Finaliser un contrat principal avec DocuSign®

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet a créé un contrat principal, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® que le contrat enverra au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois connecté à votre compte DocuSign de Procore, vous n’aurez ® PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Enable the DocuSign® Integration on Your Company's Procore Account

• Enable the DocuSign® Integration on a Project

• To request signatures with Procore + DocuSign®: You must have an active DocuSign® account. Recipients do NOT need an account to sign a document. See Do I need a DocuSign© account and How do I get a DocuSign® account?

• Créer des Contrats principaux ou (Bêta) Créer des Contrats principaux

• Ouvrir le Contrat principal dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Ouvrir le Contrat principal dans Procore

1. Accédez à l’outil Contrat principal du projet.

2. Dans l’onglet Contrats , trouvez le contrat.

3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.

4. Dans la fiche Informations générales du contrat, cliquez sur Modifier.

5. Cochez la case Signer avec DocuSign^® .

   

6. Complétez l’entrée de données, au besoin. Voir (Bêta) Créer des contrats principaux.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Une fois la saisie des données terminée, choisissez une option :

   • S’il s’agit d’un contrat existant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page.

     

   • S’il s’agit d’un nouveau contrat, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page.
     
     
     
     Ceci lance DocuSign^®.

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Une fois que vous êtes connecté, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign^® :

• Une copie PDF du contrat est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, le maître d’ouvrage/client, l’entrepreneur et l’architecte/ingénieur qui sont parties au contrat. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

   
    Note

   The available options in the 'Add Documents to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign^® . Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs destinataires correspondent à ces champs dans Procore :

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « architecte/ingénieur » du contrat.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « contact principal » du Annuaire du projet pour l’entreprise désignée dans le champ « entrepreneur » du contrat.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « Propriétaire/Client » dans le contrat.

   Tips

  • Not seeing one of the recipient blocks in DocuSign^®? If your company has engaged the Procore Custom Solutions team to add custom fields to the Prime Contracts tool or if your company has implemented one of Procore's language or point-of-view dictionaries, the recipient blocks in your environment may be different. Check with your company's Procore Administrator to see if your tool has any custom fields. To learn more, see What languages are available in Procore? and What tool names and terms are different in Procore for general contractors, owners, and specialty contractors?

  • Not seeing a 'Name' or 'Email Address' in a recipient block? If data wasn't entered in one of the contract fields before you sent the item to DocuSign^®, there was no data to transfer to DocuSign^®. You will need to return to Procore, enter the data in the appropriate field, and resend the envelope to DocuSign^®.

Ajouter un message à tous les destinataires

1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:
   

   • Email Subject
     Type a subject line for the outgoing email message.

   • Email Message
     Type the content of your outgoing email message.

2. Click Next.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire de signature autorisé tel que désigné dans l’outil Contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l^{® enveloppe} DocuSign.

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « architecte/ingénieur » dans le contrat de Procore.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée comme « Contact principal » dans l’annuaire du projet pour l’entreprise désignée comme « Sous-traitant » dans le contrat de Procore.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « Maître d’ouvrage/client » dans le contrat de Procore.

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   
   
   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Note

   The options in the 'Standard Fields' area are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

4. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l’aperçu.

5. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign^® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois toutes les signatures collectées et appliquées au document dans DocuSign^®, vous devrez changer manuellement le statut du contrat en « Approuvé » dans Procore.

• Signer un document Procore avec DocuSign®