Modifier les factures au maître d’ouvrage

Après avoir créé une facture au maître d’ouvrage, vous pouvez l’ouvrir à l’aide de l’outil Contrats principaux ou Facturation au niveau projet pour la modifier si nécessaire. Les étapes ci-dessous vous montrent comment modifier une facture au maître d’ouvrage à l’aide de l’outil Contrats principaux.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

• Informations complémentaires:

  • Vous ne pouvez modifier que la dernière facture créée.

  • Pour en savoir plus sur l’utilisation de la facturation par rangées de groupe, voir À propos de la facturation par rangées de groupes sur les factures au maître d’ouvrage

• Créer des factures au maître d’ouvrage

• Ouvrir une facture

  • Mettre à jour les informations générales

  • Afficher un aperçu récapitulatif

  • Réviser et ajouter les modifications approuvées

  • Mettre à jour la ventilation des coûts

  • Définir l’affichage des colonnes pour les exportations PDF

  • Rechercher des postes correspondants

  • Gérer les groupes personnalisés

  • Gérer les paramètres du tableau

  • Choisissez votre méthode d’édition

  • Mettre à jour les postes en utilisant la méthode comptable du contrat

• Charger des pièces jointes

  • Charger une sauvegarde PDF à partir des coûts directs et des factures de la période de facturation sélectionnée

  • Charger des pièces jointes

Ouvrir une facture

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Dans le tableau, localisez le contrat à modifier.

    Pourboire

   • Vous recherchez une facture spécifique ? Pour trouver rapidement une correspondance dans une longue liste de factures, commencez à taper dans le champ Rechercher . Procore réduit la liste pour afficher uniquement les factures qui correspondent à vos mots-clés.

   • Vous souhaitez organiser les factures dans la liste des maîtres d’ouvrage ? Pour organiser le tableau des factures, utilisez les options des menus Ajouter un groupe et Ajouter un filtre. Pour en savoir plus, consultez Rechercher, filtrer et regrouper des factures.

3. Cliquez sur le lien Numéro du contrat pour l’ouvrir.

4. Cliquez sur l’onglet Factures .

5. Recherchez la facture dans l’onglet Factures (demandes de paiement).

6. Cliquez sur le lien # Facture Position ou Facture pour l’ouvrir.

Procore ouvre la facture. Vous disposez de différentes options de modification sur chaque carte de la facture.

Pour mettre à jour les informations générales de la facture :

1. Faites défiler jusqu’à Informations générales.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Mettez à jour ces champs si nécessaire :

    Note

   Un astérisque (*) ci-dessous indique que le champ est obligatoire.

   

   • StatutChoisissez
     un statut dans la liste déroulante. La par défaut statut d’un nouveau facture est Ébauche. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

   • N° de facture
     Modifiez le numéro de facture, le cas échéant.

   • période de facturation.*
     Procore renseigne automatiquement le menu déroulant avec la période de facturation ouverte du projet. S’il n’y a pas de période de facturation ouverte, Procore sélectionne la période de facturation la plus récente.

      Conseils

     Vous ne voyez pas d’option de menu pour la période de facturation en cours ? Pour savoir comment créer une période de facturation, voir Créer des périodes de facturation.

   • Début de la période
     Procore affiche automatiquement la date de début de la période de facturation sélectionnée.

   • Fin de la période
     Procore affiche automatiquement la date de fin de la période de facturation sélectionnée.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour afficher un aperçu de la facture dans sa mise en page finale :

1. Faites défiler jusqu’à la section Aperçu récapitulatif .

2. Cliquez sur la flèche pour l’agrandir.
   

Si votre équipe approuve de nouvelles modifications budgétaires ou des ordres de changement au contrat principal après la création d’une facture au maître d’ouvrage, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts de la facture.

Si vous souhaitez ajouter des modifications récemment approuvées à la facture du maître d’ouvrage la plus récente, procédez comme suit :

1. En haut de la ventilation des coûts, cliquez sur Réviser et ajouter la bannière de notification.
   
   

    Conseils

   • Vous ne voyez pas de bannière de notification ? Soit (1) il n’y a pas de modifications approuvées à ajouter à la facture, soit (2) les paramètres requis « Changements budgétaires » ne sont pas configurés. Voir Configurer les paramètres : Budget.

   • Vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton Réviser et ajouter ? Les modifications approuvées ne peuvent être ajoutées qu’à la facture la plus récente d’un contrat principal. Si vous modifiez une facture plus ancienne, vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton Réviser et ajouter.

   • Les modifications approuvées sont-elles automatiquement ajoutées aux nouvelles factures au maître d'ouvrage ? Oui. Les modifications approuvées sont automatiquement ajoutées à la ventilation des coûts d’une nouvelle facture. Il n’est pas nécessaire d’ajouter des modifications approuvées aux nouvelles factures au maître d’ouvrage.

2. Dans la fenêtre Réviser et ajouter les modifications approuvées , passez en revue les détails de l’ajustement.

3. Cochez les cases à côté des modifications à ajouter.

    Important

   L’ajout de modifications approuvées est une action permanente. Une fois ajoutés, ils ne peuvent pas être supprimés.

   
   

4. Choisissez parmi les options :

   • Pour ajouter les modifications sélectionnées, cochez les cases correspondant à la modification, puis cliquez sur Ajouter.
     Une bannière VERTE apparaît lorsque la modification a été ajoutée avec succès.
     OU

   • Pour ignorer l’ajout des modifications, cliquez sur Annuler.

Avant de mettre à jour les postes, il est utile de comprendre les méthodes d’édition disponibles. Il est également important de savoir que la méthode comptable définie dans le contrat principal a un impact sur les colonnes disponibles pour la saisie des données dans la ventilation des coûts.

Pour mettre à jour une ventilation des coûts :

• Afficher la ventilation des coûts en plein écran

• Définir l’affichage des colonnes pour les exportations PDF

• Rechercher des postes correspondants

• Gérer les groupes personnalisés

• Gérer les paramètres du tableau

• Choisissez votre méthode d’édition

• Mettre à jour les postes en utilisant la méthode comptable du contrat

Afficher la ventilation des coûts en plein écran

Vous pouvez afficher la ventilation des coûts en plein écran et la fermer lorsque vous avez terminé vos mises à jour.

Définir l’affichage des colonnes pour les exportations PDF

Vous pouvez configurer l’affichage en colonne de la ventilation des coûts avant d’exporter les factures au maître d’ouvrage.

Rechercher des postes correspondants

Vous pouvez rechercher les postes correspondants à modifier.

Gérer les groupes personnalisés

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des options de regroupement personnalisées. Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez les appliquer à l’aide du menu déroulant à gauche du bouton « Gérer les groupes personnalisés ».

Gérer les paramètres du tableau

Vous pouvez modifier la hauteur des lignes de la ventilation des coûts. Vous pouvez également afficher ou masquer les colonnes qui s’affichent.

Choisissez votre méthode d’édition

Il est utile de comprendre les différences entre les deux (2) méthodes de saisie de données disponibles pour les contrats. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ? Une fois que vous connaissez la méthode comptable en place, cliquez sur le bouton Modifier pour placer la ventilation des coûts en mode édition. Vous ne pouvez modifier que la facture la plus récente. S’il existe une facture plus récente, un message d’information apparaît en haut de la ventilation des coûts.

• Pour modifier des postes individuels en ligne : Afficher /Masquer

  • Modifiez les postes en ligne en tapant dans les zones de texte qui apparaissent dans les cellules modifiables.

    

• Pour modifier des postes en masse, cliquez sur Afficher /Masquer

  • To edit SOV line items in bulk:

    1. Click Edit in the top right corner of the SOV card.
       This places the SOV into editing mode.

    2. Place checkmarks in the boxes to the left of each line item. You have these options:

       • To select all of the SOV line items, mark the box in the Item Number column (see 1).

       • To select all of the line items in a group, mark the box in a line item group (see 2).

       • To select individual line items, mark the desired boxes next to each line item (see 3).
         
         

    3. Click the Edit Values button (see 4).

    4. In the Edit Values pane on the right (see 5), enter percentage values as needed.
       The data entry fields in the Edit Value pane on the invoice's SOV are different, depending on whether the contract was configured to use the amount-based or unit-based accounting method. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract?

    5. Click Apply (see 6).

Mettre à jour les postes en utilisant la méthode comptable du contrat

Les exigences en matière de saisie de données pour les postes d’une ventilation des coûts sont déterminées par la méthode comptable définie dans le contrat principal de la facture. Dans Procore, un contrat principal peut être configuré pour utiliser l’une (1) des deux (2) méthodes comptables : basée sur le montant ou sur les unités/quantités. La méthode comptable définie sur le contrat principal a un impact sur les colonnes disponibles pour la saisie des données dans la ventilation des coûts. Une fois que les postes sont créés sur un contrat, toutes les factures de ce contrat utilisent la même méthode comptable. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

• Pour mettre à jour des postes avec la méthode comptable basée sur le montant : Afficher /Masquer

  • Pour mettre à jour les postes de la ventilation des coûts (VDC) d’une facture au maître d’ouvrage lorsque le contrat principal utilise la méthode comptable basée sur les montants :

    1. Faites défiler jusqu’à la Ventilation des coûts.
       Chaque poste de l’VDC d’un facture au maître d'ouvrage correspond à un poste du contrat.

    2. Cliquez sur Modifier.
       La ventilation des coûts passe alors en mode édition.

    3. Entrez les valeurs nécessaires dans ces champs :
       Les colonnes de votre VDC peuvent être différentes. Pour afficher et masquer des colonnes, cliquez sur l’icône Paramètres du tableau. Pour en savoir plus, voir Gérer les paramètres de la table.

       • Travaux terminés cette période ( %)
         saisissez un pourcentage pour représenter la valeur monétaire des travaux terminés pour cette période de facturation.
         Remarque : Si l’utilisateur qui a créé la facture a coché la case à cocher « Remplir la ventilation des coûts avec les coûts de la période de facturation sélectionnée », Procore remplit automatiquement la saisie dans la colonne cachée « Travaux terminés cette période ($) » avec les valeurs des factures de sous-traitant, des coûts directs et Ordres de changement de l’engagement.

       • Total des travaux terminés ( %)
         saisissez un pourcentage pour représenter les travaux terminés à ce jour dans ce période de facturation. Procore utilise cette saisie pour afficher le « % du travail terminé » (ligne 5a) dans l’aperçu récapitulatif.
         Remarque : Ce nombre représente le montant cumulatif des travaux effectués depuis la première facture du contrat jusqu’à la période de facturation en cours pour cette facture.

       • Travaux Retenue de garantie cette période ( %)
         saisissez un pourcentage pour représenter le retenue de garantie sur les travaux de débloquer cette période de facturation.
         Remarque : Une saisie dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur monétaire dans la colonne « Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) » de la ventilation des coûts.

       • Matériaux Retenue de garantie ( %)
         saisissez un pourcentage pour représenter le retenue de garantie sur les matériaux de ce période de facturation.
         Remarque : Une saisie dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Matériaux Retenue de garantie cette période ($) ».

       • Travaux retenue de garantie sur les travaux libérés (%)
         Saisissez un pourcentage pour représenter le retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour les travaux effectués cette période de facturation.

• Pour mettre à jour des postes avec la méthode comptable basée sur les unités/quantités : Afficher /Masquer

  • Pour mettre à jour les postes de la ventilation des coûts d’une facture au maître d’ouvrage lorsque le contrat principal utilise la méthode comptable basée sur les unités/quantités :

    1. Faites défiler jusqu’à la Ventilation des coûts.
       Chaque poste de la ventilation des coûts de l’facture correspond à une poste de l’contrat principal du facture.

    2. Cliquez sur Modifier.
       La ventilation des coûts passe alors en mode édition.

    3. Entrez les valeurs nécessaires dans ces cellules :

       • Travaux terminés : cette période (Qté).
         Saisissez un montant quantité pour représenter le travail effectué pour ce période de facturation. Cela met automatiquement à jour le montant de la cellule « Travaux terminés : cette période ( %) ».

       • Travaux terminés : cette période ( %).
         Cette cellule se met à jour automatiquement lorsque vous saisissez une valeur dans la cellule « Travaux terminés : cette période (Qté) ». Vous pouvez taper sur cette valeur pour modifier les autres saisies de cette ligne.

       • Total terminé et entreposé à ce jour : total à ce jour ( %).
         Cette valeur est automatiquement mettre à jour lorsque vous saisissez une valeur dans les cellules « Travaux terminés : cette période (quantité) » ou « Travaux terminés : cette période ( %) ». Vous pouvez taper sur cette valeur pour modifier les autres saisies de cette ligne.

Charger des pièces jointes

Lors de la création d’une facture, les utilisateurs ont la possibilité de cocher la case Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée . L’expérience que vous verrez dépendra du fait que le paramètre soit activé ou désactivé.

• Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée

• Charger des pièces jointes

inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée

Si le paramètre Inclure les sauvegardes des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est activé.

1. Faites défiler jusqu’à Pièces jointes.

2. Cliquez sur Modifier.
   Faites défiler jusqu’à la carte Pièces jointes.

    Note

   Lorsque le paramètre Inclure les sauvegardes des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est activé, la carte Pièces jointes contient les sections suivantes : Pièces jointes chargées, Pièces jointes des factures de sous-traitant et Pièces jointes des coûts directs.

   
   

3. Dans la section Pièces jointes chargées, cliquez sur le bouton Charger des pièces jointes .

4. Chargez les pièces jointes souhaitées.

Charger des pièces jointes

Si le paramètre Inclure les sauvegardes des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est désactivé dans la facture.

1. Faites défiler jusqu’à Pièces jointes.

2. Cliquez sur Charger des pièces jointes.
   

3. Chargez les pièces jointes souhaitées.