Guide du débourseur de paiements

Avec Procore Pay, seul un Administration des paiements ou Agent de paiement peut créer des décaissements à l’aide de l’onglet « facture de sous-traitant » de l’outil Paiements au niveau Entreprise. Un décaissement peut traiter jusqu’à 100 paiements de factures de sous-traitants et être enregistré sous forme d’ébauche pour plus de flexibilité. Les utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des factures dans Ébauche statut avant l’autorisation.

Grâce à l’outil Niveau entreprise Flux de travail, les payeurs peuvent suivre facture paiement exigences et commencer un personnalisé paiements flux de travail pour révision et approbation. Sans l’outil Flux de travail, les administrateurs des paiements ou les débourseurs vérifient et autorisent directement les paiements. Un décaissement Procore Pay initie la demande de prélèvement depuis le compte de financement et transfère les fonds sur le compte de dépôt pour traiter et exécuter les ordres de paiement.

Le tableau ci-dessous détaille la différence entre un compte de financement et un compte de dépôt :

* Procore est une entreprise de technologie financière, pas une banque. Les services bancaires sont fournis par nos institutions financières partenaires. Paiement services de traitement et de transfert d’argent sont fournis par Procore Paiement Services, Inc. (NMLS ID : 2560496). Les comptes et les services sont assujettis aux modalités, conditions et frais respectifs de l’institution qui les fournit.

Pour recevoir des paiements, les bénéficiaires doivent disposer d’un compte Procore gratuit ou payant et un utilisateur disposant d’autorisations d’administrateur doit ajouter en toute sécurité un compte bancaire vérifié. Pour plus d’informations, consultez le Guide de configuration du bénéficiaire.

• Autorisations utilisateur requises

• Informations complémentaires :

  • Un seul décaissement peut traiter jusqu’à 100 paiements de factures de sous-traitants.

  • Procore Pay exige un solde de paiement positif pour toutes les transactions. La compensation des totaux de factures positifs par des soldes de factures négatifs n’est pas prise en charge.

  • Les contributeurs aux décaissements ne peuvent enregistrer leurs décaissements qu’en tant que traites.

  • Les administrateurs de paiements et les débours ne peuvent pas autoriser un débours s’ils étaient l’approbateur final de l’une des factures incluses.

  • Les factures doivent répondre à toutes les exigences de paiement telles que configurées par un administrateur des paiements dans les paramètres des exigences de paiement. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent gérer et afficher les exigences et les retenues de paiement. Voir Gérer les exigences de paiement en tant que payeur et Gérer les retenues de paiement en tant que payeur.

    • Sous Exigences de paiement :

      • Une fraction unitaire dans la colonne Exigences indique si une facture répond aux exigences de paiement

      • Une icône apparaît dans la colonne Suspensions manuelles si une suspension a été appliquée.

• Les payeurs doivent suivre toutes les étapes de la section Activer Procore Pay en tant que payeur.

• Les bénéficiaires doivent suivre toutes les étapes décrites dans la section Configurer Procore Pay en tant que bénéficiaire.

• Créez au moins un (1) engagement sur un projet Procore payant. Voir Créer un Engagement.

• Créez au moins une (1) facture de sous-traitant pour un engagement et définissez le statut « Approuvé » de la facture. Voir Créer une facture de sous-traitant.

• Réviser les factures

• Sélectionnez Entité commerciale et compte de financement

Réviser les factures

1. Accédez à l’outil Paiements au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Factures de sous-traitant.
   Remarque : utilisez les options Rechercher, Filtrer et Regrouper par pour affiner la liste. Voir Gérer les lignes et les colonnes de l’onglet Factures de sous-traitant et Rechercher et appliquer des filtres dans l’onglet Factures de sous-traitant.

3. Sélectionnez une (1) ou plusieurs factures « impayées » en cochant la ou les cases à cocher et en cliquant sur Ajouter au décaissement.
   

   

   • Si un ou plusieurs débours « Ébauche » sont disponibles pour ajouter le ou les facture sélectionnés, choisissez Ajouter au décaissement ou Créer un nouveau dans le menu déroulant.
     

     

   • S’il n’y a pas de débours « Ébauche » disponibles auxquels ajouter la ou les factures sélectionnées, cliquez sur Créer.
     

     À noter

     Lors de l’utilisation d’un flux de travail de paiements personnalisé, la page Nouveau décaissement contient deux sous-pages : #1 Réviser les factures et #2 Sélectionner un compte de financement.

     

     Lorsque vous n’utilisez pas de flux de travail personnalisé, la page Nouveau décaissement contient également une sous-page #3 Autoriser .

     

4. Dans la page #1 Réviser les factures , confirmez la liste des factures ajoutées au débours. Utilisez l’icône pour supprimer les factures si nécessaire.
   

   Pointe

   Utilisez les carats de l’en-tête de colonne Montants pour développer le groupe de colonnes afin d’afficher le montant net, le montant payé, le montant du chèque conjoint, les frais de paiement anticipé, le montant dû et le montant du paiement pour chaque facture.

   

5. Sélectionnez Suivant ou Continuer.
   

Sélectionnez Entité commerciale et compte de financement

L’étape suivante dépend de la configuration par votre entreprise d’un flux de travail de paiements personnalisé. Consultez Bonnes pratiques pour la création d’un flux de travail de paiement. Pour les entreprises opérant avec plusieurs entités commerciales, une liste déroulante Entité commerciale s’affiche.

1. Dans la page #2 Sélectionner un compte de financement , entrez les détails du décaissement :

   • Entité commerciale. Le cas échéant, sélectionnez l’option appropriée Entité commerciale dans la liste déroulante. Cette liste n’apparaît que pour les entreprises opérant avec plus d’une (1) entité commerciale. Voir Ajouter des entités commerciales en tant que payeur.

   • Compte de financement. Sélectionnez votre entreprise dans Compte de financement la liste déroulante. Si un seul compte de financement est configuré pour l’entité sélectionnée, il sera présélectionné.

   • Nom du décaissement. Saisissez un nom unique pour aider les autres personnes à identifier le déboursement. La limite maximale de caractères est de 50.
     
     
     

2. Sélectionnez une option pour terminer la saisie :

   • Enregistrer comme Ébauche. Enregistrer le déboursement en tant qu’Ébauche. Procore ajoute un Ébauche statut au décaissement pour faciliter l’identification. Pour ajouter d’autres factures au décaissement, voir Ajouter des factures de sous-traitant à un Ébauche de décaissement.

   • Démarrer le flux de travail. Pour poursuivre les étapes de Flux de travail activés : Démarrer le flux de travail de paiement et autoriser le décaissement.

   • Continuer. Procéder à l’autorisation des débours.
     Remarque: Le bouton Continuer n’apparaît que si vous n’avez pas de flux de travail de paiements personnalisé. Si vous disposez d’un flux de travail de paiements personnalisé, le bouton Démarrer le flux de travail apparaîtra à la place.
     
     Après avoir cliqué sur Enregistrer comme Ébauche , Continuer ou Démarrer le flux de travail, le système vérifie si les factures sélectionnées sont éligibles au paiement. Si des factures ne sont pas éligibles au paiement, un message d’erreur s’affiche.
     

     Info

     

     • Cliquez sur Afficher les détails pour développer le message et examiner les détails.

     • Cliquez sur Masquer les détails pour masquer le message d’erreur.

     • Cliquez sur Désélectionner tout et recommencer pour supprimer les factures concernées et :

       • Si toutes les factures sélectionnées ne sont pas éligibles au paiement, vous êtes renvoyé à l’onglet Factures de sous-traitant dans l’outil Paiements pour recommencer.

       • Si au moins une facture sélectionnée est éligible au paiement, vous êtes redirigé vers l’étape Réviser les factures dans le panneau Nouveau décaissement .

     • Cliquez sur Retour pour revenir à l’écran Réviser les factures et résoudre le(s) problème(s) d’admissibilité ou cliquez sur l’icône pour supprimer la ou les factures concernées du débours.
       Voir Supprimer les factures de sous-traitant des débours en tant que payeur.

3. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante.