Finaliser un ordre de changement au contrat principal avec DocuSign®

Si vous disposez d’un compte DocuSign^{, vous pouvez connecter votre ordre de ® changement au contrat principal Procore à DocuSign® pour gérer le processus de signature. Les parties à la modification du contrat disposent ainsi d’un moyen de recevoir, de réviser et de renvoyer leurs signatures en ligne, à tout moment et à partir de tout appareil connecté à Internet.}

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Ordres de changement du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois que vous vous serez connecté à votre compte DocuSign^® depuis Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

  • Si vous n’avez pas activé DocuSign^® , voir Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d’un événement de changement ou Créer un ordre de changement au contrat principal.

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Not all ERP integrations support the sync of change orders. For those that do, additional requirements, limitations, and considerations vary depending on the ERP system your company's account is integrated with.

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign ®, vous devez disposer d^{un compte DocuSign} ® actif. Pour plus de détails, voir :

  • Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

  • Comment puis-je obtenir un compte DocuSign® ?

• Créer des contrats principaux

• Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d’un événement de changement ou Créer un ordre de changement au contrat principal

1. Ouvrir l’ordre de changement

2. Connectez-vous à DocuSign^®

3. Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Ouvrir l’ordre de changement

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir l’ordre de changement dépendent de vos paramètres de configuration et de l’activation ou non de l’outil Événements de changement sur le projet.

Pour les contrats utilisant le paramètre des ordres de changement à 1 niveau et pour les projets utilisant l’outil d’événement de changement.

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Dans l’onglet Postes , cliquez sur le lien Numéro de l’événement de changement.

3. Dans l’événement de changement, cliquez sur Modifier.

4. Faites défiler jusqu’à la section Ordre de changement au contrat principal .

5. Localisez l’ordre de changement à envoyer pour signature et cliquez sur Afficher.

6. Dans l’ordre de changement, cliquez sur Modifier.

7. Cochez la case Signer avec DocuSign .

8. Dans l’ordre de changement, cliquez sur Modifier et terminez la saisie des données.

9. Cliquez sur le bouton Compléter avec DocuSign en bas de la page.

   

Pour les contrats utilisant le paramètre des ordres de changement à 2 ou 3 niveaux et pour les projets n’utilisant pas l’outil Événements de changement.

Si l’outil Contrats principaux de votre projet est configuré pour utiliser le paramètre d’ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, ou si l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur votre projet, suivez ces étapes pour ouvrir l’ordre de changement :

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Localisez le contrat principal avec l’ordre de changement. Cliquez sur le lien Numéro .

3. Sous Informations générales, cliquez sur Modifier.

4. Cochez la case Signer avec DocuSign .

   

5. Dans la fiche Informations générales , cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur l’onglet Ordres de changement .

7. Dans le tableau Ordres de changement au contrat principal , cliquez sur le lien Numéro .

8. Dans l’ordre de changement, cliquez sur Modifier et terminez la saisie des données.

9. Cliquez sur le bouton Compléter avec DocuSign en bas de la page.

   

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign^®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant qui sont parties à l’ordre de changement. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

   
    Note

   The available options in the 'Add Documents to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les cases de signature par défaut.

    Note

   As illustrated below, the following Procore information, if available, is automatically populated in DocuSign^®:

   • If the data exists in the Procore application, the signature boxes show the recipients 'Role' in the contract process. In the illustration below, the roles are General Contractor or Subcontractor. If your company has implemented one of Procore's language or point-of-view dictionaries in your environment, the roles that appear in your environment may be different. To learn more, see What languages are available in Procore? and What tool names and terms are different in Procore for general contractors, owners, and specialty contractors?

   • Each signature box also shows the Name and Email Address for the Procore user.

   • The other options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

   

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :

   • Objet de l’e-mail Saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • Message électronique Saisissez la copie du corps de l’e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties à l’ordre de changement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign^® par l’intégration Procore + DocuSign^® .

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Note

   The options in the 'Standard Fields' area are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer. DocuSign^® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont collectées et appliquées au document, Procore définit le statut de l’ordre de changement sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l’ordre de changement.

    Note

   The change order status shown on the PDF export of the signed document reflects the status of the change order when the document was sent for signature.

• Signer un document Procore avec DocuSign®