Guide de l’utilisateur des instantanés du budget et des prévisions

Voici les principales caractéristiques :

Créer des instantanés ad hoc ou de statut de projet

La fenêtre Créer un instantané de l’outil Budget au niveau projet contient ces options pour créer des instantanés. Pour en savoir plus sur les instantanés, voir Créer un instantané à partir de l’outil Budget.

Afficher les instantanés de l’historique du statut du projet

L’onglet Instantanés du statut du projet de l’outil Budget permet à votre équipe d’afficher tous les instantanés du projet en un seul endroit. Cela inclut le nom de l’instantané, une description (si saisie) et son statut dans votre flux de travail. Le tableau comprend également une date et une heure indiquant la date de création et le nom d’utilisateur du créateur.

Gérer le flux de travail de révision pour les instantanés de statut de projet

Pour les équipes disposant d’un processus formel d’examen des instantanés de statut de projet, les utilisateurs peuvent facilement cliquer sur les menus déroulants de la colonne Statut pour indiquer le statut de l’instantané. Ceci est utile pour les équipes qui examinent régulièrement les instantanés (c’est-à-dire toutes les semaines, tous les mois, etc.). Les utilisateurs peuvent modifier le statut d’un poste d’instantané dans l’onglet Instantanés du statut du projet dans l’outil Budget au niveau projet ou avec l’outil Instantanés du statut du projet au niveau entreprise.

Configurer les colonnes

Les utilisateurs peuvent cliquer sur Configurer pour choisir les colonnes à afficher et à masquer. Une fois configurés pour s’afficher, les utilisateurs peuvent glisser-déposer les colonnes du tableau vers n’importe quel emplacement du tableau. Par exemple, si les utilisateurs veulent voir si un poste budgétaire est supérieur ou inférieur à sa valeur prévue, déplacez la colonne Prévu au-dessus/en dessous vers le côté gauche du tableau. Si les utilisateurs souhaitent voir le coût estimé du poste budgétaire à l’achèvement, déplacez la colonne Coût estimé à l’achèvement vers la gauche.

Les utilisateurs peuvent configurer les colonnes pour qu’elles s’affichent ou soient masquées dans l’onglet Instantanés du statut du projet de l’outil Budget ou avec le nouvel outil Instantanés du statut du projet au niveau entreprise.

Créer et gérer des statuts personnalisés pour les instantanés de statut de projet (bêta)

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des statuts personnalisés pour les instantanés de statut de projet afin d’aligner le suivi du projet sur les procédures internes. Cette fonctionnalité offre une plus grande flexibilité en allant au-delà des options standard « En cours de révision » et « Approuvé ». Il permet de mettre en place des processus sur mesure qui correspondent aux étapes spécifiques de l’examen du budget de votre organisation. Voir Créer un Personnalisé Statut pour les instantanés au Statut projet.

• Suivi sur mesure : Créez jusqu’à 50 statuts de personnalisé à code couleur dans l’outil Niveau entreprise Admin pour une identification visuelle rapide.

• Mappage Statut : liez les statuts de personnalisé à des types de statut standard à code couleur, tels que Ouvert (gris), En attente (jaune), Fermé (vert) et Annulé (rouge) dans l’outil Niveau entreprise Admin pour maintenir données intégrité de votre budget.

• Par défaut Statut : définissez un personnalisé statut comme par défaut statut pour les nouveaux instantanés de statut de projet dans l’outil Niveau entreprise Admin afin d’uniformiser les rapports tous les projets.

• Statut Application : appliquez des statuts personnalisé aux instantanés de statut du projet dans l’outil Budget au niveau Projet et dans l’outil Statut Niveau Entreprise Projet Instantanés pour que vos flux de travail de gestion budget reflètent les exigences de votre organisation en matière de prévision et de reporting.

• Visibilité granulaire : utilisez l’outil Instantanés de statut de projet au niveau entreprise pour filtrer les instantanés de statut de projet selon des statuts personnalisés, fournissant ainsi des renseignements plus détaillés sur l’intégrité du projet dans l’ensemble de votre portefeuille.

Analyser l’écart budgétaire entre les instantanés de statut de projet

Pour analyser l’écart budgétaire, cliquez sur l’icône Écart dans les en-têtes de colonne du tableau de données. Cela développe le groupe de colonnes sélectionné pour afficher la valeur actuelle, la valeur précédente et l’écart du poste. Il n’est donc plus nécessaire de calculer l’écart dans des feuilles de calcul tierces.

Exporter des instantanés de statut de projet

Les utilisateurs peuvent cliquer sur Exporter pour télécharger les instantanés de la liste dans l’onglet Instantanés du projet dans un format de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) pour un accès hors ligne.

Surveiller et examiner les instantanés dans l’ensemble des projets

L’outil Instantanés de statut de projet au niveau entreprise transforme la façon dont vos équipes surveillent et examinent les instantanés en consolidant tous les instantanés de statut de votre projet en un seul endroit. L’accès à l’outil est contrôlé par les modèles d’autorisation de l’entreprise qu’un administrateur configure pour votre équipe. Cela permet à votre équipe de gagner un temps précieux en éliminant le besoin de distribuer des instantanés du projet par d’autres moyens, tels que l’e-mail. De plus, les utilisateurs n’ont plus besoin de publier des copies PDF et de gérer les copies dans un silo d’informations externes.

Gérer les autorisations d’accès au niveau entreprise à l’aide de modèles d’autorisation

Les modèles d’autorisation au niveau entreprise sont le meilleur moyen de contrôler qui peut créer ou afficher des instantanés avec l’outil Instantanés de statut de projet au niveau entreprise. Un administrateur peut ensuite gérer l’accès en fonction des rôles et responsabilités de l’utilisateur.

Contrôler l’accès à l’outil Instantanés de statut de projet au niveau entreprise

Dans la section Gestion financière d’un modèle d’autorisations de l’entreprise, le paramètre d’autorisation par défaut est Aucun. Vous pouvez uniquement configurer l’accès en lecture seule ou en standard. Les autorisations de niveau Admin ne sont pas disponibles pour l’outil Instantanés de statut de projet.

Réglage des paramètres d’autorisation :

• Pour permettre aux utilisateurs d’afficher tous les instantanés du statut du projet, choisissez les autorisations de niveau « Lecture seule ».

• Pour permettre aux utilisateurs de modifier le statut d’un instantané de statut de projet ou d’exporter une liste d’instantanés, choisissez « Standard »

  d’autorisations de niveau.