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Fond
Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa durée de vie. Chacune de ces révisions convient à une étape, à un objectif et à un public différents sur le projet. Sur de nombreux projets, ces révisions sont dispersées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des autorisations. Cependant, avec l’outil Gestion documentaire de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les autorisations sur chaque révision de document individuel dans un « conteneur ». L’outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l’étape, le type ou la discipline, pour déterminer automatiquement les autorisations.
Comment ça marche ?
L’outil Gestion documentaire utilise deux niveaux d’autorisation : les autorisations générales de l’outil Procore pour accorder l’accès à l’outil lui-même et les groupes d’autorisations flexibles pour accorder l’accès aux révisions individuelles des documents en fonction de leurs attributs. Des groupes d’autorisation peuvent être créés pour différents rôle de l'utilisateur ou entreprise sur le projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de documents auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils doivent avoir accès (par exemple, Visionneuse, Maître d’ouvrage ou Admin). Les autorisations peuvent être personnalisées dans l’onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans autorisation modèles de l’outil Flux de travail.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des autorisations pour l’outil Gestion documentaire, tenez compte des points suivants :
Quels sont les différents ensembles de rôles de l'utilisateur sur vos projets qui nécessitent différents niveaux d’accès aux documents du projet ?
À quoi ces groupes doivent-ils pouvoir accéder et quels champs de documents sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de documents un accès Admin à chaque révision de document dans le système, mais uniquement de donner à votre visionneuse d’équipe de chantier l’accès aux plans de projet approuvés.
Qui devrait être en mesure de modifier les paramètres dans l’outil de gestion de documents lui-même ?
Paul est membre d’une équipe de contrôle de documents. Il attribue des autorisations aux personnes suivantes dans son entreprise :
Jake, un autre contrôleur de documents de son entreprise.
Sarah, la chef de projet de son entreprise.
Matt, qui sert de contremaître pour le béton sous-traitant.
Dans l’outil Annuaire du projet, Paul choisit parmi les autorisations de niveau Admin ou « Standard » à attribuer aux utilisateurs pour l’outil de gestion documentaire :
Paul attribue à Jake et à lui-même des autorisations de niveau Admin.
Cela leur confère à la fois un contrôle total sur l’outil et la possibilité d’initier et de superviser les flux de travail documentaires.Paul attribue à Matt et Sarah des autorisations de niveau « Standard ».
Ils peuvent utiliser l’outil avec un accès standard et participer aux flux de travail d’approbation des documents. Cependant, ils n’auront pas le pouvoir de modifier les paramètres de l’outil lui-même.
Pour affiner davantage les autorisations, Paul utilise deux groupes d’autorisations distincts dans l’outil Gestion documentaire :
Paul ajoute Jake, Sarah et lui-même au groupe d’autorisation « Contrôleur de documents ».
Ils seront en mesure de télécharger et de soumettre des documents, ce qui rationalisera les processus de contrôle des documents.Paul ajoute Matt à un groupe de autorisation ' Béton Sous-traitant ':
Il se verra accorder l’accès du 'Maître d’ouvrage' à tout document émanant de son entreprise, quel que soit son statut. De plus, il aura un accès de visionneuse aux plans de construction émis et aux soumissions techniques associées à toute autre discipline.