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Un contrat principal est un accord juridique entre les parties contractées. Dans un contrat principal unique à deux parties, le maître d'ouvrage qui finance le projet de construction est appelé le client ou le mandant. La partie payée pour assurer l'achèvement des travaux est appelée l'entreprise générale. Dans Procore, vous pouvez soit créer un contrat principal unique pour un projet de construction, soit répartir le périmètre des travaux d'un seul projet entre plusieurs contrats principaux.
est un accord juridique entre les parties contractées. Dans un contrat unique à deux parties, la partie qui finance le projet de construction est appelée le client, le maître d’ouvrage ou le mandant. La partie payée pour assurer l’achèvement des travaux est appelée l’entrepreneur général,principal ou principal.
Dans Procore, vous pouvez gérer un projet avec un ou plusieurs accords. S’il s’agit d’un projet de grande envergure, s’il a plusieurs sources de financement ou s’il implique plusieurs clients, divisez la portée des travaux en plusieurs ententes.
Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats pour chaque nouveau projet de construction.
Examples
When to create a single prime contract
Most customers who manage their construction projects in Procore create a single contract for a single project. For example, if you are a general contractor, creating a single contract is the simplest way to manage a construction project when it has a single project owner and a single funding source. If you are an owner/developer or an internal general contractor with an upstream approval requirement, you might choose to create a single prime contract to handle the upstream contract and invoices.
When to create multiple prime contracts
If a project has multiple owners, clients, funding sources, and/or project delivery methods, you can also choose to create multiple contracts for a single project. If you choose to create multiple contracts in a single Procore project, there are some limitations. For details, see Are there any system limitations when projects have multiple prime contracts? Reasons to create multiple contracts include:
Multiple Clients and Funding Sources. A project can have multiple funding sources or multiple clients. For example, a specialty contractor might choose to create a separate prime contract for each client. Or your construction company might have been contracted to complete work on a project with more than one funding stream, such as a private donor, a public grant, a public authority, bonds, grants, loans, or a combination of all these examples. See Configure Advanced Settings: Prime Contracts.
Multiple Stages. A project can be divided into stages. For example, you might require separate contracts for pre-construction, course of construction, and aftercare/maintenance.
Multiple Phases. A project can be portioned into phases. For example, you might require separate contracts for the foundation, plumbing, HVAC, and so on.
Guaranteed Maximum Price (GMP) Contracts. A project can be fast-tracked or a phased GMP job. For example, you might require multiple contracts for each established scope-of-work package.
Construction Manager as Advisor (CMa) Delivery Methods. A general contractor operating as a CMa might need to manage multiple contracts between an owner and various contractors.
Is the Schedule of Values on the contract similar to the line items on the project's budget? If so, Procore recommends creating the project's budget before the contract. To eliminate repetitive data entry, you can use the Prime Contracts tool's import feature to Create the Prime Contract Schedule of Values from the Project Budget.
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Prime Contracts du projet. OU
Au vu du caractère sensible des données contractuelles, Procore n’envoie PAS de notifications automatiques par e-mail aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Au lieu de cela, voir Envoyer un contrat principal par e-mail.
S’il s’agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat principal sur la page « Créer un contrat principal pour démarrer ». OU
Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat principal, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
Passez aux étapes suivantes :
Ajout des informations de base du contrat
Mettre à jour les informations générales sur le contrat principal
Mettre à jour l’accès au contrat pour le contrat principal
Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat principal
Ajout des inclusions et des exclusions au contrat principal
Définir la méthode comptable pour le contrat principal
Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat principal
Ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat principal
Importer des postes dans la VDC du contrat principal à partir d’un fichier CSV
Joindre des fichiers au contrat principal
Ajout des informations de base du contrat
Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :
Notes
There are no required fields when adding the basic contract information.
If you click the Create button without completing any data entry, Procore saves the prime contract, lists you as the creator, and automatically places it in the Draft status.
Nombre Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive dans l’ordre croissant.
Example
The examples below show you how Procore's ascending consecutive numbering works:
If the previous contract was 1, the next contracts are 2, 3, and so on.
If the previous contract was PC-0001, the next contracts are PC-0002, PC-0003, and so on.
If the previous contract was DCA00010-12-G-0001, the next contracts are DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, and so on.
Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, écrasez l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
Entreprise sous-traitante Sélectionnez le nom de l’entreprise qui exécute les travaux ou fournit les matériaux pour ce contrat. Pour que l’option apparaisse dans la liste, voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.
Titre Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
Mettre à jour les informations générales sur le contrat principal
Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :
Statut Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d’offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
Note
To create Prime Contract Change Orders (PCCOs) and owner invoices, your prime contract's status must be set to Approved or Complete.
Exécuté Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
Retenue de garantie par défaut Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage qui sera retenu à titre de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %.
Entrepreneur Sélectionnez le « Sous-traitant » dans cette liste déroulante. Il s’agit de l’entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l’option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet ».
Architecte/Ingénieur Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l’option apparaisse dans cette liste, l’entreprise doit disposer d’un enregistrement dans l’annuaire du projet.
Description Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Mise à jour de « l’accès au contrat » pour le contrat principal
Par défaut, les contrats principaux sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l’outil Contrats principaux du projet. Pour modifier les autorisations d’accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :
Optionnel: Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Procore active ce paramètre par défaut.
Notes
The toggle is BLUE when restrictions are turned ON.
The toggle is GRAY when restrictions are turned OFF.
Optionnel: Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l’outil Contrats principaux du projet d’accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin . Pour que l’option apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit disposer d’un profil dans l’annuaire du projet. Optionnel: Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-administrateurs » d’afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non-administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts .
Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat principal
Pour mettre à jour le contrat principal avec les dates importantes, procédez comme suit :
Date de début Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
Date d’achèvement estimée Sélectionnez la date d’achèvement estimée du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Date d’achèvement substantiel Sélectionnez la date d’achèvement substantiel du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Tip
If the 'Substantial Completion Date' field is available on your project, keep in mind that Procore automatically updates the 'Substantial Completion Date' to match the 'Revised Substantial Completion Date' from each Prime Contract Change Order (PCCO) when each change order is 'Approved.'
Date du contrat Sélectionnez la date du contrat dans le calendrier.
Date de réception du contrat signé Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Date d’exécution Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’exécution représente la date à laquelle l’accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties au contrat.
Date d’émission Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’émission représente la date à laquelle l’accord contractuel a été délivré aux deux parties.
Date de retour Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour est la date à laquelle le contrat a été retourné.
Date de résiliation du contrat Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Une date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principal à laquelle toutes les parties ont rempli toutes les obligations et conditions contractuelles.
Date de livraison Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.
Ajout des inclusions et des exclusions au contrat principal
Les inclusions et exclusions du contrat varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
Inclusions Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Exclusions Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Définir la méthode comptable
La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu’AVANT d’ajouter des postes à une ventilation des coûts. Procore ne vous permet PAS de modifier la méthode comptable d’un contrat après l’ajout de postes.
La méthode comptable du contrat s’applique-t-elle automatiquement aux événements de changement d’un contrat ? Non. Si vous souhaitez que votre équipe saisisse des montants d’unité/quantité sur les événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de mesure, Qté de revenu, Coût unitaire de revenu, Qté unitaire de ODG et Coût unitaire de ODG » dans la page Configurer les paramètres de l’outil Événements de changement. Voir Configurer les paramètres : Modifier les événements.
La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de changement et aux factures d’un contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de changement et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur l’unité/la quantité produit des ordres de changement et des factures basés sur l’unité/la quantité.
Le fichier d’exportation PDF d’un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d’exportation PDF est basé sur le montant. De même, un fichier basé sur une unité/quantité génère un fichier d’exportation PDF basé sur une unité/quantité. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l’unité/la quantité dans le fichier d’exportation PDF, l’administrateur Procore de votre entreprise doit demander les services de l’équipe des solutions personnalisées.
Pour définir la méthode comptable sur Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Passer à l’unité/quantité .
Pour redéfinir la méthode comptable sur Basé sur le montant, cliquez sur le bouton Passer à Basé sur le montant.
Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat principal
Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le contrat n’a pas le statut « Approuvé ».
Ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat principal
Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du contrat principal :
Choisissez parmi ces options :
Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas encore de postes ». OU
Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne. Procore crée de nouveaux postes commençant par le chiffre « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l’ordre numérique.
Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous avez les options suivantes :
Pour assigner un code budgétaire existant au poste, commencez à saisir un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste. OU
Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les éléments de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences de modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
En fonction de la méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
Pour un contrat basé sur le montant : Une ventilation des coûts basée sur le montant nécessite la saisie des données suivantes :
Description Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Montant Saisissez le montant total du poste.
Facturé à ce jour Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Pour un contrat basé sur une unité/quantité : Une ventilation des coûts basée sur l’unité/la quantité nécessite la saisie de données suivante :
Coût unitaire Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
Example
If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325.
Montant Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .
Facturé à ce jour Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer. Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importer des postes dans la VDC du contrat principal à partir d’un fichier CSV
Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer la VDC à partir d’un fichier CSV .
Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l’une de ces options :
Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. OU
Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
Note
Procore downloads a CSV template file to your web browser's file download location.
The name of the file is: Prime Contract SOV Template.csv
Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
Important
Do NOT change or rearrange the Column Headings in the template file.
Après avoir saisi les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer vos mises à jour de fichiers au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « Fichier CSV », choisissez l’une de ces options :
Cliquez sur Charger un fichier. OU
Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ».
Choisissez l’une de ces options :
Ajoutez des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle. OU
Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat principal et les remplacer par les données de votre modèle.
Cliquez sur Importer.
Joindre des fichiers au contrat principal
Pour ajouter des pièces jointes à un contrat principal :
Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Joindre des fichiers.
Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers , mettez en surbrillance l’emplacement de stockage des fichiers à charger. Les options sont les suivantes :
Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir le finder de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
Des photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Dessins. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner une zone, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Des documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier stockant le(s) fichier(s) à charger, puis mettez-les en surbrillance.
Cliquez sur Joindre. Un indicateur de progression vous indique l’état du chargement.
Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Créer plusieurs contrats principaux
Répétez les étapes de la section Créer un contrat principal unique ci-dessus pour chaque nouveau contrat principal.
