L’outil Gestion documentaire est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.
Si votre organisation utilise des processus d’approbation pour les révisions de documents, vous pouvez créer personnalisé flux de travail modèles dans l’outil Flux de travail qui peuvent ensuite être assignés aux documents chargés dans le Outil de gestion documentaire. Une fois qu’un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont informés qu’ils doivent réviser les documents, éventuellement les commenter avec des annotations et fournir un résultat d’approbation.
Lorsqu’une révision de document est révisée et qu’elle est approuvée ou rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d’autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l’approbation d’un document. Lorsqu’un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.
Le chantier Personne assignée en attente de l’outil Gestion documentaire est dynamique. Il n’affiche que les utilisateurs ou groupes dont la réponse est actuellement requise pour l’étape de flux de travail actif. Une fois qu’un utilisateur a soumis sa réponse (ou que les exigences de réponse d’un groupe sont remplies), il est automatiquement supprimé de ce chantier.
Autorisations utilisateur requises:
Les actions liées aux flux de travail dans l’outil de gestion de documents peuvent nécessiter des autorisations dans les domaines suivants dans Procore (voir la matrice d’autorisations de gestion de documents et Comment fonctionnent les autorisations dans l’outil de gestion de documents ?):
Autorisations générales pour l’outil de gestion de documents du projet.
Autorisations générales pour l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.
Autorisations granulaires activées pour les « flux de travail de gestion de documents » dans un modèle d’autorisation de projet. Voir Quelles autorisations granulaires sont disponibles pour les flux de travail de gestion de documents ?
Autorisations définies dans la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents. Voir Configurer les paramètres : gestion des documents et Afficher et gérer les autorisations de flux de travail dans l’outil Gestion des documents.
Informations complémentaires:
L’outil Flux de travail au niveau Entreprise doit être activé dans Procore pour votre organisation. Consultez À propos du programme bêta Flux de travail.
Si certains types d’erreurs de document se produisent, l’administrateur du projet peut les résoudre dans la vue enregistrée « Action requise ».
Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les flux de travail de l’outil Gestion de documents. Cliquez pour accéder à une section :
Attribuer des autorisations de flux de travail
Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents
Affecter le flux de travail à un projet
Configurer un flux de travail pour le projet
Pour tous les utilisateurs qui feront partie d’un flux de travail d’approbation, vous devrez attribuer des autorisations granulaires pour l’outil Flux de travail dans vos modèles d’autorisation.
Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent effectuer sur les documents dans un flux de travail actif, par exemple qui doit être en mesure d’annoter les documents.
Note: Voir Flux de travail pour plus de ressources sur l’outil Flux de travail.
Accédez à l’outil Flux de travail au niveau Entreprise .
Ajoutez un nouveau flux de travail avec l’outil Gestion de documents sélectionné.
Cliquez sur Créer.
Créez votre modèle de flux de travail. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé pour les étapes détaillées.
Lorsque vous êtes prêt à publier le flux de travail, cliquez sur Enregistrer et publier.
Une fois le modèle de flux de travail Gestion des documents créé, vous devez l’affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l’utiliser. Cliquez sur le lien dans la colonne « Projets assignés » pour l’affecter à un ou plusieurs projets.
VOIR LES ÉTAPES
Si vous affectez le flux de travail à un modèle de projet, chaque fois que vous utilisez ce modèle pour créer un nouveau projet, il inclut les étapes du flux de travail et les affectations d’utilisateurs. Cependant, vous pouvez toujours réviser et modifier les affectations de flux de travail et les jours à terminer si nécessaire pour ce projet.
Avant de pouvoir utiliser des flux de travail dans l’outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail pour le projet. Si le projet a été créé à partir d’un modèle de projet auquel un flux de travail est affecté, il hérite des affectations utilisateur de ce flux de travail, mais il est conseillé de réviser les affectations. Actuellement, vous ne pouvez définir qu’un seul flux de travail par défaut pour les documents du projet.
Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.
Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres 
.
Cliquez sur l’onglet Flux de travail .
Dans la section « Flux de travail des documents », cliquez sur Configurer sur le flux de travail que vous souhaitez configurer pour le projet.
Configurez ou révisez les éléments de flux de travail requis suivants :
Affecter le gestionnaire de flux de travail
Assigner un groupe de distribution
Personne(s) assignée(s) et jours pour terminer pour chaque étape.
Si vous devez modifier le modèle de flux de travail, rendez-vous à l’un de ces emplacements :
Configurer les paramètres : Gestion des documents dans l’outil Gestion des documents pour modifier les personnes assignées ou le gestionnaire de flux de travail des flux de travail futurs ou en cours.
Modifiez un modèle de flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail pour apporter des modifications au modèle de flux de travail.
Démarrer un flux de travail pour les documents chargés
Réviser un document et y répondre dans un flux de travail
Les documents qui nécessitent des flux de travail d’approbation devront avoir un flux de travail sélectionné dans la colonne « Flux de travail affecté ». Les flux de travail commenceront à la première étape. Voir Démarrer un flux de travail dans l’outil Gestion de documents.
Note: Si vous soumettez des documents par lot ensemble, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.
Au démarrage du flux de travail d’un document, une personne assignée du flux de travail peut réviser le document, ajouter des annotations si nécessaire et répondre dans le flux de travail. Les personnes assignées du flux de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.
L’image ci-dessous montre comment accéder à un document qui doit être révisé.Note: Au lieu de cliquer sur l’onglet « En révision », recherchez le document dans l’une des vues enregistrées dans la collection « En révision » dans l’onglet principal « Documents ».
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