Guide de démarrage de la gestion des documents

Fond

La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques, car chaque révision de document doit en fait exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours d’élaboration avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour examen, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans le domaine de la construction, il est essentiel de conserver un historique unique et traçable des révisions d’un document de construction et de leurs changements de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et risquez que les équipes travaillent à partir d’informations obsolètes. Avec l’outil Gestion documentaire de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d’architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l’avantage d’une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers.

Comment ça marche ?

Organisation basée sur les attributs des documents

Une fois les révisions de documents soumises, les utilisateurs peuvent y accéder dans l’onglet Documents. Les groupes d’autorisations et les règles qui ont été configurés pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de documents qui peuvent être consultées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document garantissent que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et qu’ils ne voient que les documents auxquels ils ont accès.

Vues sauvegardées

Une vue enregistrée est un ensemble sauvegardé de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l'outil de gestion documentaire. Les vues enregistrées permettent d'organiser visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d'un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Schémas électriques publiés » pour les électriciens qui souhaitent uniquement consulter les dernières versions approuvées d'un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de téléchargement ; elles absorbent automatiquement les versions passées, présentes et futures du même document.

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour tous les membres du projet, et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que pour eux. Chaque vue enregistrée est conservée dans une collection, qui est une catégorie parente possédant son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet.

Remarque : Les admins peuvent créer des vues enregistrées auxquelles tous les membres du projet peuvent accéder, et tout utilisateur peut créer des vues enregistrées pour un usage personnel.

Meilleures pratiques

Avant de commencer à configurer vos vues enregistrées, tenez compte des éléments suivants :

• Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets ? Si tel est le cas, vous pouvez créer des vues enregistrées pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l’accès aux documents. Remarque : Les vues enregistrées sont imbriquées à l’intérieur des collections.

• À quel type de documents souhaitez-vous que votre équipe ait un accès rapide ?

• Quels documents de construction souhaitez-vous mettre à disposition des équipes de chantier ?