Guide de l’utilisateur de la gestion financière pour les entrepreneurs spécialisés

Une fois vos contrats approuvés et terminés dans l’outil Contrats clients, vous pouvez commencer à configurer les engagements de votre projet. En règle générale, vous créez des engagements lorsque votre entreprise sous-traite des travaux.

Dans Procore, vous pouvez créer deux types d'« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.

• Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L’administrateur Procore de votre entreprise peut vous aider à définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d’ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer une variété de dates à utiliser sur vos contrats par défaut. Les paramètres comprennent également les paramètres de par défaut liste de distribution, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un retenue de garantie % (le cas échéant) et la décision d’activer la marge financière ou les paiements par par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : Engagements.

• Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre des études, achats et travaux, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un sous-traitant) et émis à un « vendeur » (par exemple, un fournisseur) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande.

   Pointe

  Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance sont utilisés exclusivement pour facturer des coûts prédéterminés enregistrés dans le budget de votre projet. Il est important de noter que les bons de commande ne sont pas conçus pour être utilisés comme un onglet courant. Par exemple, si votre entreprise a pour pratique de créer une facture pour payer vos bons de commande au fur et à mesure que les articles sont livrés, vous pouvez créer un coût direct au lieu d’un bon de commande. Voir Outil Coûts directs.

• Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre l’entreprise contractante et les sous-traitants qui exécutent le périmètre des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer un appel d’offres gagnant et le convertir en contrat de sous-traitanceou (2) directement créer un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements.

• Créer des factures de sous-traitants et gérer les contacts de facturation. À l’aide de l’outil Engagements ou Facturation proportionnelle, vous pouvez également créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facture de votre sous-traitant les autorisations appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance.

• Créez un registre des paiements émis. Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos saisies. Voir Ajouter des paiements émis.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, voir Engagements.