Guide de démarrage de la gestion des documents

Fond

Dans la construction, les erreurs et les reprises sont souvent causées par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d’outils. Pour atténuer ce risque, l’outil Gestion documentaire de Procore organise et contrôle automatiquement l’accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C’est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l’outil.

Comment ça marche ?

L’outil Gestion documentaire de Procore utilise les métadonnées et les champs de document pour accorder automatiquement l’accès aux révisions des documents et les organiser, ce qui les rend plus faciles à trouver. Les champs de document d’un projet sont configurés dans l’outil Niveau entreprise Admin à l’aide d’ensembles de champs configurables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion documentaire.
Remarque : Champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Version.

Ensembles de champs et options de champs pour les documents

Les administrateurs Procore peuvent gérer les champs personnalisés, les ensembles de champs configurables et les options de champ par défaut sur la page de l’outil Gestion documentaire du niveau Entreprise Admin outil.

Créer des champs personnalisés

Envisagez de créer des champs personnalisés dans l’outil Gestion documentaire et de les ajouter aux ensembles de champs, à la norme de dénomination, aux exigences de chargement, aux groupes d’autorisations, etc.

Gérer les ensembles de champs configurables

Créez de nouveaux ensembles de champs ou modifiez des ensembles de champs existants, puis assignez-les à vos projets. Cela vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires sur les documents de tous vos projets.

Gérer les options de champ par défaut

Vous pouvez configurer des options de champ par défaut pour les champs de Gestion documentaire suivants :

• Classement

• Discipline

• Statut

• Type

• Volume / Système

Afficher ou masquer les options de champ dans un projet

Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les options de champ pour les champs déroulants à sélection unique (tels que Statut, Type et Discipline) au niveau projet sur la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion documentaire.

Champs supplémentaires dans Procore

Les champs suivants sont utilisés pour l’outil Gestion documentaire, mais sont configurés dans d’autres zones de Procore (affichés sur la page « Configurer » pour les champs de documents) :

• Projet : Le code du projet doit être une abréviation du nom du projet, par exemple « VTX » pour Vortex Business Center. Le champ Code de l’outil Niveau projet Admin remplit le champ « Projet » des documents.

• Auteur: champ indiquant l’origine d’un document. Par exemple, si une personne est associée à « Entreprise ABC » dans l’Annuaire télécharge un document, « Entreprise ABC » doit donc être sélectionné dans le chantier Expéditeur. Le champ « Nom abrégé » pour les entreprises dans l’outil Entreprise ou Niveau projet Annuaire s’affiche comme des options pour le champ « Auteur ».

• Lieu: ce champ représente le lieu associé à un document. Les lieux ajoutés dans l’outil Niveau projet Admin s’affichent sous forme d’options pour le champ 'Lieu' des documents.

• Étape: ce champ représente la phase de construction pour laquelle un document a été créé. Les « Étapes du projet » de la page « Valeurs par défaut » de l’outil Niveau entreprise Admin s’affichent sous forme d’options pour le champ « Étape » des documents.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des champs de document pour l’outil Gestion documentaire, tenez compte des points suivants :

• Quels sont les champs importants pour vos besoins en matière de gestion de documents ?

• Les exigences du chantier doivent-elles varier d’un projet à l’autre ou sont-elles cohérentes dans l’ensemble de votre entreprise ?

• Pour les champs obligatoires (tels que Statut et « Type »), quelles valeurs doivent être disponibles pour eux ?

• Quels « codes » doivent être associés à chaque valeur de champ (comme « DR » pour plan) afin qu’ils soient reconnaissables dans votre norme de dénomination de document ?