Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance (ancien)

Pour autoriser les collaborateurs en aval à soumettre de nouvelles factures de sous-traitants dans un projet Procore, un administrateur des factures doit ajouter un contact de facturation à son engagement. Si un collaborateur a plus d’un engagement sur votre projet Procore, les administrateurs peuvent ajouter un contact de facturation différent à chaque engagement. L’administrateur Procore de votre entreprise peut également définir un contact de facturation par défaut dans l’enregistrement d’entreprise du collaborateur en aval.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Engagements du projet.

     Remarque

    • Un utilisateur disposant d’autorisations de niveau Admin dans l’outil Engagements du projet peut également effectuer cette tâche avec l’outil Facturation du projet. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

• Informations complémentaires :

  • L’administrateur Procore de votre entreprise a également la possibilité de configurer par défaut les contacts de facturation dans l’Annuaire de l’entreprise. Voir Ajouter un Entreprise au Entreprise Annuaire.

• Ajoutez un compte utilisateur pour le contact de facturation au Entreprise Annuaire. Si vous devez créer un compte utilisateur pour le contact de facturation, voir :

  • Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet. Cela ajoute automatiquement le compte utilisateur au projet et à l’Entreprise Annuaire.
    OU

  • Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire de l’entreprise Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire de l’entreprise. Suivez ensuite les étapes décrites dans Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre entreprise pour vous assurer que l’utilisateur est ajouté à votre projet.

     Remarques

    • Lors de l’ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facturation dans le Entreprise Annuaire, assurez-vous que :

      • Le compte utilisateur dans l’outil Niveau entreprise Annuaire est défini sur Actif.

      • L’adresse e-mail saisie pour le compte utilisateur est valide.

      • Le paramètre « Envoyer des messages à cet utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l’option Par e-mail dans la liste déroulante.

    • Lors de l’ajout ou de la mise à jour des coordonnées dans l’onglet « Général » de l’enregistrement de l’entreprise dans l’Annuaire de l’entreprise, l’utilisateur doit être répertorié dans l’onglet « Utilisateurs » pour apparaître comme une sélection dans la liste déroulante « contacts de facturation » de l’outil Annuaire de l’entreprise.

    • Les utilisateurs que vous désignez comme « contacts de facturation » dans l’Annuaire de l’entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « contacts de facturation » d’un bon de commande ou contrat de sous-traitance.

• Vérifiez que le compte utilisateur est répertorié dans l’onglet « Utilisateurs » de l’enregistrement de entreprise pour le « Entreprise de contact » dans le Entreprise Annuaire. Pour plus de détails, voir Ajouter un Entreprise au Entreprise Annuaire.

• Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : Engagements.

• Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Sous l’onglet Contrats , localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.

3. Assurez-vous que l’entreprise appropriée est sélectionnée dans la liste déroulante Entreprise sous-traitante .

4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste déroulante Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé ».

    Remarques

   Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », les conditions suivantes doivent être remplies :

   • Une « Entreprise sous-traitante » doit être définie sur l’engagement. Cela renseigne la liste avec tous les profils entreprise du Entreprise Annuaire. Voir Ajouter un compte Utilisateur au Entreprise Annuaire.

   • Pour apparaître dans la liste « Contacts de facturation », l’utilisateur doit être un employé de « l’Entreprise sous-traitante » sélectionnée. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

5. Cliquez sur Enregistrer.

    Conseils

   • Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ? Voir Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?

   • Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux membres de la liste « Distribution des factures » ? Les membres ajoutés à la liste « Distribution des factures » de l’outil Engagements (voir Configurer les paramètres : engagements) reçoivent des notifications lorsque :

     • Le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant devient « En cours de révision ». Voir Réviser la ventilation des coûts d’un sous-traitant pour un engagement.

     • Si votre équipe n’utilise PAS de flux de travail de facturation des sous-traitants, lorsque le statut de la facture des sous-traitants passe à « En révision ». Remarque : si votre équipe utilise un flux de travail de facturation des sous-traitants, la notification est envoyée aux personnes assignées du flux de travail.

• Créer des périodes de facturation automatique ou Créer des périodes de facturation manuelle