Finaliser un contrat principal avec DocuSign®

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet a créé un contrat principal, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® que le contrat enverra au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Si vous êtes le destinataire d’une demande de signature, vous n’avez pas besoin d’un compte DocuSign®. Toutefois, si vous disposez d’un compte DocuSign® et que l’adresse e-mail correspond à l’adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Voir Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois que vous vous serez connecté à votre compte DocuSign® depuis Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures avec Procore + DocuSign® : vous devez avoir un compte DocuSign® actif. Les destinataires n’ont PAS besoin d’un compte pour signer un document. Voir Ai-je besoin d’un compte DocuSign© et Comment obtenir un compte DocuSign® ?

• Créer des Contrats principaux ou (Bêta) Créer des Contrats principaux

• Ouvrir le Contrat principal dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Ouvrir le Contrat principal dans Procore

1. Accédez à l’outil Contrat principal du projet.

2. Dans l’onglet Contrats , trouvez le contrat.

3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.

4. Dans la fiche Informations générales du contrat, cliquez sur Modifier.

5. Cochez la case Signer avec DocuSign^® .

   

6. Complétez l’entrée de données, au besoin. Voir (Bêta) Créer des contrats principaux.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Une fois la saisie des données terminée, choisissez une option :

   • S’il s’agit d’un contrat existant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page.

     

   • S’il s’agit d’un nouveau contrat, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page.
     
     C’est le début de DocuSign^®.

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Une fois que vous êtes connecté, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign^® :

• Une copie PDF du contrat est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, le maître d’ouvrage/client, l’entrepreneur et l’architecte/ingénieur qui sont parties au contrat. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

   
    Remarque

   Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign^® . Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs destinataires correspondent à ces champs dans Procore :

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « architecte/ingénieur » du contrat.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « contact principal » du Annuaire du projet pour l’entreprise désignée dans le champ « entrepreneur » du contrat.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « Propriétaire/Client » dans le contrat.

   Conseils

  • Vous ne voyez pas l’un des blocs destinataire dans DocuSign^®? Si votre entreprise a engagé l’équipe Solutions personnalisées Procore pour ajouter des chantiers personnalisés à l’outil Contrats principaux ou si votre entreprise a implémenté l’un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les blocs destinataires de votre environnement peuvent être différents. Vérifiez auprès de l’administrateur Procore de votre entreprise si votre outil comporte des champs personnalisés. Pour en savoir plus, voir Quelles sont les langues disponibles dans Procore ? et Quels sont les noms et termes d’outils différents dans Procore pour les entreprises générales, les maîtres d’ouvrage et les sous-traitants spécialisés ?

  • Vous ne voyez pas de « Nom » ou d'« Adresse e-mail » dans un bloc de destinataire ? Si données n’a pas été saisie dans l’un des chantiers du contrat avant d’envoyer l’élément à DocuSign^®, il n’y avait aucune données à transférer vers DocuSign^®. Vous devrez retourner à Procore, saisir le données dans le chantier approprié et renvoyer l’enveloppe à DocuSign^®.

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
   

   • Objet de l’e-mail
     Saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • E-mail Message
     Saisissez le contenu de votre e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire de signature autorisé tel que désigné dans l’outil Contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l’enveloppe DocuSign® :

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « architecte/ingénieur » dans le contrat de Procore.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée comme « Contact principal » dans l’annuaire du projet pour l’entreprise désignée comme « Sous-traitant » dans le contrat de Procore.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « Maître d’ouvrage/client » dans le contrat de Procore.

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Remarque

   Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

4. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l’aperçu.

5. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois toutes les signatures collectées et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez changer manuellement le statut du contrat en « Approuvé » dans Procore.

• Signer un document Procore avec DocuSign®