À propos des chèques conjoints avec Procore Pay

Lorsqu’ils utilisent les outils de gestion des factures de Procore avec Procore Pay, les payeurs ont accès à un ensemble complet de fonctionnalités pour aider votre équipe à suivre et à gérer efficacement les paiements par chèque conjoint émis en dehors de Procore et Procore Pay.

• Sous-niveaux de suivi nécessitant des contrôles conjoints sur un Sous-traitant Facture

• Suivre les sous-niveaux nécessitant des vérifications conjointes sur toutes les futures factures des sous-traitants

• Demander une renonciation de sous-traitant de niveau pour les factures de chèques conjoints

• Mettre à jour les informations relatives aux vérifications conjointes pour générer des renonciations de privilèges de sous-traitant

• Rappeler aux administrateurs et aux déboursés des paiements d’émettre des chèques conjoints lors de l’examen des factures

• Alerter les administrateurs et les débours des paiements lorsque des factures ne sont pas éligibles au paiement

• Afficher les détails des factures non éligibles aux administrateurs de paiement ou aux débours

• Supprimer ou réviser les factures non admissibles en tant qu’Admin ou débourseur des paiements

• Consigner l’historique des changements de sous-niveau dans Engagements

• Enregistrer l’historique des changements de sous-niveau dans les factures des sous-traitants

Pour suivre les réquisitions de sous-niveau qui nécessitent des vérifications conjointes sur une seule facture, les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Admin sur l’outil Engagements peuvent ouvrir une facture de sous-traitant à l’aide de l’icône Engagements ou Outils de facturation. Lors de l’affichage du bouton Ajouter un sous-niveau sur la carte Renonciations de sous-niveau pour cette facture sur la facture, cliquez sur le bouton Ajouter un sous-niveau. Lorsque le panneau Ajouter un sous-niveau s’ouvre, entrez les informations du sous-traitant de sous-niveau dans les champs prévus à cet effet et cochez la case Émettre une vérification conjointe pour ce sous-niveau. Pour obtenir des directives, voir Ajouter des informations de Sous-traitant de sous-niveau à un Sous-traitant Facture.

Pour suivre les réquisitions de sous-niveau nécessitant des vérifications conjointes sur toutes les factures futures, les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau 'Admin' sur l’outil Engagements peuvent cocher la case Ce sous-niveau devrait recevoir une coche conjointe sur toutes les factures futures. Cette case à cocher est disponible lorsque les utilisateurs ajoutent ou modifient les informations d’un sous-traitant de niveau inférieur dans les outils de gestion des factures de Procore. Pour les instructions, voir :

• Ajouter des informations sur les sous-traitants de niveau inférieur aux engagements

• Modifier les informations du sous-traitant de niveau inférieur sur les engagements

Une fois que le paramètre de contrôle conjoint est activé pour un sous-traitant de niveau inférieur pour un sous-niveau sur une facture de sous-traitant ou un engagement, les bénéficiaires qui gèrent des sous-niveaux dans Procore peuvent cliquer sur le bouton Démarrer la demande dans la carte des sous-niveaux appropriée dans une facture de sous-traitant. Le système place automatiquement une coche dans la case Cochez cette Facture conjointe sur la page Demande Renonciation. Les bénéficiaires ne peuvent pas désactiver l’option de chèque conjoint.

Si les bénéficiaires collectent des signatures de sous-niveau à l’aide des fonctionnalités de gestion des droits de privilège de Procore Pay (voir Demander une signature à un contact de renonciation de sous-niveau en tant que bénéficiaire), Procore Pay met à jour les champs suivants pour tenir compte des vérifications conjointes lors de la génération de la renonciation de privilèges pour que le sous-traitant de niveau inférieur signe. Ces champs sont les suivants :

• Fabricant de chèques. Affiche le « Nom de l’entreprise » du payeur (correspond au « Nom » dans l’enregistrement de l’entreprise dans les outils de l’Annuaire).

• Chèque à l’ordre de. Indique le nom du sous-traitant de premier niveau (correspond à « l’entreprise sous-traitante » sur l’engagement) et du sous-traitant de premier niveau (correspond au « sous-niveau » « Nom de l’entreprise » sur la facture de sous-traitant de premier niveau).

• Qui a signé le chèque pour ce paiement ? Affiche le « Nom de l’entreprise » du payeur (correspond au « Nom » dans l’enregistrement de l’entreprise dans les outils de l’Annuaire).

Lors de l’ajout de nouvelles factures de sous-traitant à un décaissement, une bannière d’information apparaît en haut de la carte Réviser les factures dans l’expérience Créer des débours. Pour aider votre équipe à éviter les trop-payés, cette alerte rappelle aux administrateurs des paiements et aux débourseurs de s’assurer que tous les paiements par chèque conjoint sont émis et enregistrés dans l’onglet Paiements émis de chaque engagement avant de poursuivre la création du décaissement. Pour les payeurs qui émettent des chèques conjoints avec un système ERP intégré, assurez-vous toujours que les paiements des factures ERP ont été synchronisés avec l’onglet Paiements effectués dans l’outil Engagements avant de continuer. Pour obtenir des directives, recherchez la page Mappage détaillé des données pour votre intégration spécifique. Pour en savoir plus, consultez Intégrations ERP.

Pour aider votre équipe à éviter les trop-payés, Procore conseille aux utilisateurs de cliquer sur le bouton En savoir plus pour en savoir plus sur la vérification conjointe avec Procore Pay avant de poursuivre le décaissement.

Lors de la sélection d’un compte de financement lors des étapes de création de décaissements, Procore Pay vérifie les factures des sous-traitants pour confirmer l’éligibilité du paiement. Si une (1) ou plusieurs factures ne sont pas admissibles au paiement, l’alerte Nous ne pouvons pas créer ce débours s’affiche. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher le message.

Après avoir cliqué sur Afficher les détails, le système répertorie les factures non éligibles et inclut des détails importants pour fournir une raison. De plus, le libellé du bouton devient Masquer les détails. Pour que les factures soient suivies comme nécessitant des vérifications conjointes, les utilisateurs doivent d’abord émettre des vérifications conjointes en dehors de Procore Facture Management et de Procore Pay. Une fois émis, assurez-vous que les paiements par chèque conjoint sont enregistrés dans l’onglet Paiements émis de l’outil Engagements avant de continuer. Voir Ajouter un nouveau paiement à l’onglet Paiements effectués d’un engagement.

• Pour les payeurs qui utilisent un système ERP intégré pour émettre des chèques conjoints : Afficher/Masquer

  • Assurez-vous toujours que tous les paiements de factures ERP ont été synchronisés avec l’onglet Paiements effectués dans l’outil Engagements avant de poursuivre les étapes de création de débours.

  • Pour savoir quelles intégrations ERP développées par Procore synchronisent les données avec l’outil Engagements, voir Procore Pay et ERP : Mappage détaillé des données.

Pour accéder rapidement aux factures non admissibles, un Admin des paiements ou un Débourseur des paiements peut cliquer sur le bouton Supprimer les factures et réviser dans le message d’alerte pour revenir à la carte Révision des factures dans l’expérience Créer des débours.

Une fois que la carte Réviser les factures s’affiche, les options suivantes s’offrent à vous :

• Pour réviser une facture, cliquez sur le N° de facture dans la fiche Vérifier les factures.

• Pour supprimer une facture du débours, cliquez sur l’icône Supprimer.

Ces actions de niveau inférieur sont consignées dans l’onglet Historique des changements d’un engagement :

• Sous-niveau [Nom du Entreprise] : Renonciation Statut

• Sous-traitant [Nom de l’entreprise] : Vérifier conjointement les futures factures

• Sous-niveau [Nom de l’entreprise] : Est. Montant du contrat

• Sous-traitant [Nom de l’entreprise] : E-mail de contact de renonciation

• Sous-niveau [nouveau nom de l’entreprise] : nom de l’entreprise

Ces actions de niveau inférieur sont enregistrées dans l’onglet Historique des changements d’une facture de sous-traitant :

• Sous-niveau [Nom de l’entreprise] : Montant

• Sous-niveau [Nom de l’entreprise] : Type de facturation

• Renonciation conditionnelle de sous-niveau pour [nom du Entreprise] : Renonciation Statut

• Renonciation inconditionnelle de sous-traitant pour [nouveau nom du entreprise] : renonciation Statut

• Réquisition sous-traitante pour [Entreprise sous-traitante] - Réquisition de contrôle conjoint