Envoyer une nouvelle facture en tant que contact de facturation à l’aide de Procore Pay

Si vous êtes le contact de facturation sur un Engagement dans Procore, le sous-traitant général Administrateur des factures peut commencer votre processus de facturation en vous envoyant une invitation à facturer afin que vous puissiez soumettre une facture pour le travail effectué par votre équipe pendant la période de facturation. Une réponse Oui indique que vous souhaitez saisir votre facture dans Procore et l’envoyer au sous-traitant général pour révision. Une réponse négative indique que vous n’enverrez pas de facture pour la période de facturation. Si vous ne recevez pas l’invitation à facturer, vous pouvez toujours créer une facture à partir de l’engagement s’il existe une période de facturation ouverte.

Avec Procore Pay, les outils de gestion des factures de Procore vous offrent également la possibilité de régénérer, de prévisualiser et de signer vos renonciations de privilège pour vos factures.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Vous devez être le signataire de l’engagement Contact de facturation.

• Informations complémentaires:

  • Vous devez soumettre votre facture avant la « date d’échéance » de la période de facturation.

  • Vous devez consulter et accepter un Procore Pay accord pour créer des factures et recevoir paiement. Voir Réviser et accepter une Procore Pay Accord en attente en tant que bénéficiaire.

• Un administrateur des factures doit envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation.

  • Si vous ne trouvez pas votre « invitation à facturer », voir Un contact de facturation a-t-il besoin d’une « invitation à facturer » pour soumettre une facture ?

• Selon le sous-traitant général avec lequel vous travaillez, il se peut qu’un accord Procore Pay doive être accepté avant que vous puissiez soumettre un facture. Voir Réviser et accepter un Procore Pay Accord en attente.

1. Recevoir l’invitation à facturer

2. Répondre à l’invitation à facturer

3. Mettre à jour les informations générales sur la nouvelle facture

4. Mettre à jour le planning des coûts sur la nouvelle facture

   • Méthode comptable basée sur le montant

   • Méthode comptable basée sur l’unité

5. Ajouter des pièces jointes

6. Enregistrer en tant qu’ébauche ou envoyer pour révision

7. Gérer les renonciations de privilèges

8. Gérer les sous-niveaux

Lorsqu’un sous-traitant général envoie à un collaborateur en aval une « invitation à facturer », il invite un contact de facturation à envoyer une réponse. Si vous recevez une invitation, la personne invitée par est l’administrateur des factures pour l’ engagement sur lequel porte la facturation. Cela signifie que vous êtes un contact de facturation et que vous pouvez soumettre une facture pour les travaux effectués au cours de la période de facturation. Pour obtenir des directives, voir Répondre à l’invitation à facturer.

Pour répondre, vérifiez les détails de la facture dans l’invitation. Sous Voulez-vous facturer cette période ? Cliquez sur un bouton :

• Oui

  • Pour soumettre une facture maintenant, cliquez sur Oui pour lancer l’application Web Procore et vous connecter. Ensuite, passez à Mettre à jour la nouvelle facture.

  • Pour soumettre une facture plus tard, conservez l’invitation et cliquez sur Oui ou Non avant la date d’échéance.

• Non

  • Pour refuser l’invitation, cliquez sur Non avant la date d’échéance. Un message de remerciement accuse réception de votre réponse. Pour modifier votre réponse, cliquez sur Oui avant la date d’échéance.

Dans la page Nouvelle facture pour [# de contrat], mettez à jour ces sections : Informations générales et Ventilation des coûts avant de cliquer sur Envoyer.

Ce tableau vous fournit des informations utiles pour terminer la saisie de données.

Méthode comptable basée sur le montant

Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la ventilation des coûts (VDC ). Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, saisissez le montant nécessaire en dollars. En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux entreposés (illustré ci-dessous). Pour plus de détails sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des matériaux entreposés, voir À propos des matériaux entreposés sur les factures.

Méthode comptable basée sur l’unité

Utilisez cette méthode lors de la facturation des matériaux que vous avez commandés en quantité. Avec cette méthode, vous saisissez soit un pourcentage dans la colonne Progression totale, soit une valeur monétaire dans la colonne Avancement des travaux. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne « Retenue de garantie libérée ».

Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers pour charger n’importe quel fichier. Vous pouvez également glisser-déposer n’importe quel fichier.

Pour renvoyer votre facture à l’administrateur des factures pour révision, cliquez sur l’un de ces boutons :

• Pour enregistrer une ébauche de facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Vous pourrez le terminer plus tard avant la date d’échéance.

   Pointe

  Vous souhaitez partager votre facture avec d’autres personnes ? Si c’est le cas, voir Exporter les factures de sous-traitant. Insérez ensuite le fichier exporté en tant que e-mail pièce jointe ou révisez-le en tant qu’impression.

  OU

• Pour envoyer votre facture complétée pour révision, cliquez sur Envoyer. Le statut de la facture devient alors En cours de révision et un e-mail est envoyé à l’administrateur des factures.
  Remarque : Si des renonciations de privilèges sont présentes, le bouton indiquera Suivant. Cliquez sur Suivant pour examiner et signer les renonciations de privilège associées.
  
  

   Important

  • À moins que l’administrateur des factures ne change le statut de la facture en « Réviser et soumettre à nouveau », vous ne pouvez plus modifier la facture. Pour en savoir plus sur le processus de révision, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant que Facture Administrateur. Pour plus d’informations sur le statut, consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »

Avec Procore Pay, un Contact de facturation peut prévisualiser, signer et régénérer les renonciations de privilège pour une facture. Toute personne pouvant consulter une facture peut afficher un aperçu des renonciations de privilège conditionnelles signées. Pour obtenir la liste des tâches liées à la gestion des renonciations de privilèges avec les outils de gestion des factures, voir Gérer les renonciations de privilèges sur les factures de projet.

Aperçu des renonciations de privilèges

Pour prévisualiser les renonciations de privilèges de la facture, faites défiler jusqu’à la carte Renonciations de privilèges et cliquez sur le bouton Prévisualiser. Ceci télécharge une copie PDF de la renonciation de privilèges sélectionnée. Si votre ordinateur est configuré pour ouvrir un PDF dans un visionneuse PDF tiers, le PDF s’ouvre. Pour obtenir des directives, voir Prévisualiser les renonciations de privilège sur les factures de projet.

Signer des renonciations de privilèges

1. Ouvrez la facture avec la renonciation au privilège à signer.

2. Cliquez sur l’onglet Droits de privilège .

3. Dans le tableau Renonciations au privilège , recherchez la renonciation et cliquez sur Signer.
   Remarque : Le bouton Signer n’apparaît que lorsque le privilège est à l’état En attente de signature .
   
   

    Conseils

   • Est-il sécurisé de signer une renonciation inconditionnelle avant le paiement ? Oui. Procore Pay protège vos intérêts légaux en cachant votre signature derrière une bannière grise jusqu’à ce que la facture soit payée dans son intégralité. Si nécessaire, vous pouvez déverrouiller manuellement des renonciations de privilèges inconditionnelles signées.

   • Que se passe-t-il si je n’ai pas le pouvoir de signature ? Vous pouvez partager renonciations de privilèges pouvoir de signature pour inviter la personne appropriée au sein de votre entreprise à signer le document.

4. Dans la fenêtre [Nom de l’entreprise] demande une renonciation au privilège , cliquez sur Remplir et signer. La fenêtre Remplir le document s’ouvre.

    Prudence

   • Avant de signer une renonciation de privilèges, il est important de comprendre les différents types et ce que vous signez pour protéger vos intérêts juridiques et financiers. Voir Qu’est-ce qu’une renonciation de privilèges ?

5. Choisissez entre une renonciation au privilège conditionnelle ou inconditionnelle en fonction du type que vous signez et cliquez sur Suivant.

   • Conditionnel: utilisez cette option lorsque vous vous attendez à recevoir un acompte ou un paiement final. La signature ne donne droit à un privilège que pour le montant spécifié à la condition que le paiement soit effectivement reçu.

   • Inconditionnel: Notez que ceux-ci renoncent aux droits de privilège immédiatement après la signature ; Procore Pay protège les signataires en masquant ces signatures jusqu’à ce que la facture correspondante soit payée dans son intégralité.

6. Sous Qui doit recevoir ce document ?, choisissez votre option de signature.

   • Signature électronique. Sélectionnez cette option pour effectuer une signature électronique.
     Remarque : cette option n’apparaît que lorsque le modèle de renonciation de privilèges autorise les signatures électroniques.

     • Cliquez sur Mettre à jour la signature.

     • Utilisez les commandes pour saisir votre signature électronique.

     • Cliquez sur Signer la facture.

   • Notariser. Sélectionnez cette option pour faire notarier votre document électroniquement ou manuellement.
     

     Si le paramètre « Exige un notaire » est activé, choisissez parmi les options suivantes dans la page Notariser votre renonciation de privilèges : 

     • Notarisation en ligne (24h/24 et 7j/7) : Cliquez sur Démarrer la notarisation en ligne pour être mis en relation avec un notaire certifié du réseau OneNotary. C’est la meilleure option si vous n’avez pas de notaire disponible, car elle vous permet de terminer le processus immédiatement moyennant des frais par session.

     • Énotarisation en personne : Cliquez sur Démarrer la session pour utiliser un notaire numérique que vous connaissez déjà. Cette option est idéale si vous avez un notaire dans votre personnel ou un partenaire local privilégié ; s’il n’est pas encore enregistré, il peut s’inscrire à OneNotary sans coût.

     • Traditionnel en personne : Cliquez sur Télécharger et imprimer pour terminer le processus manuellement. Sélectionnez cette option si vous préférez imprimer vos documents, obtenir une signature physique « à l’encre humide » et un sceau d’un notaire en personne, puis télécharger les fichiers finis sur la plateforme.

7. Remplissez les champs de signature électronique restants :

   • Demandeur : Pour ajouter de nouveaux destinataires, cliquez sur la liste Ajouter un destinataire pour sélectionner un contact ou en ajouter un nouveau. Assurez-vous d’attribuer un rôle de contact et cliquez sur Enregistrer.

   • Options d’e-mail : pour ajouter une note, saisissez un message dans la zone Ajouter une note. Pour vous envoyer une copie à vous-même, entrez votre e-mail dans la case Envoyer une copie à.

8. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la renonciation au privilège à vos destinataires, lisez les conditions d’utilisation fournies et cliquez sur Accepter les conditions et envoyer le document.

9. Une fois que vous avez fini de signer les renonciations de privilège, vous reviendrez dans la facture Procore et vous devrez cliquer sur l’un de ces boutons :

   • Pour enregistrer une ébauche de facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Vous pourrez le terminer plus tard avant la date d’échéance.

   • Pour envoyer votre facture complétée pour révision, cliquez sur Envoyer. Ceci change le statut de la facture en En cours de révision et envoie un e-mail à l’administrateur des factures.
     

Régénérer les renonciations de privilèges

Pour actualiser vos renonciations de privilèges dans l’outil Facturation au niveau Projet, faites défiler jusqu’à la carte Renonciations de privilèges et cliquez sur le bouton Régénérer les renonciations de privilèges. Procore actualise les renonciations de privilège de la facture avec l’intégration Levelset. Date et heure de la dernière actualisation réussie sous l’en-tête de la carte. Pour obtenir des directives, voir Régénérer les renonciations de privilège sur les factures de projet.

Avec Procore Pay, les contacts de facturation peuvent gérer les sous-traitants de niveau inférieur (voir Qu’est-ce qu’un sous-traitant de niveau inférieur ?) sur une facture de projet. Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées disposent des options suivantes :

Ajouter des sous-niveaux

Pour fournir une liste complète de toutes les personnes travaillant sur un projet :

1. Faites défiler jusqu’à la carte de sous-niveau souhaitée dans la facture et cliquez sur Modifier.
   
   Ceci place la carte sélectionnée en mode édition.

2. Cliquez sur Ajouter un sous-niveau en bas de la table de données, puis sur Créer.
   
   
   Le panneau Ajouter un sous-niveau s’ouvre.

3. Saisissez les informations suivantes dans le poste :

    Remarque

   Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

   • Nom de l’entreprise de sous-niveau.* Saisissez un nom pour le sous-niveau.

   • genre de travail. Saisissez le type de travail pour l’entreprise sous-traitante. Il s’agit d’une saisie de texte de format libre.

   • Embauché par. Choisissez l’entreprise d’embauche du sous-niveau dans la section Entreprise sous-traitante ou Sous-niveaux de la liste déroulante.

   • Numéro de téléphone. Saisissez le numéro de téléphone principal de ce sous-niveau.

   • Type de sous-niveau. Choisissez l’option Fournisseur ou Sous-traitant pour indiquer le type d’activité de l’entreprise.

   • adresse postale. Saisissez l’adresse principale de ce sous-niveau.

      Remarque

     Pour ajouter un numéro d’appartement, de suite ou d’unité, cliquez sur le lien Ajouter un appartement, une suite ou une unité pour afficher ces champs de saisie.

   • Ville.* Saisissez la ville de l’adresse principale de ce sous-niveau.

   • État.* Saisissez l’état de l’adresse principale de ce sous-niveau.

   • Code postal.* Saisissez le code postal de l’adresse principale de ce sous-niveau.

   • Pays.* Saisissez le pays de l’adresse principale de ce sous-niveau.

   • Montant facturé à cette facture*. Saisissez le montant que le sous-traitant vous a facturé pour cette facture.

      Important

     Aucun montant n’a été facturé pour cette facture ? Si l’un des sous-niveaux répertoriés n’a pas facturé de montant pour cette facture, saisissez 0,00 $ dans le champ Montant facturé pour cette facture. Ce champ ne peut pas être vide.

   • Est. Montant du contrat. Saisissez le montant estimé du contrat pour le sous-niveau.

   • Adresse e-mail du contact de renonciation de sous-traitant. Saisissez l’adresse e-mail de la personne qui signe la renonciation de privilèges pour le sous-traitant de niveau inférieur. Cette personne n’a pas besoin d’un compte utilisateur Procore.

   • Type de facturation. Choisissez Progression ou Final.

   • Cliquez sur Ajouter un sous-niveau.

4. Répétez l’étape ci-dessus pour chaque sous-traitant de niveau inférieur.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Ne certifier aucun sous-niveau

S’il n’y a pas de sous-traitants de sous-niveau pour la facture de projet, cliquez sur le bouton Certifier Aucun sous-niveau. Le message « Vous avez certifié qu’aucun sous-traitant n’est impliqué dans ce projet » s’affiche.

Supprimer des sous-traitants

Ajouter des informations de Sous-traitant de sous-niveau à un Sous-traitant Facture

• Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures