Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

Après avoir créé une nouvelle période de facturation, un administrateur des factures peut envoyer une « Invitation à facturer » au contact de facturation sur un engagement. L’invitation rappelle au contact de soumettre sa facture avant la date d’échéance de la période de facturation ouverte. L’objet de l’invitation se lit comme suit : « Nom du projet : le nom de l’utilisateur vous a invité à facturer ». Les contacts de facturation peuvent accepter ou refuser l’invitation. Suivez les étapes ci-dessous lorsque vous acceptez l’invitation.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Vous devez être un contact de facturation sur l’engagement.

• Informations complémentaires:

  • Un contact de facturation doit soumettre sa facture avant la « date d’échéance » pour la période de facturation ouverte en cours. Après la « date d’échéance », un administrateur des factures doit créer une facture pour le compte d’un contact de facturation.

• Créer un Engagement ou Créer un Contrat de sous-traitance

• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

• Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation

• Étape 1 : Répondre à une invitation à facturer

• Étape 2 : saisir un numéro de facture

• Étape 3 : mettre à jour la ventilation des coûts

• Étape 4 : Mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

• Étape 5 : ajouter des pièces jointes

• Étape 6 : enregistrez ou envoyez une facture

Étape 1 : Répondre à une invitation à facturer

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l’e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l’outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation, mais que l’invitation à facturer est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l’accepter ou la refuser comme suit :

• Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer

  • 1. Ouvrez votre e-mail Boîte de réception.

    2. Recherchez l’e-mail dont l’objet est « Nom du projet : le nom de l’utilisateur vous a invité à facturer ».

    3. Ouvrez l’invitation à facturer.
       
       
       

    4. Vérifiez les détails de la facture :

       • engagement. Indique le numéro et le nom de l’engagement.

       • Type de facture. Indique le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation.

       • période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte.

       • Invité par. Le nom et le prénom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures.

       • date d'échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.

    5. Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? Invite :

       • Oui. Acceptez l’invitation et envoyez une facture. Le facture statut devient alors Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.

       • Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte. Le facture statut devient alors Refusé.

• Pour répondre à une « invitation à facturer » dans l’outil Engagements : Afficher/Masquer

  • Accédez à l’outil Engagements du projet.

  • Recherchez l’engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation.

  • Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui.
    

  • Cliquez sur le bouton Publier une réponse .

Étape 2 : saisir un numéro de facture

1. Saisissez un numéro de facture dans la zone Numéro de facture.

    Note

   Important things to note about the Invoice # field:

   • An Invoice # is NOT required to save an invoice. You can leave this field blank.

   • An Invoice # is a free-form entry field that lets invoice contacts enter a reference number that corresponds with their own invoice numbering system.

   • A duplicate Invoice # on a commitment is NOT permitted. On one commitment, every invoice must have a unique Invoice #.

   • An Invoice # does NOT automatically populate on owner invoices. See How does Procore automatically complete amounts on an upstream invoice?

2. Vérifiez les dates de période de facturation définies par l’administrateur des factures :

   • Date de facturation
     Indique la date d’échéance de la période de facturation.

   • Début de la période
     Indique la date de début de la période de facturation.

   • Fin de la période
     Indique la date de fin de la période de facturation.

3. Passez à l’étape suivante.

Étape 3 : mettre à jour la ventilation des coûts

1. Faites défiler jusqu’à la section Remplir la ventilation des coûts .
   Le format de saisie de données dépend de la méthode comptable définie sur l’engagement par l’administrateur des factures. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

2. Choisissez ci-dessous la méthode qui correspond à ce que vous voyez à l’écran :

   • Méthode comptable basée sur le montant

     1. Choisissez l’une de ces options de saisie :

        • Pourcentage ( %). Entrez le pourcentage de travail effectué pour la facturation de cette facture. Une saisie ici met automatiquement à jour la valeur de la colonne « De cette période » pour vous.
          OU

        • De cette période. Saisissez le montant du travail effectué pour la période de facturation de cette facture.
          ET

     2. Saisissez un montant dans le champ Matériaux actuellement entreposés. Cette valeur reste dans cette colonne sur les futures factures. Sur une future facture, vous pouvez mettre à jour la colonne « De cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué pour la période de facturation de cette facture.

     3. Mettez à jour vos ordres de changement de l'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.

   • Méthode comptable basée sur la quantité unitaire

     • Choisissez l’une de ces options de saisie :

       • Saisissez le pourcentage d’achèvement dans la zone %. Procore met automatiquement à jour les colonnes Quantité et « Valeur ».
         OU

       • Saisissez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ».

     • Facultatif. Si vous devez débloquer la retenue de garantie, saisissez le montant de la retenue de garantie que vous demandez sur cette facture dans le champ débloqué sur cette période.

3. Passez à l’étape suivante.

Étape 4 : Mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

1. Faites défiler jusqu’à la section Approuvé ordres de changement de l'engagement.

2. Saisissez le montant ou le pourcentage d’achèvement pour chaque poste.
   Seuls les ordres de changement ayant le statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter l'ordre de changement de l'engagement.

3. Passez à l’étape suivante.

Étape 5 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

1. Faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes .

2. Cliquez sur Joindre des fichiers.

3. Chargez toutes les pièces jointes que vous devrez éventuellement joindre à votre facture.

    Pointe

   Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture ? Si oui, suivez les étapes de la section Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour le joindre à votre facture.

4. Passez à l’étape suivante.

Étape 6 : enregistrez ou envoyez une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre le facture ultérieurement, vous avez la possibilité d’enregistrer le facture. Choisissez l’une (1) de ces options :

• Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
  OU

• Si vous êtes prêt à soumettre votre facture au payeur pour révision, cliquez sur Envoyer. Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision. À moins qu’un administrateur des factures ne change le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne serez PAS autorisé à modifier la facture après l’avoir soumise.

• Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur