Guide de démarrage de la gestion des documents

Fond

Comme expliqué dans les leçons précédentes, l’outil Gestion documentaire utilise les attributs de document pour contrôler les autorisations de l’utilisateur sur les révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour en faciliter la récupération. Donc, si les documents téléchargés n’ont pas assez d’attributs, il y a un grand risque que vous ne les retrouviez pas facilement plus tard. C’est pourquoi il est extrêmement important de définir quels champs sont requis avant le chargement de tout fichier. En outre, ces exigences de chargement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.

Comment ça marche ?

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres de l’outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s’appliquent qu’à certains types de documents.

Ces règles déterminent quels champs de métadonnées doivent être remplis pour les documents chargés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée.

Meilleures pratiques

Avant de configurer les exigences de chargement pour l’outil Gestion documentaire, tenez compte des points suivants :

• Quelles exigences en matière d’attributs et de dénomination doivent exister sur chaque révision chargée dans le système, quel que soit son type ?

• Quelles exigences devraient varier en fonction du type de document ?
  Remarque : Vous ne pouvez avoir qu’une seule norme de dénomination pour l’ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l’appliquer ou non pour chaque type de document.

• Votre projet autorisera-t-il les identificateurs de révision en double ? Par défaut, le champ Révision est défini comme un champ modifiable, tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ de révision pour qu’il corresponde au numéro de révision d’un chargement précédent permet aux utilisateurs de charger un fichier qui contient des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision. Toutefois, les admins peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, si elles le souhaitent.