Gestion des documents

Ajouter des annotations Web

Par défaut, les utilisateurs ne peuvent ajouter des annotations que lorsqu’ils sont la « personne assignée à l’étape actuelle » d’un flux de travail. Note: L’autorisation « Créer une annotation » peut être activée pour des rôles supplémentaires (« Personnes assignées de flux de travail » et « Gestionnaire de flux de travail ») ou désactivée pour tous les utilisateurs. Voir Afficher et gérer les autorisations de flux de travail.

Informations complètes pour les documents Web

Les utilisateurs doivent faire partie d’un groupe d’autorisations de l’outil Gestion de documents avec l’autorisation « Charger de nouveaux fichiers » activée.

Configurer les paramètres : Gestion de documents Web

Configurer votre affichage Web iOS Android

Créer un groupe d’autorisations Web

Créer une vue enregistréeWeb

Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Standard » peuvent créer leurs propres vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » peuvent créer leurs propres vues ET vues de projet visibles par tous les membres du projet.

Supprimer un groupe d’autorisations Web

Supprimer une vue enregistrée Web

Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Standard » ne peuvent supprimer que leurs propres vues enregistrées. Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » peuvent supprimer leurs propres vues ET vues de projet qui sont visibles par tous les membres du projet.

Télécharger des documents Web iOS Android

Les utilisateurs ne peuvent télécharger que les documents auxquels ils ont accès par le biais d’un groupe d’autorisations.

Dupliquer un groupe d’autorisations Web

Modifier un groupe d’autorisations Web

Modification d’une vue enregistrée Web

Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Standard » ne peuvent modifier que leurs propres vues enregistrées. Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » peuvent modifier leurs propres vues ET vues de projet qui sont visibles par tous les membres du projet.

Modifier les informations des documents Web

Les utilisateurs doivent faire partie d’un groupe d’autorisations pour lequel l’autorisation de document « Modifier les attributs » est activée.

Modifier des révisions Web

Les utilisateurs doivent faire partie d’un groupe d’autorisations pour lequel l’autorisation de document « Modifier les attributs » est activée.

Modifier la norme de dénomination Web

Modifier les exigences de chargement Web

Exporter des informations Web

Les utilisateurs ne peuvent exporter des informations que pour les documents auxquels ils ont accès par le biais d’un groupe d’autorisations.

Options de champ d’importationWeb

Les utilisateurs doivent également disposer d’une autorisation de niveau « Admin » pour l’outil Admin au niveau entreprise.

Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut Web

Les utilisateurs doivent également disposer d’une autorisation de niveau « Admin » pour l’outil Admin au niveau entreprise. Note: Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Gestion de documents peuvent afficher ou masquer les options de champs par défaut dans la page Configurer les paramètres de l’outil.

Gérer les utilisateurs dans un groupe d’autorisations Web

Réviser un document dans un flux de travail Web

Les utilisateurs doivent également être ajoutés en tant que personne assignée pour un flux de travail.

Rechercher et filtrer des documents Web iOS Android

Les utilisateurs ne peuvent trouver les documents auxquels ils ont accès que par le biais d’un groupe d’autorisations.

Définir un groupe d’autorisations de gestion des documents pour un nouvel utilisateur Web

Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau projet.

Partager des documents dans un document de correspondance Web

Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance du document. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans le modèle d’autorisation.

Démarrer un flux de travail pour Documents Web

Soumettre des documents Web

Users must be part of a Document Management tool permission group with the 'Submit New Files' permission enabled.

If a default workflow is applied in the tool settings, 'Start a Workflow'

Télécharger des documents Web

Les utilisateurs doivent faire partie d’un groupe d’autorisations de l’outil Gestion de documents avec l’autorisation « Charger de nouveaux fichiers » activée.

Afficher et gérer les autorisations de documents Web

Afficher les fichiers de gestion de documents dans un document de correspondance Web iOS Android

Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance. Note: En fonction du statut et des paramètres de confidentialité du document de correspondance, les utilisateurs peuvent également avoir besoin de se voir attribuer des rôles spécifiques ou des autorisations granulaires afin d’afficher l’élément.

Afficher les documents Web iOS Android

Les utilisateurs ne peuvent afficher que les documents auxquels ils ont accès par le biais d’un groupe d’autorisations. Note: Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents peuvent afficher tous les fichiers qui ont été ajoutés à l’onglet « Chargements ». Les utilisateurs disposant d’une autorisation « Standard » ne peuvent afficher que les fichiers qu’ils ont chargés.

Afficher l’historique des changements pour Documents Web

Afficher les groupes d’autorisations Web