Modifier un bon de commande (ancien)

Après avoir créé un bon de commande, vous pouvez le modifier à tout moment.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Engagements du projet.
    OU

  • Autorisations de niveau Lecture seule ou Standard sur l’outil Engagements du projet avec les autorisations granulaires « Mettre à jour le contrat de bon de commande » activées sur votre modèle d’autorisation.

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Si vous modifiez un bon de commande qui n’a PAS encore été synchronisé avec le système ERP intégréde votre entreprise , vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Pour déterminer si un bon de commande a été synchronisé avec un système ERP, voir Que signifient les icônes ERP ?

  • Si vous modifiez un bon de commande qui a déjà été synchronisé avec le système ERP intégré de votre entreprise, voir Modifier un engagement synchronisé avec le système ERP.

• Créer un bon de commande

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Sous l’onglet Contrats, localisez le bon de commande.

3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le bon de commande.

4. Dans l’onglet Général , cliquez sur Modifier.

5. Sous Informations générales, modifiez les éléments suivants :

   • Signer avec DocuSign
     Si votre projet utilise l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, supprimez le coche.

   • #
     Saisissez ou confirmez l’identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande de votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande dans l’ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, etc.

      Notes

     • Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP, votre système ERP intégré peut imposer une limite maximale de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « Numéro (#) » d’un engagement ? C’est important ! Lorsqu’un engagement est exporté vers Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro unique.

     • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation des bons de commande et des contrats de sous-traitance de votre projet. Pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

   • Titre
     Fournissez un nom descriptif pour le bon de commande.

      Notes

     • Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères au champ « Titre » lorsque les données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.

     • Pour plus de détails sur les limites de caractères, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d’un engagement ?

   • Facturer à
     Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront en tant qu’adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Il s’agit généralement du nom de l’entreprise, de l’adresse de l’entreprise et d’autres informations de contact importantes.

   • Expédier à
     Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire. Ces informations apparaîtront comme l’adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Gardez à l’esprit qu’il peut s’agir d’une adresse différente de l’adresse de facturation, comme l'adresse du chantier ou un autre lieu de stockage hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
     Entreprise sous-traitanteSélectionnez
     le fournisseur/l’entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Oc.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.

   • Contacts de facturation
     Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de « l’entreprise sous-traitante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « entreprise sous-traitante » avant de pouvoir sélectionner les contacts de facturation.

      Notes

     • Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Cela garantit que les invitations par e-mail importantes et les notifications automatiques par e-mail sont envoyées au contact approprié.

     • Pour en savoir plus sur l’importance d’inclure des contacts de facturation dans vos engagements, consultez Ajouter des contacts de facture à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance et Qu’est-ce qu’un contact de facturation ?

   • Statut
     Attribuez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts de engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts par défaut engagement dans Procore ?

   • Exécuté
     Cochez cette case à cocher pour indiquer si le bon de commande a été exécuté ou non.

      Notes

     • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu’ils placent le bon de commande dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».

     • L’heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet

   • Privé
     Choisissez parmi ces options :

     • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
       Cochez cette coche pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations 'Admin' dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.

     • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de VDC
       Placez une coche dans cette case pour limiter la visibilité des éléments de « Ventilation des coûts » ( VDC ) sur le bon de commande aux utilisateurs ayant 'Admin' dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans l’liste déroulante Sélectionner une personne.

        Important

       Lorsque le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à voir VDC éléments » est activé, l’onglet « Ventilation des coûts » n’est visible et disponible que pour les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Admin dans l’outil Engagements du projet et pour les personnes nommées dans « Sélectionner une personne » liste déroulante.

       Sélectionner une personne{
       Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs à afficher le bon de commande. En outre, vous pouvez autoriser certains utilisateurs non-admins à avoir un accès en lecture seule aux postes individuels sous l’onglet « Ventilation des coûts ».

     • Assigné à
       Sélectionnez la personne du fournisseur/de l’entreprise qui est responsable de l’exécution du bon de commande.

     • Par défaut Retenue de garantie
       Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture de sous-traitant. Par exemple, il est courant d’entrer 5 ou 10 % dans ce champ.

        Notes

       • Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur le contrat de sous-traitance ne portera que sur le montant de la première facture du sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n’affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes.

       • Pour définir ou débloquer le montant de la retenue sur une facture ultérieure, suivez les étapes de la section Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.

       • Ensuite, utilisez l’un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture :

         • Engagements. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

         • Facturation. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

       • Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.

     • Description
       Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.

     • Pièces jointes
       Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire un glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.

6. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :

   • date de création. Affiche la date de création du bon de commande. Cela ne peut pas être changé.

   • Date de livraison. Spécifiez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées au lieu spécifié dans le champ Expédier à.

7. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :

   • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.

   • Expédier via. Saisissez la méthode d’expédition/de transport des matériaux (par exemple, fret, FedEx, UPS Sol, etc.).

8. Choisissez parmi ces options :

   • Cliquez sur Enregistrer. Cette action enregistre vos mises à jour. Choisissez cette option si vous souhaitez ajouter un poste à la ventilation des coûts d’un engagement.
     OU

   • Cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer par e-mail. Cette action enregistre vos mises à jour et crée un nouveau message dans l’onglet E-mails afin que vous puissiez transférer le bon de commande. Continuez avec Envoyer un engagement par e-mail.
     OU

   • Cliquez sur Compléter avec DocuSign. Si l’intégration Procore + DocuSign® est activée, cette option vous permet de conclure un contrat d’engagement avec DocuSign®.

• Envoyer un engagement par e-mail

• Remplir un contrat d’engagement avec DocuSign®