Modifier les événements de changement

Fond

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée initiale d’un projet de construction. Il peut s’agir de tout événement qui affecte la portée des travaux à effectuer, entraîne une modification du planning du projet ou entraîne des coûts imprévus. Il permet aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer à un changement de coût avant qu’il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus d’ordre de changement. En voici quelques exemples :

  • Réponse à une demande de propriétaire

  • Prise en compte d’un défaut de conception

  • Résoudre un problème imprévu dû à un document ou un cahier des charges imprécis

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à un . L’objectif d’un forfait est de recouvrer les dépenses imprévues engagées lors de l’exécution des mesures correctives qu’une partie était contractuellement tenue d’exécuter.

Pour être certain(e) d’avoir entièrement documenté les conditions ayant entraîné la somme à déduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les déductions de cette manière incluent :

  • Réparation d’un élément que le sous-traitant a endommagé

  • Nettoyage d’une zone que le sous-traitant était tenu de nettoyer.

  • Remplacement des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant

  • Réinstallation d’une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant

  • Mise en conformité d’un problème négligé avec les règles de sécurité.

  • Fourniture de frais de location et d’utilisation d’équipements imprévus

Avec l’outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer le motif d’un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l’événement de changement. Une fois qu’un événement de changement est créé, vous pouvez envoyer une demande de devis (DDD) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux DDD (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à une DDD au nom du sous-traitant). La réponse à la DDD comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l’événement de changement et à son impact sur le planning. Après avoir examiné les réponses de votre sous-traitant aux DDD, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d’un ordre de changement potentiel (OCP).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Pour modifier les événements de changement que vous avez créés, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet.
      OU

    • Pour modifier un événement de changement, autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.

  • Autres façons de créer des événements de changement:

Escalier

  • Modifier un événement de changement

  • Ajouter des postes d’événement de changement

  • Importer des postes

  • Mettre à jour les quantités produites

Modifier un événement de changement

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau « Événements de changement » et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement.

  3. Cliquez sur Modifier.

  4. Sur la page Modifier un événement de changement, mettez à jour les éléments suivants, si nécessaire :

  •  Remarques

    • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.

    • Vous pouvez à tout moment personnaliser le schéma de numérotation des événements de changement de votre projet en saisissant un schéma de numérotation alphanumérique à la place de la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.

    • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l’utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement suivants.

Ensuite, choisissez parmi ces options :

  • Si vous voulez ajouter des postes à votre événement de changement maintenant, continuez avec les étapes de Ajouter des postes d’événement de changement.
    OU

  • Si vous souhaitez enregistrer l’événement de changement et ajouter des postes ultérieurement, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des postes d’événement de changement

 Pointe

Saviez-vous qu’un utilisateur disposant des paramètres 'Admin' de l’outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l’outil Événements de changement ? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d’affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d’un projet. En savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d’affichage des colonnes de l’outil Événements de changement ?

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau « Événements de changement » et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement.

  3. Cliquez sur Modifier.

  4. Dans la page Modifier un événement de changement, faites défiler jusqu’à la section Postes .

  5. Choisissez parmi ces options :

    • Ajouter une ligne. Sélectionnez cette option pour ajouter un (1) nouveau poste sur l’événement de changement.
      OU

    • Ajoutez des lignes pour tous les engagements. Sélectionnez cette option pour ajouter par lot des postes à partir de tous les engagements du projet ayant le statut « Approuvé ».

  6. Saisissez les données du poste comme suit :

  •  Remarque

    Si le paramètre de configuration de synchronisation des codes budgétaires est activé, le code budgétaire de tous les éléments connectés au poste d’événement de changement est également mis à jour. Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.

  •  Remarque

    • Si vous utilisez les améliorations pour les finances basées sur les unités, cette colonne capturera les modifications unitaires apportées à l’unité de mesure à la fois sur l’ODG approximatif et sur l’ODG approximatif des coûts.

    • Si vous suivez cette procédure pour afficher la valeur de l’ODG approximatif dans le budget et que le poste d’événement de changement ne comporte aucun coût, vous devez remettre à zéro l’ODG approximatif pour le supprimer du budget.

7. Cliquez sur Mettre à jour.

 Remarque

Si le code budgétaire n’a pas été inclus dans le budget d’origine du projet, un message de confirmation s’affiche pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le(s) nouveau(x) poste(s) au budget du projet et un point Icon Help d’interrogation apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’un poste budgétaire partiel ? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

Importer des postes

  • Télécharger le modèle CSV de ventilation des coûts

  • Ajouter des postes au modèle CSV

  • Charger le modèle CSV complété sur Procore

Télécharger le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Créez un nouvel événement de changement ou modifiez un événement de changement existant.

  2. Cliquez sur Importation de postes depuis le CSV en bas de la carte « Postes ».

  3. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV vierge.

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, continuez avec Ajouter des postes au modèle CSV.

Ajouter des postes au modèle CSV

  1. Ouvrez le modèle CSV que vous avez téléchargé.
    Note: Les champs Sous-projet, Code de coût et Type de coût seront préremplis avec les segments de code budgétaire qui sont actuellement utilisés sur votre projet. Ces champs sont obligatoires.

  2. Renseignez les champs suivants du modèle d’importation pour chaque ligne que vous souhaitez importer :
    Remarque : seules les lignes dont les montants sont saisis dans au moins l’une des colonnes suivantes seront importées.

    • La description. Saisissez une description pour le(s) poste(s).

    • Fournisseur. Saisissez le nom de l’entreprise associée au poste tel qu’il est entré dans l’annuaire du projet.

    • Contrat. Entrez le numéro et le titre du contrat.
      Note: Le format requis pour ce champ est « #'Numéro de contrat' : 'Titre du contrat' ». Par exemple, un contrat portant le numéro « SC--001 » et le titre « Contrat test » est saisi comme suit : « #SC--001 : Contrat test ».

    • Quantité de revenus. Saisissez la quantité unitaire pour le(s) poste(s) de revenu.

    • Coût unitaire de revenu. Saisissez la quantité unitaire pour le(s) poste(s).

    • ODG approximatif des revenus. Saisissez le montant de l’ODG approximatif des revenus pour le(s) poste(s).

    • quantité. Saisissez la quantité unitaire pour le(s) poste(s).

    • Unité de mesure. Saisissez l’unité de mesure (UdM) pour le(s) poste(s) (sensible à la casse).

    • Coût unitaire. Saisissez la valeur du coût unitaire pour le(s) poste(s).

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, continuez avec Importer le modèle CSV rempli dans Procore.

Importer le modèle CSV complété dans Procore

  1. Cliquez sur Importer des postes à partir d’un CSV.

  2. Cliquez sur Charger un fichier et sélectionnez votre modèle complété ou faites glisser le fichier dans la boîte glisser-déposer.
    Note: S’il y a des erreurs dans le modèle, une bannière apparaîtra, vous empêchant d’importer. Pour examiner les erreurs, cliquez sur Afficher les erreurs et apportez les corrections nécessaires au modèle.

  3. Cliquez sur Importer.
    Note: Cliquez sur « Importer » pour terminer le processus de création de l’événement de changement. Le paramètre ODG approximatif des revenus des postes de l’événement de changement sera appliqué en fonction de la portée choisie pour l’événement de changement avant l’importation.

Mettre à jour les quantités produites

Les quantités produites se rapportent aux contrats et au budget par le biais d’une combinaison de sous-projet et de code de coût. Les utilisateurs peuvent modifier ces champs lorsqu’ils modifient des postes d’événements de changement dans la page de modification des événements de changement. Toutefois, si les quantités produites sont associées à un ordre de changement potentiel au contrat principal ou à une modification budgétaire, la quantité produite sera verrouillée à moins qu’elle ne soit dissociée des objets de changement.

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

  2. Recherchez et ouvrez un événement de changement existant dans l’onglet Postes .
    OU
    Créez un nouvel événement de changement. Voir Créer des événements de changement.

  3. Faites défiler jusqu’à la carte Quantités produites .

  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.

  5. Saisissez les données du poste comme suit :

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Prochaine étape

Voir aussi

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