Finaliser un ordre de service au contrat général avec DocuSign®

Si vous disposez d’un compte DocuSign^{, vous pouvez connecter votre ordre de ® changement au contrat général Procore à DocuSign® pour gérer le processus de signature. Les parties à la modification du contrat disposent ainsi d’un moyen de recevoir, de réviser et de renvoyer leurs signatures en ligne, à tout moment et à partir de tout appareil connecté à Internet.}

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Ordres de service du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois que vous vous serez connecté à votre compte DocuSign^® depuis Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

  • Si vous n’avez pas activé DocuSign^® , voir Créer un ordre de service au contrat général à partir d’un événement de changement ou Créer un ordre de service au contrat général.

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Toutes les intégrations ERP ne prennent pas en charge la synchronisation des ordres de service. Pour ceux qui le font, les exigences, limitations et considérations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré.

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign ®, vous devez disposer d^{un compte DocuSign} ® actif. Pour plus de détails, voir :

  • Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

  • Comment puis-je obtenir un compte DocuSign® ?

• Créer des contrats principaux

• Créer un ordre de service au contrat général à partir d’un événement de changement ou Créer un ordre de service au contrat général

1. Ouvrir l’ordre de service

2. Connectez-vous à DocuSign^®

3. Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Ouvrir l’ordre de service

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir l’ordre de service dépendent de vos paramètres de configuration et de l’activation ou non de l’outil Événements de changement sur le projet.

Pour les contrats utilisant le paramètre des ordres de changement à 1 niveau et pour les projets utilisant l’outil d’événement de changement.

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Dans l’onglet Postes , cliquez sur le lien Numéro de l’événement de changement.

3. Dans l’événement de changement, cliquez sur Modifier.

4. Faites défiler jusqu’à la section Ordre de service au contrat général .

5. Localisez l’ordre de service à envoyer pour signature et cliquez sur Afficher.

6. Dans l’ordre de service, cliquez sur Modifier.

7. Cochez la case Signer avec DocuSign .

8. Dans l’ordre de service, cliquez sur Modifier et terminez la saisie des données.

9. Cliquez sur le bouton Compléter avec DocuSign en bas de la page.

   

Pour les contrats utilisant le paramètre des ordres de changement à 2 ou 3 niveaux et pour les projets n’utilisant pas l’outil Événements de changement.

Si l’outil Contrats principaux de votre projet est configuré pour utiliser le paramètre d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux, ou si l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur votre projet, suivez ces étapes pour ouvrir l’ordre de service :

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Localisez le contrat général avec l’ordre de service. Cliquez sur le lien Numéro .

3. Sous Informations générales, cliquez sur Modifier.

4. Cochez la case Signer avec DocuSign .

   

5. Dans la fiche Informations générales , cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur l’onglet Ordres de service .

7. Dans le tableau Ordres de service au contrat général , cliquez sur le lien Numéro .

8. Dans l’ordre de service, cliquez sur Modifier et terminez la saisie des données.

9. Cliquez sur le bouton Compléter avec DocuSign en bas de la page.

   

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign^®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’ordre de service est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant qui sont parties à l’ordre de service. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

   
    Remarque

   Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les cases de signature par défaut.

    Remarque

   Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si elles sont disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign^®:

   • Si les données existent dans l’application Procore, les cases de signature indiquent le « Rôle » du destinataire dans le processus contractuel. Dans l’illustration ci-dessous, les rôles sont entreprise générale ou sous-traitant Si votre entreprise a implémenté l’un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore dans votre environnement, les rôles qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, voir Quelles sont les langues disponibles dans Procore ? et Quels sont les noms et termes d’outils différents dans Procore pour les entreprises générales, les maîtres d'ouvrage et les sous-traitants spécialisés ?

   • Chaque case de signature indique également le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur Procore.

   • Les autres options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :

   • Objet de l’e-mail Saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • Message électronique Saisissez la copie du corps de l’e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties à l’ordre de service. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign^® par l’intégration Procore + DocuSign^® .

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Remarque

   Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer. DocuSign^® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont collectées et appliquées au document, Procore définit le statut de l’ordre de service sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l’ordre de service.

    Remarque

   La ordre de service statut affichée sur l’exportation PDF du document signé reflète la statut du ordre de service lorsque le document a été envoyé pour signature.

• Signer un document Procore avec DocuSign®