Overview
Arrière-plan
Avec autant de façons de partager des documents et des communications par voie numérique, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications d’un projet. Joindre manuellement des documents et les envoyer par e-mail en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et la référence aux communications en cas de besoin.
L’outil Correspondance de Procore sert d’endroit central pour partager des documents de projet et maintenir un enregistrement formel des communications. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un document de correspondance à partir du Web ou d’un appareil mobile, ce qui permet d’accéder facilement aux documents ainsi qu’un historique clair de la communication.
Comment ça marche ?
Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l’outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l’outil de gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des lots de plans approuvés.
Le partage de documents par le biais d’un document de correspondance permet de garantir qu’un système d’enregistrement formel est conservé via Procore. Les fichiers joints (et non les copies) sont liés directement à partir de l’outil Gestion de documents, ce qui signifie que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés.
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de configurer les modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :
De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin, et quand peut-être devra-t-elle les envoyer ?
Connaissez-vous l’outil Correspondance ? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l’outil de gestion de documents ?
Qui doit envoyer et gérer les communications ?
Tenez compte des autorisations requises pour l’outil Correspondance : autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d’autorisation.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.