Payments Admin Guide

• Review Invoices

• Select Business Entity & Funding Account

Review Invoices

1. Navigate to the Company level Payments tool.

2. Click the Subcontractor Invoices tab.

    Pointe

   Les factures sont-elles prêtes à être payées ? Suivez ces conseils :

   • Les factures doivent répondre à toutes les exigences de paiement telles que configurées par un administrateur des paiements dans les paramètres des exigences de paiement. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent gérer et afficher les exigences et les retenues de paiement. Voir Gérer les exigences de paiement en tant que payeur et Gérer les retenues de paiement en tant que payeur.

     • Sous Exigences de paiement, une fraction unitaire dans la colonne Exigences indique si une facture répond aux exigences de paiement et une icône apparaît dans la colonne Suspensions manuelles si une retenue a été appliquée.

3. Select one (1) or more 'Unpaid' invoice(s) by marking the checkbox(es) and click Add to Disbursement.

    Note

   • S’il y a des décaissements existants avec le statut « Ébauche » :

     • Pour créer un nouveau décaissement, cliquez sur Créer.

     • Pour ajouter les décaissements sélectionnés à un « Projet » existant, sélectionnez-le dans le menu. Voir Ajouter des factures de sous-traitants à une ébauche de décaissement.

   This opens the New Disbursement panel on the right side of the page.
    Notes

   • Lorsque vous utilisez un flux de travail de paiements personnalisé, la page Nouveau décaissement contient deux sous-pages : #1 Réviser les factures et #2 Sélectionner le compte de financement.

   • Lorsque vous n’utilisez pas de flux de travail personnalisé, la page Nouveau décaissement contient également une sous-page #3 Autoriser .

4. In the #1 Review Invoices page, do the following:

• S’il y a des factures dans le débours qui ne sont pas admissibles au paiement : Afficher/Masquer

  • Lorsque la page Réviser les factures affiche un message d’erreur indiquant qu’il existe des factures non éligibles pour le paiement, cliquez sur « Afficher les détails » pour développer le message d’erreur et examiner les détails. Cliquez sur Masquer les détails pour masquer le message d’erreur. Vous pouvez régler le problème d’admissibilité ou cliquer sur l’icône pour supprimer le déboursement et le régler plus tard. Voir Supprimer les factures de sous-traitant des débours en tant que payeur.

• Si vous souhaitez effectuer un paiement partiel pour une facture : Afficher/Masquer

  • Dans la fiche Réviser les factures, confirmez la liste des factures à ajouter au débours.

  1. Développez le groupe de colonnes Montants pour examiner le montant net, le montant payé, le montant du chèque conjoint, les frais de paiement anticipé, le montant dû et le montant du paiement pour chaque facture.

  2. (Facultatif) Pour effectuer un paiement partiel, cliquez sur le lien Montant du paiement. La fenêtre Mettre à jour le montant du paiement s’ouvre.

  3. Procédez comme suit :

     • Saisissez un montant mis à jour dans la zone Montant du paiement. Les inscriptions doivent être inférieures ou égales au montant dû de la facture.

     • Saisissez les informations pertinentes sur le paiement mis à jour dans la zone Notes.

     • Cliquez sur Mettre à jour.

  • Procore met à jour le montant du paiement de la facture.

• Click Continue to proceed with the next step.

Select Business Entity & Funding Account

Your next step depends on whether your company configured a custom payments workflow. See Best Practices for Creating a Payments Workflow. For companies operating with multiple business entities, a Business Entity drop-down list appears.

If you see a #3 Authorize page, your company hasn't implemented a custom payments workflow to streamline approval. Click here for next steps.

1. In the #2 Select Funding Account page:

   • Business Entity. If applicable, select the appropriate business entity from the drop-down list. This list only appears for companies operating with more than one (1) business entity. See Add Business Entities as a Payor.

   • Funding Account. Select your company's funding account from the drop-down list. If only one funding account is set up for the selected business entity, it’ll be preselected.

   • Disbursement Name. Enter a unique name to help others identify the disbursement. There is a maximum character limit of 50.

2. Choose one (1) of these options:

   • To save the disbursement as a 'Draft', click Save as Draft. Procore adds a 'Draft' status to the disbursement for easy identification. To add more invoices to the disbursement, see Add Subcontractor Invoices to a 'Draft' Disbursement.

   • To pay the invoices in the disbursement, click Continue and proceed to Authorize Disbursements.

      Note

     Après avoir cliqué sur Continuer, le système charge le déboursement, puis vérifie si les factures sélectionnées sont éligibles au paiement. Un message d’erreur s’affiche pour chaque facture non admissible. Cliquez sur Afficher les détails pour développer le message d’erreur et examiner les détails. Cliquez sur Masquer les détails pour masquer le message d’erreur.