Guide de l’utilisateur de la gestion financière pour les entrepreneurs spécialisés

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Vous pouvez créer deux types d’ordres de changement dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de changement avec Événements de changement ou (2) Ordres de changement sans Événements de changement.

Ordres de changement avec Événements de changement

La création d’un événement de changement vous permet de vous préparer à l’impact du changement avant qu’il ne devienne un coût réel, ce qui constitue une partie importante de la stratégie de gestion des contrats d’une entreprise spécialisée lors de l’embauche de sous-traitants externes pour effectuer des tâches.

Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez ensuite créer une DDD (Demande de devis), qui sera envoyée aux sous-traitants appropriés pour tarification. Lorsque les DDD sont créées et que les sous-traitants assignés y répondent, les ordres de changement peuvent être créés en fonction du devis soumis.

• Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de changement. Vous pouvez choisir entre un paramètre d’ordre de changement à un (1), deux (2) et trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion du changement de votre équipe. Un nombre inférieur de niveaux offre le flux de travail le plus simple. Un nombre accru de niveaux offre à votre équipe un flux de travail plus complexe, mais donne à votre équipe plus de contrôle sur les changements. Les paramètres les plus courants parmi les utilisateurs de Procore sont d’utiliser le paramètre à un (1) ou deux (2) niveaux.

  Exemple

  Un exemple courant de cas d’utilisation d’un contrat client (2) niveaux est lorsque vous souhaitez imiter le regroupement des ordres de changement de votre entreprise générale dans votre compte Procore. Si vous avez tendance à émettre des ordres de changement immédiatement et à les facturer un par un (quel que soit le lot d’approbation), un paramètre d’ordre de changement à 1 (1) niveau peut être le meilleur choix. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement ?

  Une fois que vous avez choisi quel paramètre de niveau utiliser, vous pouvez configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement de l’engagement.

• Créer des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte (ou affecte potentiellement) le périmètre des travaux initial d’un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d’utiliser l’outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l’une des options disponibles dans les outils Procore pris en charge ou à l’aide de l’mobile plateforme de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ?

• Créer des DDD à partir d’Événements de changement et réviser les réponses aux DDD. Si vous devez créer une DDD pour que vos sous-traitants soumettent une tarification, voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement. Vous pouvez ensuite examiner les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez aller de l’avant avec la création d’un ordre de changement. Voir Réviser les réponses aux DDD.

• Créer des ordres de changement. Vous pouvez créer deux types d’ordres de changement dans Procore :

  • Un ordre de changement de l’engagement (OCE) peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un OCE à partir d’un événement de changement.

  • Un ordre de changement potentiel (OCP) peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un OCP à partir d’un événement de changement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, voir Événements de changement.

Ordres de changement sans Événements de changement

Lorsque l’outil Événements de changement est désactivé, votre équipe crée les modifications à l’aide des outils Engagements et Contrats clients. La plupart des ordres de changement commencent par un ordre de changement potentiel qui serait généré dans l’outil Contrats clients. Vous trouverez ci-dessous une description du processus lorsque les trois (3) niveaux sont activés pour les ordres de changement au contrat client.

• Créez un ordre de changement potentiel. Créez un ordre de changement potentiel pour décrire tout changement potentiel de coûts qui affecterait le contrat. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts (VDC) pour un ordre de changement potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code budgétaire et d’entrer le montant en dollars. Idéalement, il s’agira d’un code budgétaire déjà présent dans le budget, afin que vous puissiez voir l’augmentation du budget dans l’onglet Budget.

• Créer un ordre de changement de l’engagement. Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez créer un ordre de changement de l'engagement qui fait office de demande de devis auprès du sous-traitant qui sera responsable du périmètre des travaux décrit dans l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l'ordre de changement de l'engagement à l'ordre de changement potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux.

• Créez une demande d’ordre de changement. Une fois que vous avez créé des ordres de changement potentiels, vous pouvez les transformer en demandes d’ordre de changement. Les demandes d'ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de changement potentiels afin de rationaliser la révision et le processus d'approbation.

• Créez un ordre de changement au contrat client. Les ordres de changement dont le statut est défini sur « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget du projet. Les OCCC approuvés peuvent être ajoutés aux factures au maître d’ouvrage. Une fois que vous avez marqué l'ordre de changement au contrat client comme approuvé, le changement de montant total en dollars sera reflété dans la colonne « OC approuvés » de l’outil Budget.

• Créer un ordre de changement de l’engagement. Un ordre de changement de l'engagement décrit les variations de coûts qui ont une incidence sur le contrat entre le entreprise contractant et un fournisseur ou sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ordre de changement de l'engagement comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de changement d’engagement potentiels dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de changement, voir Ordres de changement.