dépassée, les EG seront facturés 3 $ par notarisation.

    • En personne (IPEN): Il n’y a pas de coût pour utiliser l’option de notarisation électronique en personne lorsque vous utilisez votre propre notaire intégré.

      • Les notaires de votre entreprise ou d’un bureau de sous-traitant peuvent créer gratuitement un compte OneNotary pour commencer à notarier les renonciations au sein de la plateforme.

    • À distance (RON): Si un sous-traitant choisit l’option de notaire en ligne à distance, il devra payer des frais par notarisation, similaires à l’utilisation d’un service notarial tiers. Les sous-traitants sont informés de tous les coûts avant d’aller de l’avant.

Étapes du signataire ( Sous-traitant )

1. Renonciations à l’accès : Lorsque vous soumettez votre facture, accédez à l’onglet Droits de privilège qui affiche les renonciations requises.

2. Sélectionnez votre méthode : Sur l’écran « Authentifier votre renonciation de privilèges », choisissez le bouton qui correspond à vos besoins :

   

   • Commencer la notarisation en ligne : Vous met en contact avec un notaire à distance par vidéo (nécessite un onglet de navigateur distinct pour la session).

   • Début de la session (eNotarisation en personne) : Authentifie un notaire physiquement présent avec vous via l’interface OneNotary.

   • Télécharger et imprimer : Génère un PDF pour la notarisation traditionnelle sur papier « à l’encre humide ».

3. Séance de lancement :

   • Si vous êtes en ligne, complétez la vérification d’identité et attendez le notaire à distance.

   • Si vous êtes en personne, sélectionnez votre notaire dans la liste ou entrez son e-mail pour l’inviter.

4. Effectuer la signature : Une fois la session commencée, suivez les instructions pour apposer votre signature numérique sur les zones marquées par le notaire.

Démarches du notaire (en personne)

1. Rejoindre la session : Ouvrez l’e-mail d’invitation ou connectez-vous au portail OneNotary pour voir la « session active » initiée par le signataire.

2. Vérifier et témoin : confirmez que vous êtes physiquement présent avec le signataire.

3. Préparez le document (Auto-Tag) : Utilisez l’outil « Baguette magique » pour étiqueter automatiquement le document.

4. Annoter et réviser : Ajoutez manuellement tous les détails manquants (comme le comté ou le titre) si l’Auto-balise ne les détecte pas.

5. Séance complète : Une fois que toutes les parties ont signé, cliquez sur Terminer la session et tapez « TERMINER » pour finaliser le dossier numérique légal.
   Remarque : Pour plus d’informations sur la réalisation de la session notariale, visitez le Centre de soutien de OneNotary.

Étapes du signataire final

1. Vérifier le succès : Une fois la session OneNotary terminée, l’écran Terminer le document s’affiche.
   Remarque : Une bannière de confirmation verte apparaît : « Votre document a été notarié avec succès. »

2. Soumettre le document : Cliquez sur le bouton Soumettre sur la page.
   Remarque : Le statut du document indiquera désormais Signé, et le paquet entier sera officiellement envoyé à l’entreprise générale.