Guide de l’utilisateur d’Assets

• Autorisations utilisateur requises

• Informations complémentaires :

  • D’autres méthodes existent pour ajouter des livrables à un projet :

    • Importer vos livrables dans l’outil Niveau projet Livrables. Voir Envoyer un modèle d’import des livrables terminé à Procore.

    • Génération d’un registre de livrable à partir de l’outil Niveau projet Cahier des charges. Afficher le générateur de livrables : Générer des livrables à partir du cahier des charges.

  • Paramètres de configuration : Afficher/Masquer les champs

    Au début d’un nouveau projet, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Livrables configurera généralement les paramètres suivants pour l’outil Livrables de votre projet :

    • Code de coût

    • Gestionnaire de soumission par défaut

    • Liste de distribution

    • Numéro et révision

    • Calculs du planning des livrables

    • Planifier une tâche

    • Spécification

    • Modèle de flux de travail de livrable

1. Accédez à l’outil Livrables du projet.

2. Cliquez sur + Créer et choisissez Livrable dans le menu déroulant.

3. Créez un nouveau livrable comme suit :

• Ajouter des informations générales

• Informations calculées sur le planning des livrables (si elles sont activées)

• Mettre à jour les informations sur la livraison

• Appliquer un modèle de flux de travail de livrable

• Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

• Date de livraison prévue: affichez la date affichée dans la date de livraison prévue. Située entre le 'Délai' et la date à laquelle le livrable a été distribué, cette date n’est pas renseignée lors de la création du livrable. Cette date est calculée par Procore une fois que le livrable a été distribué. Voir Distribuer un livrable.​​

• Planifier la tâche: si vous avez activé l’outil Planning pour le projet et intégré un planning Asta Powerproject, Microsoft Project, ou Oracle Primavera à Procore, vous pouvez sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante Tâche du planning si votre compte d’utilisateur dispose d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans l’outil Planning. Ceci n’est fourni qu’à titre indicatif.

• Date de confirmation de livraison: sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé l’arrivée du fret à l’aide du calendrier Date de confirmation de livraison.

• Date de livraison réelle: sélectionnez la date à laquelle le matériau est arrivé sur le site à l’aide du calendrier Date de livraison réelle. En général, cette valeur est mise à jour par le chef de chantier du projet.

Un utilisateur disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail de livrable que vous pouvez ensuite ajouter à un nouveau livrable lorsque vous le créez pour la première fois. Cela permet de gagner du temps lors de la saisie des données, car vous évitez d’avoir à ajouter un nouveau flux de travail de livrable à chaque fois que vous créez un livrable.

1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit :

   1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans la liste déroulante.

   2. Remarques:

      • Cette liste déroulante n’est visible et disponible que pour les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Livrables.

      • Cette action applique la ou les personnes nommées dans le modèle de flux de travail du livrable à votre livrable.

      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail des livrables sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail des livrables.

2. Pour continuer, modifiez au besoin les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre/répondre en fonction du livrable. Vos modifications affectent uniquement le flux de travail du livrable, PAS le modèle de flux de travail du livrable.

3. (Facultatif) Continuez avec les étapes de la section Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable.

1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :

   • Nom. Commencez à taper le nom d’un utilisateur du projet dans le champ Rechercher . Sélectionnez ensuite l’utilisateur approprié dans la liste.

     • Si vous souhaitez que la réponse de l’utilisateur soit requise, cochez la case accolée à son nom.

     • Si vous ne souhaitez PAS demander de réponse à l’utilisateur, désactivez la case à cocher.

       • Remarque: si vous ajoutez plus d’un utilisateur à un groupe de flux de travail d’approbation parallèle, la responsabilité est transférée au groupe de flux de travail suivant lorsque toutes les personnes désignées comme faisant partie du groupe ont répondu au livrable.

   • Rôle. Sélectionnez Approbateur ou Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?

     • Remarques:

       • Pour être désignée comme approbateur, la personne doit exister dans l’outil Annuaire au niveau projet (voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet) et disposer d’autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » dans l’outil Livrables (voir Définir les autorisations utilisateur pour l’outil Livrables).

       • Si vous disposez d’autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Livrables, vous pouvez seulement ajouter des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans le flux de travail.

       • Si vous prévoyez d’ajouter un Livrableur au livrable, il est recommandé de désigner un gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux de travail d’approbation séquentielle du livrable. Le Gestionnaire des livrables pourra ainsi veiller à ce que le livrable soit pleinement revu par votre partie prenante interne avant d’être transmis aux utilisateurs lors de l’étape suivante du flux de travail de livrable.

       • Si, en tant qu’utilisateur, vous disposez d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau 'Admin' ou 'Standard' dans le flux de travail.

         • Remarque: si vous souhaitez que le flux de travail de livrable utilise l’approbation séquentielle, n’ajoutez qu’un seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu’une étape du flux de travail du livrable utilise l’approbation parallèle, ajoutez au moins deux utilisateurs à un poste.

   • Date d’échéance. Sélectionnez la date d’échéance de la réponse au livrable dans le calendrier.
     Note: Le champ 'Date d’échéance' est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables. La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.

2. Cliquez sur Ajouter une étape.

3. Répétez cette même procédure pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.

4. Si vous souhaitez modifier l’ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :

   1. Saisissez le poste à l’aide du Poignée verticale (⋮⋮).

   2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le poste dans l’ordre souhaité.
      
      

Lorsque vous avez terminé la procédure ci-dessus, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour enregistrer vos modifications sans envoyer d’e-mail aux membres du flux de travail de livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire des livrables, cliquez sur Créer.

• Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par e-mail afin d’alerter les membres du flux de travail de livrable et d’alerter les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des e-mails.